职场写作能力提升思维导图模板_ProcessOn思维导图、流程图

润色文字
用最适合的语言表达呈现

语言质感

信息化数据
数字、事实、细节

描述性语言

小李工作积极

积极这个形容词的说服力几乎为零

我下周一去你们公司拜访一下好吗？
我们的面谈将会很高效且富有成果

工作得到领导的肯定，受到同事们的好评

我策划了新人杯歌唱比赛活动，我的组织与协调工作确保了整场比赛顺利而热烈地进行

熟练使用Word、Excel、PowerPoint等软件

这个油烟机很好用

信息化语言

事实：小李每天总是最后一个离开办公室

我下周一去你们公司拜访一下好吗？大概占您十五分钟，会谈这三个话题...

2017年下半年工作业绩突出，年终被评为15名优秀销售员中的第3名

我作为第一负责人策划了新人杯歌唱比赛活动，
并在两个方面突破了传统的歌唱比赛模式：
以决胜PK的方式，在2小时之内从100名报名选手中选拔出20位决赛选手，大大提高了选拔效率。
与20名参赛选手共同讨论决赛方式，最终设计出精彩的必唱和抢唱比赛环节，使现场气氛异常热烈

Word：打字速度平均80字/分钟，熟练使用Word中80%的功能
Excel：熟练使用Excel中的函数功能，会利用Excel进行各种计算

这个油烟机每80秒给厨房换一次气

数据处理艺术

指出薪水偏高

本公司外派工程师年薪45万
他们的薪水是工厂工人的10倍

指出薪水偏低

本公司外派工程师年薪45万

这只是公司利润的千万分之0.03

不要为了呈现数据而呈现数据，我们是为了达成沟通目标而呈现数据

明确抽象概念
类比、诠释

类比法

正义太抽象，于是有雷神之锤；
爱情太虚幻，于是有月桂树；
聪明的写作者，善于使用类比

专业人士能在专业术语之外，来一个平实的类比，
那就是权威性和可读性兼备了

脑梗塞是个专业术语，你应该解释一下，
脑细胞就像稻田的秧苗，早期缺一点水，如能及时恢复灌溉，还不会干死；
时间长了等地缝都裂开了，再灌溉也晚了；

在任何情况下面对客户时，我们都应该展现这样的中间状态--放松但又不过于松懈；

在任何情况下面对客户时，我们都应该机敏但又不过于紧张，处于坐过山车和选择木马的中间状态；

赤字给经济带来消极影响

赤字会在经济血流总扩散微弱而又具毁灭性的毒素

诠释法

对于有文化的读者，读到清脆的句子、吸引人的隐喻、俏皮的旁白、优雅的转折，可谓生活中的一大乐趣

我们需要情商高的候选人

我们需要候选人具备和他人达成共赢局面的能力

这是一份更有执行力的方案

这份方案能让新参与项目的每个成员在三个月内，将工作热情转化为行动计划，继而输出可与量化的工作成果

向前挖原因
展示逻辑

随着上架商品数量减少10%，每款商品的线上被浏览时间总长增加了25%

机械地陈述了两个事实

上架商品数量减少了10%，而每款商品的线上被浏览时间总长增加25%，这说明深度浏览的用户数量呈上升趋势

建立了新的额逻辑关系，也就是简单的因果关系

公司利润下降了（这句话质量一般）
公司利润下降了，因为成本增加了（找到了因果关系，效果更好，但仍不够准确）
公司利润下降了10%，因为总体成本增加了20%（这句话表达得准确）
公司利润下降了10%，因为总体成本增量了20%。
具体来说，较高的薪水支出是成本增加的主要原。
高薪资成本主要是管理层新增增加造成的。
因为加班时间减少，付给工厂员工的平均工资实际下降了5%。
（既有超越读者认知的因果关系，又有准确的数字，这就是有质感的文字）

向后给指南
不写鸡汤

鸡汤

空谈战略、方向和美好愿望

我们要抓住客户需求，提高客户满意度，以累计更多忠诚客户

指南

没有深入思考，没有实战经验，给不出指南

我们要通过客服聊天记录、客户评价分析客户利益点。
我们要摆脱依赖于简单的文本挖掘软件。
我建议明年组织5至7人的专业运营团队来完成这件事情，
记录下来客户在评价和聊天记录中提出的问题，并针对性地解决。

