《秘书工作手记》读书笔记
2020-06-03 10:49:43 3 举报AI智能生成
《秘书工作手记：办公室老江湖的职场心得》
作者其他创作
大纲/内容
整理：胡桃小圆子
搬运 by A小蚊子丨ID：xiaowenzileyuan
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作者：像玉的石头（李珣），6年北京某高校办公室工作经历，有公众号“办公室的秘密”
出版社：清华大学出版社
出版时间：2017-04
本书分类：实用性书籍，职场工作指南
内容简介：办公室工作一线秘书的实践经验总结和理论思考成果，通过轻松活泼的语言揭露职场真相，是一本新潮、好用、深度的办公室实操宝典，讲述如何做人、做事。
全书纲要
1、 被领导和同事认可
2、 办公室工作素养
3、 沟通——打电话、发信息
4、 公文写作
5、 安排宴请
6、 组织会议
7、 高效办公
内容详解
1、被领导和同事认可
向领导汇报工作
及时汇报：件件有回音、事事有着落
经常汇报：培养汇报的主动性
永远把自己的工作当成最重要的，才能把握沟通的主动性和有效性。
对于汇报永远保持一种等不起、坐不住、慢不得的紧迫感，抢着说，追着说，理直气壮地说。
好的汇报：汇报的内容和形式非常重要！
先说结果
最好有书面材料
详略得当，亮点要浓墨重彩地说
逻辑清楚，分出一二三四
拿出方案和办法来
正确理解领导指示
指示不一定等于意图
最低纲领：忠实的、收敛的落实
最高纲领：发散的理解和执行，前提是发散得正确而非曲解，这依赖于极高的智慧和深厚的经验。
几个发散的方法和规律
如果没有头绪，把握不大，就认真按原话落实
从领导的观点中发散
从参与酝酿的过程中发散
从领导的个性中发散
不懂时大胆提问
用谦虚探讨的语气，带着思考，在有准备的情况下提问
克服面对领导时的畏难情绪，多和领导沟通交流
随时拿出笔记本记录
有“眼力见”
有无眼力见是区分办公室人工作水平“卓越”与“普通”的最大标准，是核心竞争力
练就眼力见最根本的在于把心态放低，有随时随地搞好服务的心态，时刻想着照顾别人的感受和需要
不要把领导只理解成工作上的上级，而应看成长辈和前辈，带着感情工作
正确应对办公室挨骂
体现工作能力和尊重领导可以兼顾，工作上高调、为人上谦虚、生活上低调
面对领导的批评，特别是公开场合的批评，要先应承下来，私底下单独汇报
化批评为契机，最大限消解批评的负面效应
尽快克服恐惧心理
虚心求教，比以前更频繁地接触领导
积极帮领导分忧，争取立功机会
做好即兴发言
提前准备：记录发言人要点，初步构思
有态度：用“感谢+自谦+认同”模式表态——铺垫
感谢：领导给发言机会；组织创造的平台；前面的发言受益良多
自谦：“下面我抛砖引玉……”“我思考的没大家深入，简单谈下看法，请大家多包涵……”
认同：表扬别人，肯定其发言或做法，包括个人和组织
有说法：有逻辑、醒目好记，如“四个全面”“四个有”等
有爆点：适当位置甩出一两个包袱
拥有温暖人心的力量
打招呼：热情真挚、充满精气神、完整准确
有效且无害的拒绝：
认真且干脆
态度坚定但语气温和
如有可能提供替代方案
尊重自己的感受和需求
说话的艺术
多说“请”和“您”
夸赞别人或在不经意间流露出一种喜爱之情，他“好”，你要说他“太好”“太太好”
必备口头禅
“明白了，我马上就办！”
“你是专家，你的帮助太重要了！”
“您对这个事怎么看？”
“要不这样您看行不行？”
“您稍等，我有点拿不准，我去确认一下。”
秘书与领导的日常
马上就办，及时落实
及时让领导知道，汇报详细有逻辑
“案无积卷，事不过夜”，人际交往也不过夜
