得到：戴愫·有效提升你的职场写作能力
2019-11-27 13:30:54 10 举报AI智能生成
戴愫《有效提升你的职场写作能力》
作者其他创作
大纲/内容
打造语言的“质感”
完美的语言兼具质感和温度。
美国词典编撰者韦伯斯特曾经说过，如果你把他所有的财产都拿走，只留下他的词语，那么他可以把所有财产再挣回来。可见，语言的力量非常强大。
四个方法，打造有质感的语言
用数字、事实、细节来呈现信息化语言
来自英语世界的马克·吐温曾告诫作者们：“If you find an adjective, kill it.”（如果你发现自己在使用形容词，灭掉它。）
没有证据支撑的形容词，让文风“假、大、空”，有证据支撑的形容词，可以加强你的表达效果。
好东西是不怕具体的，拿不出手的东西，人们才会不自觉地倾向于抽象的概念性的描述。读者其实能通过你的陈述来判断你的东西是否有竞争力。职场上的审美是，说清楚了，就是美的。
明确抽象概念，用类比法和诠释法明确抽象概念
“正义”太抽象，于是有“雷神之锤”；爱情太虚幻，于是有“月桂树”。所有聪明的写作者都善于使用类比。
“在任何情况下面对客户时，我们都应该展现这样的中间状态——放松但又不过于松懈。”
“在任何情况下面对客户时，我们都应该机敏但又不过于紧张，处于坐过山车和旋转木马的中间状态。”
第二个方法是诠释法，对于文章里的关键词，用你的理解把它展开写。
“我们需要情商高的候选人。” 不如写成： “我们需要候选人具备与他人达成共赢局面的能力。”
“这是一份更有执行力的方案。” 不如写成： “这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内，将工作热情转化为行动计划，继而输出可以量化的工作成果。”
向前挖原因，展示逻辑
例：公司利润下降了。（这句话质量一般） 公司利润下降了，因为成本增加了。（找到了因果关系，效果更好，但仍不够准确） 公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。（这句话表达得准确）
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%。具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原因。高薪资成本主要是管理层薪资增加造成的。因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际上下降了5%。
向后给指南，不写鸡汤
鸡汤，就是空谈战略、方向和美好愿望。
马云和任正非都分别表达过对空谈战略的深恶痛绝，他们一个说：“谁过来和我谈战略，能滚多远滚多远”，一个表示“来一个，开一个。”
没有深入思考，没有实战经验，给不出指南。指南，就是务实的建议，可执行的计划。
例：我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以积累更多忠诚客户。（鸡汤） 我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。（指南）
打造语言的“温度”
亚里士多德几千年前就道出了沟通三要素：ethos人格，logos逻辑，pathos情感。
ethos人格，指的是你的人格魅力、信用指数
logos逻辑，指晓之以理
pathos情感，指动之以情。也就是，你的文章不仅要调动读者的认知，还要调动他的情绪
要避免负面的、否定的用词
“我们这周做不了决定，得等到下周一上午”
我们会在周一上午第一时间做出决定
要传递坏消息时，构建一个三明治。应对尴尬和负面。
完稿后，用“润滑剂”语句给文章上双保险。
总结
职场写作，是一个以过程为导向，不以结果为导向的技能，因为决定结果的有太多不可控因素。
美国有一位研究结核杆菌的著名医生，叫特鲁多，他墓志铭上写了这样一句话：“有时去治愈，常常去帮助，总是去安慰”。这句话也特别适合职场沟通。
加餐 | 职场写作工具包（金字塔结构示范）
年终总结
活动方案
工作计划
加薪申请
会议记录
项目计划书
发刊词 | 怎样提升你的职场写作能力
书面沟通的本质
Step1：用大量的信息化语言，在文字上与读者建立起信任
基本前提
Step2：让读者通过单向沟通的形式，读出双向沟通的幻觉
通过写作内容和文字表达来实现
Step3：双方理性、感性都达成一致