指南就是务实的建议，可执行的计划，让人为之一振，摩拳擦掌。
在务实之后，有眼界是加分；不务实，讲战略就是减分；

语言温度

沟通三要素

ethos人格

人格魅力、信用指数

logos逻辑

晓之以理

pathos情感

动之以情

文章不仅要调动读者的认知，还要调动他的情绪

用文字打造出有温度的音调、语速、音量、表情

避免负面词汇
只写“可以做、应该做”

美国总统危机公关失败案列

尼克松

I am not a crook
我不是骗子

我一直捍卫着美国的司法公正

克林顿

我没有和那个女人发生性关系

我始终如一地对家庭忠贞

告示

禁止从公司茶水间偷面巾纸

请将面巾纸留在茶水间内使用

邮件

我们这周做不了决定，得等到下周一上午

我们会在周一上午第一时间做出决定

您批了预算后，我们才能去定下酒店会议厅。
现在是会议繁忙季节，酒店会议厅可能在6月30日以后就被别家公司占用了。
去年就是因为预算批晚了，误了酒店预订的最后期限。

我知道您需要更多时间来分析预算。
在李经理的帮助下，我收集到以下资料，这些信息可以帮助排除管理层可能有的顾虑，
也能帮忙您早些做决定，最好能在6月30日之前。
请原谅我的疏忽，我之前没有反复和您强调：
预算事宜是我们筹备年会的第一步，其他所有安排都是在您核准预算之后进行。

构建三明治
应对尴尬和负面

要传递坏消息时，构建一个三明治

坏消息就是臭肉，直接递出去很难被接受。
我们如果烤两块香喷喷的面包，把臭肉包起来，
让香味盖过一些臭味，再递出去，更容易被接受

尊敬的**：
我们很遗憾地告知，本公司已经找到32B配件的新供应商。
谢谢您想继续和我们合作的诚意。祝您好运！

尊敬的**：
很荣幸能在过去的十多年里，与您竭诚合作。
作为32B配件的供应商，贵公司一直都按时、按质地递交产品，我们深表钦佩。
（这块面包，对过去的合作充分肯定）
现在，我很很遗憾地告诉您，因为本公司业务拓展迅速，我们需要找到一家在全国都有网络的供应商，
所以我们的合作会终止与2018年12月31日。（这是臭肉段落，补充上原因之后，不那么臭了）
如果情况有所变化，或者其他需求出现，请相信，我们会第一时间与您联系，再续合作。
（这是下面的面包，给了一个积极而开放的结尾）

补写两个面包段落

面包本没有，是我们有意做出来的。
如果为了追求效率，不做面包直接上臭肉，
最终，我们会失去效率

用润滑剂语句
给文章上双保险

润滑剂语句

就是对读者表示充分认可的句子

书面沟通需要双保险，文章中的正面语气需要比口头沟通更夸张，以保证读者解读得出来

假设你的领导两年前力推一条产品线，说一定会挣大钱。
结果，这两年亏得一塌糊涂。
你作为得力下属，需要建议领导取消这条产品线。

领导肯定很犹豫

因为已经对它投入了好几百万
取消该产品会让领导显得意志薄弱、优柔寡断

领导指出，销售额的下降可能与5月份的天气潮湿有关
领导还说了，销售额已经比1月份提高了20%

领导内心OS

他不想听到别人告诉他自己已经错了

他只会记住那些能够支撑继续开工的统计数据

不想看到下级与自己辩论

不想让自己觉得浪费了时间和金钱

人们为什么会在面对确凿的证据时，
仍然坚持他们原有的观点，甚至还对证据进行不合逻辑的扭曲

人的大脑在鼓励：坚持自己的信念

在人类进化历程中，坚持这个动作，与放弃相比，原本就是美德

既然坚持是美德，我们就利用这种坚持一致性的美德，充分认可读者的坚持，在这个基础上取说服他

建议取消产品线后，补充一下润滑语句
管理层当初的判读并没有错，只是现在的情况有所改变。
过去两年积累的经验和客户，可以直接用在新的产品开发上。
在事态改变之前，过去的选择是最优的。
如果您现在果断取消这条产品线的话，会节省****损失。