陪领导出差很重要
轻装上阵
做好充分的材料、物资准备
提前做功课，了解领导习惯和喜好
腿勤手勤、提前联系、有点眼色
提前值机、选座位、打印座位牌
2、 办公室工作素养
三个习惯
自动自发
记日记，勤写作
好处：记事，提升悟性，复盘
方法：记干货，把今天的重要工作、有启发的事情、见的重要的人，直接列1、2、3、4…每条条目后写上自己的体会和分析
乐于、善于交朋友：看重品格、建立信息库（生日、籍贯等）、主动出击、当好听众、满足对方（先予后取）
健康的身体
注意着装
坚持正式着装
因地制宜，让着装契合身份和场合
珍惜在办公室的每一分钟
推荐书目
办公室工作
《参谋助手论：为首长服务的艺术》——王怀志、郭政
《每天懂一点行为心理学》——【日】匠英一
《轴心：论秘书长》——段柄仁
《99%的新人，没用心做好的50件事》——【日】岩濑大辅
职场小说
《二号首长》——黄晓阳
《沧浪之水》——阎真
《欲望之路》——王大进
《中国式秘书》——丁邦文
公文写作书籍
《大手笔是怎样炼成的》——谢亦森
《怎样写文章》——王梦奎
《求是》——中共中央
《习近平用典》——人民日报社
《影响中国历史的十篇政治美文》——梁衡
建立一套自己的档案系统
全面、详细地做好领导日程及活动的记录
分门别类妥善保管好领导的书写资料
收集和保存好领导的信件、会议材料、证书及其他个人信息、个人资料
定期对档案进行整理，增强系统性
领导日程“五环管理法”
第一环基础环——编制好每周日程：表格或outlook等日程软件，周五下班前编制完成，周日晚上再发信息提醒，每日日程下留有空白方便领导临时增加
第二环日常环——每天早上核对提醒当天安排，晚上确认提醒次日安排
第三环具体环——盯死每个活动：提前搞清楚活动时间地点、着装要求、任务（是否需要发言、揭牌等）、背景知识、衔接、资料留存（安排人员进行报道、记录整理领导讲话等）
第四环归纳环——归纳提炼系列性活动
第五环记录环——记录好实际日程
有效进行碎片化学习
适当聚焦一些领域
精选上档次的平台
拒绝标题党
启迪代替灌输
3、 沟通——打电话、发信息
机德反映人品
一定要接听电话
不要让对方的短信成为来往的最后一条
短信称呼一定要尊重
短信要署名
信息中的标点符号使用规范，可多用感叹号
使用好电话本
熟悉单位架构
认识各部门负责人
将部门负责人电话存入手机
微信社交
美化自己的朋友圈
不要公开吐槽
微信实名、真实头像
发布加班的动态、读书学习的场面或体会、抒发感恩或豪情壮志
多多给别人点赞
及时回复点赞和留言
从朋友圈延申到现实的关心
打电话——让对方听到你的笑意和和气
调子高一些，语速急促些
首先要打好招呼，接别人电话“您看您有什么指示？”
不要变脸，不管是谁，第一时间热情洋溢地说“您好”
多讲正式的书面语
尽量让对方先挂，依依不舍地收尾
4、 公文写作
格式
标题：副标题破折号之后三号楷体。
序号：依次为“一、”“（一）”“1.”“（1）”，第一层黑体，第二层楷体，第三、四层仿宋，都是三号，都不加粗。
行距：规范要求是每面排22行，每行28个字。页边距上3.3，下3.3，左2.9，右2.6，页脚边距2.9；行高固定值29磅。具体可微调。
做亮标题
庄重、严肃的场合，领导发言涉及敏感话题或是政策性、原则性较强的问题，多发挥自由句的优点；轻松活泼、以鼓舞听众或渲染气氛为主的场合，可用四六句，发挥其朗朗上口、简洁明快的特点。
几条规律
旁征博引：经典诗词、名人名言引用、派生而来
生动比喻：运用比喻和俗语，文风朴实、脍炙人口
数字概括：高度概括凝练，便于记忆，“三大法宝”“五个一”
简短有力
