接待规划
2016-06-16 09:49:43 0 举报AI智能生成
会议组织安排流程图
作者其他创作
大纲/内容
会议沟通准备
议程
议程流程和内容
确定主持人
每个环节的负责人
每个环节的时间点
开场时间
中间每个环节的时间
结束时间
物料
（每一项责任到人）
（每一项责任到人）
席卡
统一模板
保证姓名准备
明确位次
横幅
确定名字
确定横幅长度
确定背景和字体颜色
指引牌
确定指引牌数量
确定指引方向
确定指引字体
签到本
是否需要签到本
签到本选择
笔的选择
礼品和礼金
礼品
礼品种类
礼品数量
礼品价位
至少活动前一周提交总部采购部
礼金
确定提交礼金人
每个人的礼金额度
备好信封
至少提前一周向市场部申请费用
至少提前1天取好钱，分好信封
多备1w，以防急需
幕布
揭牌和红布
确定牌匾名字
确定牌匾设计
字体
颜色
保证英文翻译准确
背景音乐
确认是否需要
吃住行
订车
接
时间、地址、数量
送
时间、地址、数量
车辆规格
订房间
规格、数量
早餐
提前一周提交采购部
订饭店
中餐
桌数、规格
晚餐
桌数、规格
红酒、白酒、饮料
提前1天送至酒店
或者安排人开桌前送到酒店
安排人提前到酒店招待
提前一周提交采购部
茶歇
确定是否要水果、蛋糕、零食、饮水
备好器具，杯子，叉子和盘子，不够的提前采购
备好矿泉水，多于人数2箱
活动当天会议前准备
所有人准时到位，挂好工牌
欢迎界面
电视机欢迎画面
会议室PPT画面
会议室背景音乐
指引牌
大门口和楼梯口各一个
用绳子和砖头拴好稳固
水
由倒水的人负责烧水，烧1瓶热水，两壶水
杯子放好茶叶
水果
洗好水果
切拼盘
座位上一人一盘，多备两盘，防止打翻
休息区备一盘大的，供后排座位的人品尝
零食
适时添加
签到
签到处
签到本
题名簿
红包
跟领导再次确认红包名单
洗手间手纸确认
活动中
拍照
所有参会人员拍一个单人照
重要环节多拍照
合影必须有
上水
会议开始前5分钟上水
每半个小时加一次水
上水果
会议中间商水果
位置上每人一盘，顺序如同倒水
对后排的人告知水果放在外面，休息的时候可以去外面拿
活动后
礼品
走的时候发，务必人手一份
会议资料整理
电子存档
文本打印
照片上传
报销
活动前1-2天
环境检查
桌面整齐
会议前一天通知整理
洗手间
纸
干净整洁
前台区域
干净整洁
物品摆放
会议室
黑板擦洗干净
休息区
机器正常
干净整洁
供应充足
外部卫生
一楼区域
门口区域
电梯
噪音
花卉
枯叶
摆放
招待物料准备和布置
水
每个座位放一瓶水，包括后排座位
水果
提前一天买好水果
设想好水果拼盘
安排好2名切水果人员
盘子/杯子
保证满足参会人员的盘子/杯子
提前洗净备用
茶歇摆放
会议室布置
桌椅摆放
横幅张贴好
席卡摆放
备好空白席卡纸
席卡模板
议程、纸笔人手一份
矿泉水一人一瓶
设备调试
背景音乐调试
PPT调试
提前拿到PPT
统一在一台电脑上操作
录音笔调试
操作笔调试并教会操作人
礼品和礼金
礼品装好，确认数量
礼金装好，提前给主任
前台布置
电视机界面测试
签到本准备
会议排练
人员安排
（至少7人，最好9-10人）
（至少7人，最好9-10人）
固定拍照 1人
提前了解拍照要求
合照背景和位置
固定电脑操作 1人
固定倒水4人
上茶：1人端盘，1人放杯子
加水：1人拿水，1人询问拿杯子
半个小时上一次水
倒水要求
从中间主位上水，右手位，再左手位，然后把里面的都上万，再出来上右手位的。
两边同时上水，如果只有1队上水，先上面对门口的那排
切水果2人
（上水果4人，顺序同倒水）
（上水果4人，顺序同倒水）
会议室工作人员1人
（可由总协调兼）
（可由总协调兼）
留在会议室听主任安排
把要求通知到总协调人，或者其他人
前台1人
车辆安排1人
（可由2名倒水人员兼）
（可由2名倒水人员兼）
根据时间点约车
提前确认好每个车位上的名单
根据名单安排坐车
饭店招待1人
需提前到饭店打点
确认酒水，座位数量
安排座次
引导人员入座
发礼物人1-2人
可在会议结束后逐个发
也可以直接帮忙放入领导车上
还可以给一个对方的统一负责人
确定总协调人和副协调人各1名
负责总协调
通知内部员工上座位
总协调不可以做事情
细节排练
安排所有工作人员开会走流程
确定到岗时间，强调不可迟到
所有人了解流程顺序
接待顺序
签到顺序
倒水顺序
上水果顺序
安排车位顺序
酒店打点注意点
安排每个细节责任到人，不可乱序
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