延伸

总结

第一讲

你养成了先想在写，然后再删的写作习惯，
在想的过程中，遵循TCS三个步骤，基调、内容、结构；
在删的过程中，有三个精简文字的方法；

第二讲

你学会如何用套路快速成就一封高段位邮件

你学会了写一个“呼唤你、愉悦你”的标题，
怎样将开门三句话写的有温度、有重点，
怎样在正文中提供出读者所有必需信息，
并用“三个凡是”来安排格式，
怎样写出一个有清晰的立场，又有尊重的语气的诉求，
以及一个积极而开放的结尾

第三讲

你学习了构建一篇文章的四大写作思维能力：
向下想三层、要话先说、分组归纳以及MECE。
这四个思维能力，会让你成为一个有逻辑的作者。

第四讲

你学会了用SCQA结构写出一个开篇制胜的第一段，
“情境、冲突、问题、答案”这四个要素可以重新排序，
并且可以用一个找反义词的套路制造冲突，让序言更惊艳；

第五讲

你学会了打造语言的质感，通过这四个方法：
呈现数字、事实、细节；用类比和诠释来明确抽象概念，
向前挖原因，向后给指南。

第六讲

你学会了打造语言的额温度，我讲了三个方法：
只写“可以做、应该做”；补写两个“面包段落”来构建三明治；
以及为文章加一些“润滑剂”语句，上个双保险。

犬儒主义

做得好和做得不好没有什么差别

TIP

作为东方人，我深切地感受到，在职场上需要再造自己的语言体系，
把原有的抽象的语言体系转化为信息化语言体系

希望你能用写作这门技能，
构建职场人格，写出职场影响力，取得人生赛道上的新突破。

课程中涉及的书目

麦肯锡不外流的简报格式与说服技巧

金字塔原理

芭芭拉.明托

一本小小的红色写作书

发刊词

书面沟通

形式

单向

沟通标准

意思明白

60分

完成事情

80分

理性感性达成一致

100分

基本前提

信任

信息化语言

筑基

习惯养成
想写删

TCS

T基调
（为王）

四大类
职场写作

计划类

阶段任务

责任感

申请类

提问

主动思考

调查报告

调查结果

求实态度

总结类

成绩

潜力

具体六种文案

年终总结

有深度

分析能力

感性的认知到理性的、规律性的总结

协助对未来作出更正确的决定

行动指南

工作结果写出意义：提供一线经验或不同视角

问题或机遇：找到并解决（抓住）

进展汇报

不讨教

给出方案

您告诉我该怎么做

主动汇报

我这样做您同意吗？

定期汇报

重要发现

关键结论

阶段性成果

调查报告

实事求是

资料显示
数据表明

请示

有主见

申请款项

量化标准作裁决

我注意到

我相信我的团队会

批复

态度明确

酌情办理、基本可行

项目计划

可交付

×草拟消费者行为报告

√递交消费者行为报告

×选择外部供应商

√确定外部供应商

OKR
目标管理工具

大目标

小目标

关键结果

衡量目标有没有完成

C内容

要话先说

读者逻辑：提供所有必须信息

分析整个行业下手，彰显市场空缺，然后介绍自己

项目BP

项目愿景

高度精炼

打造以煎饼果子为核心的中式快餐连锁行业

痛点

最后一公里的交通痛点

解决方案

事业正在做的能解决

市场调查结果

市场规模、用户画像、竞品分析

为什么投你

你的独特优势

行业经验

核心技术

牛人团队

发展规划

盈利模式

发展路径

财务分析

融资额度

利润分红、退出机制

有谈判空间，第一次不需要

S结构

金字塔

塔尖

鲜明的观点和建议

投钱给我吗

第一层

因为有市场、我们强

第二层

市场调查结果

市场规模、用户画像、竞品分析