设问设答：新闻媒体报道中常用，比较抓人，注意此类标题要慎重和看场合
写实讲话稿正文：内容扎实、言之有物
有一定个性：带有个人性格
敢于触及矛盾和痛处：指出问题，找到问题症结和解决办法
细节丰富：着眼本土、本单位、本次活动的实际，把宏观的东西细化，个性化
事实胜于议论：思想从事实中提炼、道理从事实中阐发、经验从事实中总结
举措具体可行：尽量明确、量化
做好积累
建立写作资料库
积累思想、观点：你所在领域最为宏观、提纲挈领的标准提法
素材、实例：可以写入文章的各种社会生活现象、典型人物、典型事例
语句：名人名言、格言警句、诗词歌赋、流行语句，甚至是一个词、一个字
动笔前做专题研究
文献研究：搜集与主题相关的文章、材料，避免常识性错误，研究结构、观点、语言
背景摸底：对活动的背景资料、历史材料研究摸底
热线求助
调查研究
推荐网站
本单位新闻网
搜索引擎（来自于政府网站、新闻网站、正规单位网站的参考价值高）
专业数据库：主题集中（《秘书工作》《秘书之友》等办公室工作期刊）、门槛高、更完整、论述更深入
人民日报重要言论库、人民网领导人活动报道专页：语言、观点、素材
避免错别字
大声朗读或逐字默读
请别人帮忙审一审
放一放，第二天再检查一遍
不确定的多查一查
5、 安排宴请
座次安排：
大领导安排好，剩下依次围绕他。“尚右尊东”“面朝大门为尊”
分辨主位窍门：桌上杯中餐巾的叠法，看不出来问服务员
分座原则：主宾分座、男女分座、夫妇父女母子兄妹分开
灵活处理
敬酒-“会说话比能喝酒更重要”
说话以闲话为主，正事为辅
敬酒话术
自我介绍
回顾渊源
表扬赞美
感谢预祝
直抒胸臆：适时说与工作有关的话题
旁敲侧击：“关于这个事情有几个具体的情况找机会还想跟您单独汇报一次，您看您什么时候比较方便？”
窃窃私语
一些规矩
代酒问题：没有领导暗示不要轻易代酒，多给领导添酒
礼仪问题：领导相互喝完才轮到自己敬酒；敬酒要站起来双手举杯；可以多人敬一人，不可一人敬多人；自己敬人不可以比对方喝的少；右手扼杯，左手垫杯底，自己杯子低于别人；碰杯按时针顺序，不要厚此薄彼。
点菜
提前了解客人的口味和喜好，点好菜
提前摸清餐厅和菜品，重要的菜上来时给领导介绍
点菜前问自己四个问题
这顿饭的目的：宴请吃的是环境标准档次和接待标准，内部聚会吃的是气氛和实在
这顿饭的预算
来宾口味和禁忌
酒楼的特色：特色菜、特价活动、包厢是否有最低消费
具体点菜
果盘和点心：以备先到的客人等待开席闲谈时随便吃一点
冷盘：在客人进包间之前就摆好，数量为宴请人数的二分之一，最好是偶数，下酒菜和普通冷食、荤菜和素菜都要有
热盘：数量和宴请人数大致相当即可；至少一两道撑门面的高档菜，特色菜一到两个；越往后越咸越重口些；最佳搭配是一道鱼＋一道其他海鲜；一般不点猪肉，以牛羊肉为宜；蔬菜放在后半段，最好时令菜；清淡素爽的汤放最后，前面的汤可以比较浓郁
位菜：不一定需要，看客户重要程度和预算而定，有时甚至男士女士不同，如果预算不够可以选择每人一盅汤
主食甜点：主食不用提前点，最好是面食，也可以是粗粮拼盘或者小点心
酒水饮料：最好自己带，茶叶在开饭前就请服务员泡好，红酒也是饭前就打开醒酒，白酒每人一个分酒器和小酒杯，有女士在准备饮料，酸奶或果汁等
打包：临走时多上点主食和点心，假意吃不完让人打包走
埋单：酒足饭饱时自己悄悄溜出去结账，记得确认小票，开发票确认发票抬头，打电话给领导或客人司机告知饭局结束或将客人、领导送上出租车
选餐厅
好吃不是主要标准，只是基础条件。建立自己的餐厅储备库，并分类
隐居餐厅：客人级别特别高或者名气特别大，最注重合乎政策和场地隐私性，忌讳奢华，一种是私房菜（藏身四合院、远在郊区、隐匿山林名胜等），一种是会员制会所
