合同管理-痛点与解决方案
2019-03-18 09:35:00 0 举报AI智能生成
工作中痛点总结与计划方向
作者其他创作
大纲/内容
痛点1：责任风险-流程漏洞
各类检查中被发现问题
内部风控部门检查
年度审计检查
痛点2：费用风险-支出增高
租赁签约
询价时间短-资源可选择性减少
合同倒签
无备选方案有甲方坐地起价风险
履行合同
延迟支付产生滞纳金
合同结束
退租手续不齐全-不清楚押金到账情况
痛点3：安全风险-资料缺失
合同
历史合同
历史合同丢失
在用合同
采购类合同-实际负责人没有合同扫描件
资料
无统一规定-无留存意识-工作交接后丢失且无法查找
信息收集
申请人分散，无统一渠道可以在第一时间拿到合同和资料
痛点4：沟通风险-效率低
运营组
采购流程结束后没有合同扫描件
采购部
公司租赁类无行政节点-无法第一时间了解业务部门租赁情况
法务部
合同盖章后不能够及时完成双方盖章，导致无法归档
资金组
公司资金条没有统一的管理方案
各部门协作
各部门间独立工作，没有配合。导致工作效率低信息不同步
岗位定位：全国行政合同文件管理
可解决痛点1到痛点4
管理范围
负责管理workplace所有合同和文件
工作职责
负责所有合同相关工作推进以及监督协助工作
信息输入和输出
负责合同相关工作对内和对外的沟通和信息反馈工作
规则规范：构建互补管理框架
可解决痛点1和痛点4
制度创建并发布
行政档案（合同）管理制度
指导手册
例：OA申请流程指导
系统工具：线上合同管理平台
可解决痛点2和痛点3
合同管理系统
线上管理所有合同扫描件
数据报表
体现到期提醒 签约进度
业务出发点：创造用户需求
可解决痛点4
内部探访
通过内部沟通发现各部门隐藏问题提供解决方案
提供有效资源
通过业务协助，资源分享，提升合同管理工作价值
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