你的独特优势

行业经验

核心技术

牛人团队

三个精简

商务写作遵循KISS原则

keep it short and simple

句子当中不能有多余的词，段落当中不能有多余的句子

文字表达要简洁，内容提供要详实

深度阐释和实例细节

用最少的文字表达最多的意思

方法

压缩注水文字

大概、一般来说、话说回来

压缩我之类文字

在我开来、我认为、我相信

压缩意思重复的文字

简洁的文字体现自律

邮件套路

标题

呼唤你、愉悦你

12月3日--学习成为有效沟通者

5月12日会后行动方案，请批示

年度明星员工；Re：部分会议的筹备

开头

暖场三句话
加深与读者缘分

祝贺你升级为妈妈，照片上的小宝宝快乐而健康。欢迎你回到我们的队伍。

嘿，刚刚的发言很精彩！

夏天的贵州很舒爽吧。

我上周的年会获益匪浅，终于和你真人见到面啦。我给你发邮件，是想核实一下...

正文

提供读者所有必须信息

给领导提供某个商务参会的信息

只时间、地点远远不够

考察你对他人需求的敏感度和洞察力

他在上一个活动结束后，能否赶得上这个参会

如果要赶，什么方式过去最快

餐会有没有重要嘉宾，是否值得他赶过去

三个凡是
结构化思维视觉化

凡是能分段就分

凡是能做小标题的就做

要求：结构平行

两个小窍门

动宾短语

回顾现行条款
协商新条款
确定签署人

要显得很正式，两字动词保留一个
力透纸背、更有气势

×

调整结构
夯实基础
振兴集镇

√

调结构
夯基础
兴集镇

凡是能列清单图表就列

一图胜千文

对方容易月度

帮作者隐藏掉啰嗦的词

诉求

清晰立场、语气尊重

举例

×

请各位按时递交表格，否则刘总会责备

√

我期待在下午4点之前收到您的表格，尤其是叶卿和陈军二位。
如果您实在忙不过来，请提前告知我。
我会在3:00-3:30时段电话您，给予协助。

时间点
重要人物点名
措辞上采用读者乐于接受的语气

两个技巧
写出尊重的语气

把句子拉长

句子越短越有力，如果是下行文，让下面的人无条件执行，那么可以用短句，比如“望参照执行”

如果是给同级的人写邮件，希望对方心甘情愿地配合你，请拉长句子，一句话甚至可以写成两句话

用问句把需求写出去

会用这种方式沟通的人，越显得权利在握，越能影响到对方

×

我周四下午需要和你约个电话会议

√

请问周四下午你有时间做个电话会议吗?

温和而坚定地表达诉求，是自尊度高的人群的特定习惯。
他们会把它看成一种理所当然的职场礼仪，并对粗暴的表达方式产生发自内心的排斥。

结尾

积极开放
引发读者真正行动

如果您有任务问题，请随时和我联系

我会每周和您更新转给项目的进度。
周一我会和您联系，看看您是否有其他问题我可以协助解决。

我期待能和您在电话里进一步讨论。
欢迎您的建议。
盼探讨。

让读者再一次产生双向沟通对方幻觉，降低了你和他的信任成本

谋篇布局

四大思维

向下想三层
展示思考的深度

职场写作和学术写作的金字塔搭建方向完全想法

学术论文：自下而上

作者从几堆实验或阅读中得出几个结论，然后向上再推出一个总结论。
所以做学术的人出一篇文章，要花很多时间。

职场写作：自上而下
多层次思考，展示深度思考的能力

因为时间很赶

首先，抛出一个假设，也就是金字塔塔尖
接着，解释背后的原因。

也就是，先对问题的解决提出假设，
然后收集数据、事实，去证明这个假设

塔尖（假设or建议）：留下实习生刘伟
第一层（为什么）：工作能力强、态度积极、背景适合我们公司
第二层（具体表现）：给出数字、事实、细节（信息化语言）去证明这三点