100分沟通的衡量标准
洞察
信任是超越一切沟通形式、一起沟通技巧最基本的前提
有效表达只是最基本的层次，有效沟通才是终极目标
心法
眼前有人
思路清晰，注意逻辑
言简意赅
去掉多余的口语词
道与术
道：思想和内容
TCS 三部构思法、文章组织结构
术：文字的质感、温度
润色语言，亲和力，权威性，有温度
先想再写 - TCS三步构思法
Tone 基调：六种常见文案的基调
基调的重要性
基调对了，事半功倍
正确的基调能传递出文章真正的价值，也就是你的价值
基调错了，传递的信息再重要，也没人关注
四类职场写作传递的价值
总结类：写的是成绩，呈现的是你的潜力
年终总结：有深度
写成业绩的流水账
领导想看什么
你的分析能力
你能从对工作感性的认知→ 上升到理性的规律性的总结
他需要你协助他，对未来做出更正确的决定
年终总结不是回顾，而是行动指南
什么是好的年终总结
将工作成果写出意义
提供难得的一线经验、不同的视角
罗列贡献之后，找出问题/机遇，以及怎样解决问题/抓住机遇
调查报告类：写的是调查结果，呈现的是你求实的态度
调查报告：实事求是
在收集充分的事实资料后
文案措辞“资料显示、数字表明”
文案措辞“我认为、我估计”
这种报告才能展现事情的真相，才会有让人惊喜的收获
申请类：内容是提问，呈现的是你主动的思考方式
请示：有主见
“客户投诉如下，请指示。”
向领导请示，一定要有清晰的主见
如申请款项
要给一个量化的标准让领导裁决
不能模糊不清，让他无据可依、无处下手
中层向上级递交请示时，不能用传声筒的语气
“他们抱怨”或“他们声称”
“我注意到”“我相信我的团队会……”
这才是有担当、有主见的语气
批复：态度明确
不能出现这样的措辞：“似属可行”“酌情办理”
计划类：写的是阶段任务，呈现的是你的责任感
进展汇报：不讨教
不能只提问题，向领导讨教，而应该给出方案，向领导汇报
讨教的公式＝您告诉我该怎么做
汇报的公式是＝我这样做，您同意吗
进展汇报内容
重要发现、关键结论、阶段性成果等小胜利
让领导读出你的认真，看到你不断提高工作能力的过程
项目计划：可交付
不能仅仅写行为
一个项目的成功 = 众多可交付结果的总和
例子
“选择外部供应商”→ 行为
“确定外部供应商”→ 可交付的结果
最好的项目计划书写法→ OKR 目标管理法
O：Objective 目标→ 可以分解成小目标
KR：Key Result 关键结果→ 用来衡量目标是否完成
Content 内容：从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”
职场写作的特点
读者大多是“甲方读者”，如领导、客户、重要合作伙伴
他们没有义务读完你的文章，可以随时终止阅读
如何用内容吸引读者
从“作者逻辑”切换到“读者逻辑”→ 对读者有价值
提供“所有必需信息”，然后按照“要话先说”的顺序排列
举例：写一份给投资人的商业计划书
先做发散思维→ 搜集让投资人对项目有信心→ 为这些信息排序
作者逻辑
急着展示自己公司有多厉害
没搭好台就展示自己，操之过急
读者逻辑
从分析整个行业下手，彰显市场空缺
搭建好舞台后，才有机会介绍自己
图示
商业计划书写作流程
“要话先说”的顺序下，内容环环相扣
Structure 结构：“向下想三层”，假设变结论
以项目计划书为例
金字塔的塔尖，是你鲜明的观点或建议，而下面两层，是证据。
这种顺序的好处
让读者先读到塔尖
不仅他能理解你更快，甚至认同你都更快
会自己有意无意地将下面的证据与塔尖做链接
这个被说服过程由他自己来完成了
最后：压缩三分之一的文字
谨遵商务写作KISS原则：Keep it short and simple
句中不能有多余的词，段落中不能有多余的句子
文字表达要简洁，内容提供要详实
三个方法来做到“减无可减”
把注水的文字压缩掉：“大概”、“一般来说”、“话说回来”
把“在我看来、我认为、我相信”之类的短语删掉
把意思重复的句子压缩掉：相信读者是聪明人
简洁的文字体现自律
用最少的字表达最多的意思
日常邮件的高段位写法
标题
好的标题要达到呼唤你，愉悦你的效果
开头
嘿，刚刚的发言很精彩！ （这句话用在某次的电话会议之后的邮件开头）
夏天的贵州很舒爽吧。 （这句话用在对方刚刚度假回来）
我上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。 （这句话用在参加完对方组织的年会后）