著名餐厅：当地大型餐厅，适合非常重要但级别没有那么高的客人
菜系餐厅：宴请对象是这个省份的人
特色餐厅：以菜品见长或就餐环境出彩
确定好餐厅后，提前联系，确定包厢、位置，请他们推荐一个点菜经理。如果此次点餐效果很好与经理交换电话。
利用好互联网，大众点评、口碑网、饭桶网等
6、 组织会议
通知会议
确定参会名单，名单不明确的，提前拟出参会名单请领导审定，根据工作实际需要，参考惯例和领导意见等提出名单
几类人员容易遗漏
退休的老领导
本单位新闻部门
外地的分支机构
新组建部门
内容：会议名称、时间、地点，要求参会者会前办的事情和提交的材料，着装、携带材料、发言等特殊要求
时间：适时发通知，既不能太早也不能太晚
及时确认：发传真要有回执、发短信要有回复、参会信息要有反馈
提高会议效率
合理而有序的议题
提前安排好议程：事项不能多“一事一会”“一类事一会”；时间别太长，每项议题分配好时间，会议主持者适时提醒；人员别太杂，提前规划好，避免“陪会”
为每个上会事项准备一个备忘录，以备与会人员快速掌握事项的基本情况，了解“争论点”
事项来源：事项名称、呈报部门
争论焦点
请示事项：需要会议拍板解决的问题有几个
决策建议
几个细节
安排贵宾室，贵宾室适用场景：
会议双方或多方抵达会场的时间不同，主会场还比较空旷
举办大型活动，参加人数众多，开始时间还没到，主会场已经人声鼎沸
会议活动正式开始前，我方领导小范围会见与会嘉宾，以示重视
提前考虑好出入和停车问题，管理出入会场车辆的三种方式
提前请各单位报车号，适用于小型会议
请参会单位自己打印车证摆放在车窗前，适用于参会车辆多、停车场够用的情形
随着会议通知寄发停车证，此种会议一般规格高、很正式
会议记录
会前仔细阅读会议资料，在纸上写下记录框架
开会日期、时间和形式
什么人参与，谁是主持
开会要探讨什么问题
问题的形式和现状
提出了什么解决办法或观点
达成什么共识
还存在什么问题
后续工作如何开展
谁负责什么事，需在何时完成
下次开会时间
记录时抓住会议精神和发言要领，用简洁的话把要点记下来，听明白比记下来更重要，多用省略法，如简称、简化词语和统称
趁热打铁整理记录
会议记录：谈论发言的实录，属事务文书，要更加完整详细，篇幅较长，一般不公开，只做资料存档
会议纪要：只记要点，是法定行政公文，一般要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行
只写要点和结论，讨论过程一笔带过，用总结、概括性的语言汇总，列成1、2、3条
尽量不提具体发言者的姓名，参会人员在与会者名单中列出即可
统一性意见和主持人总结意见要集中、重点体现
最后存入方案
写好后由会议主持人或领导过目
最后存入档案，并建立或修改相关索引
7、 高效办公
文件命名
越详细越好
“3W”命名法：When时间，Who文件所涉主体，What内容（场合、活动、主题）
重要文件可以加上前缀
整理办公桌
跟上云时代的步伐
办公室邮件
切忌空白主题
正文
礼多人不怪：开头和结尾
短句为上，简短为上
比平时说话更委婉、恭谦
附件
不要忘记贴附件
正文要对附件有说明
附件要有编号和名称
较短的文档附件，内容要在正文重现
电子邮件签名
简明扼要地协商基本信息（姓名、单位、联系方式、个人职责范围等）
最好写上自己邮件地址，避免被多次转发时忽略
发完邮件后及时沟通，提醒对方及时查看
搬运者信息：
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