要话先说
塔尖呼应风向标

文章必须有明确的塔尖

塔尖是终极主题：
我鼓励你用更广泛的视角寻找工作的目的和意义

本季度的**项目没有达到既定目标

除了商业环境动荡这个不可控的要素之外，应该有些可控要素我们没有把控到位

我们需要知道和这个项目的相关哪些工作流程亟待改进

我建议成立一个跨部分调查小组，及时地从这次失败中汲取教训，调整工作方法

√

结论、结果、全局、措施

×

原因、过程、细节、问题

塔尖无所谓对错

职场是一个拼杀说服力的地方，而不是一个拼杀正确度的地方，
因为所有的公司都是摸着石头过河的

你可以把自己想象成律师，你不一定就是正确的一方，
但你仍能通过信息资料的层层推进，胜券在握

一个符合风向标的塔尖，更可能获得成功

塔尖怎样写，取决于你的沟通目的、直觉经验，
更重要的是，取决于领导的期望，公司的风向标

也就是顺着毛捋，写出一个让读者看着开心如意的塔尖

进化心理学发现
人都是用感情来做决定的
而理性是感情的武器
理性的作用，是给感情提供信息和辅助

在职场上，学会用感性去窥探对方之后，
再用理性来辅助，这就是一种很强大的影响力了

简单来说，在公司里，
你的观点随着风向标改变，然后找事实来支持这个观点

分组归纳
归纳出最小容器

最广泛的写作思维能力
文章晦涩难懂很可能是信息凌乱
有责任的作者力求归纳出最小容器

×

王总是总经理离开后的最佳替补人选，
有三个原因：
1、他们都懂外语并熟悉国际规则；
2、他们都有超过10年的开拓海外市场的营销经验
3、他们管理过世界前沿水平的新技术专业人才队伍

下面是我们公司要设立的三个目标：...

今年我们部门这两个问题愈发凸显：...

√

王总是总经理离开后的最佳替补人选，
因为他们都是跨国创新型管理人才，体现在这三方面：
1、他们都懂外语并熟悉国际规则；
2、他们都有超过10年的开拓海外市场的营销经验
3、他们管理过世界前沿水平的新技术专业人才队伍

下面是我们公司要设立的三个组织变更目标：...

今年我们部门这两个资源流失问题愈发凸显：...