正文
内容的要求，就是TCS三步构思法中的内容要求
请遵守“三个凡是”
第一个凡是：凡是能分段就分
第二个凡是：凡是能做小标题的，就做。
第一个窍门：小标题最好做成动宾短语
比如同盟会的“驱除鞑虏，恢复中华，创立民国，平均地权”，迪士尼的“制造奇迹”等。
第二个小窍门：如果你要显得很正式，那么遇到两个字的动词，可以只保留一个字，力透纸背，更有气势
“调整结构”，写成“调结构”； “夯实基础”，写成“夯基础”； “振兴集镇”，写成“兴集镇”。
第三个凡是，凡是能列清单图表的，就列。
立场要清晰，语气要尊重
第一种写法： 请各位按时递交表格，否则刘总会责备。 第二种写法： 我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是王力和李谭谭二位。如果您实在忙不过来，请提前告知我。我会在3:00-3:30时段电话您，给予协助。
第一个技巧是，把句子拉长。诉求这个部分很敏感，我们前面提到的KISS原则，不适用这个部分。句子太短，本身就是一种简单粗暴。
第二个技巧是，用问句把需求写出去。
不写：“我周四下午需要和你约个电话会议”， 而写：“请问周四下午你有时间做个电话会议吗？”
积极开放的结尾，引发真正的行动
比如：我会每周和您更新这个项目的进程。 周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。
用四大思维能力构建金字塔大纲
向下想三层：展示思考的深度
职场写作的金字塔，自上而下
首先，抛出一个假设，也就是金字塔塔尖。
接着，解释背后的原因。
学术写作的金字塔，则是自下而上
作者从几堆实验或阅读中得出几个结论，然后向上再推出一个总结论
要话先说：塔尖呼应风向标
文章必须有明确的塔尖
塔尖不会是原因，而是结论；
塔尖不会是过程，而是结果；
塔尖不会是细节，而是全局；
塔尖不会是问题，而是措施。
塔尖无所谓对错
一个符合风向标的塔尖，更可能获得成功
进化心理学发现，人都是用感情来做决定的，而理性是感情的武器，理性的作用，是给感情提供信息和辅助。
在职场上，你要学会用感性去窥探对方之后，再用理性来辅助，这就是一种很强大的影响力了。
分组归纳：归纳出最小容器
只罗列信息，不归纳要点的写法：王林是总经理离开后的最佳替补人选，因为他们都是跨国创新型管理人才，体现在这三方面： ……
加上一个容器——最小容器的写法：下面是我们公司要设立的三个组织变革目标：…… 今年我们部门这两个资源流失问题愈发凸显：……
MECE：相互独立，完全穷尽
二分法：“你在我身边时我爱你，你不在我身边时我也爱你”
过程法：“我过去爱你，现在爱你，将来也会一直爱你”
要素法：“我爱你的肉体，我爱你的灵魂”
矩阵法：时间管理四象限
公式法：我的年收入=课程单价×课程受众
前人智慧，比如，SWOT分析、波特五力模型......
开篇制胜的首段
怎样将金字塔大纲秒变成文章呢？
塔尖，文章的第一段
塔身，文章的一级小标题
塔基，逐个支撑一级小标题的段落
可以视文章长短，自己决定是否在写段落的时候，需要二级小标题。
塔尖只有一句话，怎样扩展为文章的第一段呢？
芭芭拉·明托《金字塔原理》，用SCQA的讲故事逻辑写序言
故事的基本要素就一个：起伏。有起伏，就是故事了！
SCQA
写文章，就是销售你的观点或建议。而销售的真谛，是供需关系。
你认为自己的观点，自己提供的答案很绝妙，没有用的，你要制造出读者对你提供的答案的渴望。SCQA的序言结构，就帮你制造出了读者继续阅读的渴望。
怎么制造冲突？
恢复原状（指的是不利情况已经突显，比如销量锐减）
预防隐患（比如新客户继续增加下去会导致系统瘫痪）
追求理想（理想和现实有差距，实现理想便是弥补了差距）
最开门见山的方式，ASC：答案、情境、冲突
如果读者没太关注过这个话题，你不想用突如其来的结论吓到他，那么，你可以采用最自然的顺序，从情境入手：SCQA
如果你并不要求读者马上接受你的答案，而是想引发他更多的关注和思考，那么，你可以先提冲突，给他认知上的冲击感，打开他的思路，采用CSQA。
制造冲突的诀窍，让序言更惊艳：“反义词”套路
比：个人才华和思维能力对团队的贡献很重要，而你说不重要，比这个更重要的是团队成员间的沟通模式。
自由主题
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