MECE
彼此独立，完全穷尽

Mutually、Exclusive、Collectively、Exhaustive
让读者一看文章就读出你的MECE思维

二分法

你在我身边时我爱你，你不在我身边时我也爱你

过程法

我过去爱你，现在爱你，将来也会一直爱你

要素法

我爱你的肉体，我爱你的灵魂

矩阵法

四象限时间管理
重要紧急

公式法

年收入 = 课程单价 * 课程受众

参照前人智慧

SWOT分析

内部环境-好影响
内部环境-坏影响
外部环境-好影响
外部环境-坏影响

自身优势
自身劣势
外部机遇
外部威胁

波特五力模型

直接竞争对手、潜在新进公司

顾客、替代性产品、供应商

让读者一看文章就读出你的MECE思维

文章永远可以有最后一部分，叫其他

问问自己，是不是写周全了

读者看到其他，会很放心：我想到的没想到的，作者都写到了

开篇制胜
第一段

把金字塔变成PPT

塔尖就是第一张PPT
也就是你用so what 问出来的终结结论--观点或建议
这个整体PPT的灵魂

第二张幻灯片是金字塔的第二层
如果读者赶时间，几秒钟看完这两张幻灯片，就大概知道你要汇报什么了

接下来，金字塔第二层的这个要点，都是需要逐个支撑的，
你将第三层的信息化语言，变成图或表，逐个支撑下去

金字塔大纲秒变成文章

塔尖，就是文章的第一段

用讲故事的逻辑来写序言

芭芭拉.明托
《金字塔原理》

序言的逻辑，
相当于引入某种背景，
指出发生的冲突，
并提出解决方案

这里的解决方案，就是你在文章中要表达的主要思想

故事的基本要素

起伏

金字塔第二层，就是文章的一级小标题

金字塔的第三层，就是逐个支撑一级小标题的段落。
你可以视文章的长短，自己决定是否在写段落的时候，需要二级小标题

制造起伏的模板：SCQA
制造出读者对你提供的答案的渴望

Situation情境

不具争议、无须佐证的内容
挑读者最认同的事实和现象来写

增强团队凝聚力至关重要，
紧密团结的队伍和雇员的业绩表现密不可分，
甚至还会涉及到经营的成败

通过这个部分，与读者合拍，取得他的信任

如果你在党政机关工作，这部分可以写
和你的主题有关的政治、经济形势

关于接待会务工作部署
正好赶上党中央提出简化节约、转变工作作风
情境就是讲大局，讲方向的

Conflict冲突

写你发现了一个问题，或者隐患。
如果没有问题或隐患，你的另一条思路就是发现一个巨大的机遇

然而，团队效能的关键不在于每次沟通后达成的结果，而在于沟通方式。
在对比了本公司的A部分和B部门两个团队后，我发现，
个人才华和思维能力对团队的贡献远远没有预期的那么大，
沟通模式才是预测团队能否成功最重要的指标，其作用甚至超过其他所有因素的总和

麦肯锡不外流的简报格式与说服技巧

恢复原状（指的是不利情况已经凸显，比如销量锐减）

预防隐患（比如新客户继续增加下去会导致系统瘫痪）

追求理想（理想和现实有差距，实现理想便是弥补了差距）

如果很难说服读者承认发生了问题，
那么，你不妨将他描述为预防隐患或追求理想

预防隐患永远比追求理想更能吸引读者
因为帮他追求理想的结果往往是遭到延后处理

有经验的作者还会同时使用三个中的两个

你按照我的来做，既能预防隐患，还能追求理想

Question问题

怎么解决这个问题，或者抓住这个机遇

我建议再本公司设置周五午餐会，
来建立团队成员间的信任，提高他们加入团队谈话的参与度。
接下来，我分三方面来详细阐述

Answer答案

金字塔的塔尖

找到那时那刻的最佳SCQA排序

Q这个要素可以省略不写，读者自己也会问
根据读者不同身份和个性，这几个要素可与调整排列顺序

最开门见山

ASC：答案、情境、冲突

我建议再团队赴日本谈判以前，进行一次跨文化沟通的内训。（这是一上来就提供了答案）
这次跨国谈判涉及到中方、日方和美方，因为文化不同，不存在单一的赢家攻略。（情境）
而我们团队的同事，对于怎样恰当表达异议，怎样收放自如，怎样和其他文化人群建立信任，都不曾了解过。（冲突）

CEO

对你的话题本身就高关注度，而且工作繁忙
你一上来就要提供方案，并省略要素

最自然的顺序

SCQA

如果读者没太关注过这个话题

最引发思考和关注

CSQA

不要求读者马上接受你的答案，而是想引发他更多的关注和思考
你可以先提冲突，给他认知上的冲击感，打开他的思路

去年我公司评出的十佳员工，出乎意料的都是经验小于五年的行业新手。（冲突）
当前市场迅速变化，我们面临的挑战不断迭代，这意味我们人力资源部在挑选人才的标准也需要与时俱进。（情境）
我们怎样去甄选高潜力复合型人才呢？（问题）
我建议从这三方面树立甄选标准：正确的动机、好奇心、洞见。（回答）

反义词套路，制造冲突

推翻或补充读者已有认知，以便获取读者最大的注意力

公司文化决定制造冲突的风格

challenge文化

找反义词套路，推翻读者已有认知

一直以来大伙儿任务重要的，你任务次要
因为还有比这个更重要的，反之亦然

大家都觉得：个人才华和思维能力对团队的贡献很重要，
而你说不重要，比这个更重要的是团队成员间的沟通模式

大家都觉得很复杂的问题，你却看出来简单的逻辑，反之亦然

过去公司自信地任务这是已知的领域，你指出其实这鬼领域有很多要素未知，值得我们警惕，反之亦然

你切入这个问题的角度和别人不一样，你推翻了过去的假设，你总结了没想到的方面，你揭示了没有预想到的问题

believe文化

补充，给读者补充新的视角，
提醒他一些被忽略的事情，给他补充新的理解

大家都认为A任务是当前最紧急的事情，你补充道，为加速A任务的完成，我们可以把B任务提上重要日程

大家认为已经收集到了大量的行业数据，你认为，如果再补充上这些数据，我们的调研就真正完成了

这都是作者应该做到的，你对这个话题思考和研究的时间比读者长，你有义务给他认知上的新收获