工作效率
2021-02-26 09:24:58 0 举报AI智能生成
工作效率笔记
作者其他创作
大纲/内容
时间管理
认识时间管理
时间的三大误区
时间管理就是制定时间表
误区说明：提到时间管理，我们第一反映就是排时间表，把每天的任务排得满满的
如何破除：了解时间观有哪些概念，并分析自己的时间观，尝试平衡自己的时间观
时间管理就是提升工作效率
误区说明：大多数的时间管理方法都是在强调怎么提升你的工作效率，让单位时间有更多产出
如何破除：记录时间开销，找到自己的时间规律，分析有更大价值产出的任务。为不同的事安排合适的时间
时间管理做好了就能同时处理多任务
误区说明：有很多文章宣传有“多任务处理”的能力，但其实同时处理多件事是种错觉
如何破除：借助可靠的外部系统，将大脑中的想法，任务都记录下来。从而释放大脑宽带
了解你的时间观
津巴多时间观 了解自己的时间观，掌握改变的秘诀
津巴多时间观
消极过去时间观：总是回忆人生中的负面经历，并沉浸其中无法自拔。他们更容易焦虑，抑郁缺乏幸福感且自杀率高
积极过去时间观：善于从过去的事情中吸取养分。但会过于沉迷于过去，忽略当下，容易失去眼前的机会
宿命主义当下时间观：认为命运由不得自己，态度消极。更容易出现攻击性，焦虑和压抑。自控力和自信也会相对较低
享乐主义当下时间观：喜欢寻求新奇和刺激的事物。享受当下，幸福感高。但自控力较差
未来导向时间观：善于规划，为了达成未来的目标愿意放弃当下的娱乐。容易获得成就，但幸福感较低。
超未来时间观：坚信会有来世，可能会做出一些极端的行为
时间观的两种应用方式
改变自己
执行计划：如果更观注未来，可将目标实现的未来，描绘成生动的画像，或则找一个榜样。如果更多关注当下，可用眼前更直接的事物让自己产生强烈的感受。并记录进步点，从小处开始逐渐积累成就感
安排工作计划：如果更关注未来，可以罗列当前任务的意义，长期价值，对自己未来的影响。如果更关注当下，可以把手上当前的任务设置一个一个的关卡，让自己能一直获得新刺激
改变他人
说服他人：如果对方更关注当下，需要强调现在产生的危害。减弱他们当前的乐趣
激励他人：如果对方更关注未来，告诉对方这件事可以帮助他积累经验，提升能力。或将来有更多升职机会。如果对方关注当下，强调这件事可以获得老板的认可夸奖，或是绩效高分等即时反馈。
时间观调整法 平衡你的时间观，做出更好的时间分配
什么是平衡时间观
较强的“积极过去”时间观
适当的“享乐主义现在”时间观
适当的“未来导向”时间观
较弱的“消极过去”时间观
软弱的“宿命主义现在”时间观
调整过去时间观
记录自我评价
为重要的事情，重新赋予意义
写感恩日记
调整现在时间观
自我问答
练习冥想
调整未来时间观
找到目标
训练自控力肌肉
给未来的自己写信
诊断你的时间
3.1 时间记录法 了解你的时间花费，让时间变得更可控
如何进行时间记录
时间消耗记录：记录每天的时间流水，然后当累计到一定量的流水后，进行分类统计
时间预估记录：针对发费时间较久或则发生频率较高的任务，在表格中列出任务，预期时间，实际时间三项
时间记录的三个误区
记录越仔细越好：如何破解误区，把注意力放在对自己来说比较重要的事情上
记录的粒度越小越好：如何破解误区，记录的颗粒度最小5分钟，最大2小时
记录时间就是时间管理的全部：如何破解误区，记录时间本身不是目的，除了简单回顾外，还要深入分析
3.2 关键可行矩阵 让你用更短的时间，创造更高的价值
4种事件分类
小插曲：解决度高，关键度低
最容易对付的问题。如所需要发费的时间少，可迅速解决，如所需要时间多，可以授权别人去做
困难游戏：解决度低，关键度低
对于这种问题，你需要设定一个时间，然后以此为标准，时间内能解决的就做，时间内肯定解决不了就放弃
无底洞：解决度低，关键度高
调用情绪脑，听从内心的直觉。或则求助他人解决，或则找替代方法
高价值陷阱：解决度高，关键度高
把时间花在分析和解决这类问题上，才能产生价值
调整时间分配的三种方法
减少投入：如果在小插曲，和困难游戏上花费的时间高。就减少投入，把更多的时间投入到关键度高的事件上
延缓处理：如果在无底洞事件上花费的时间多，但仍然没有结果，考虑用直觉快速处理、延缓处理、找他人帮忙
避免困扰：判断一下在处理高价值陷阱里面的事情时，是在思考还是在困扰
判断事件“关键-可靠”的两个标准
明确目标，确定关键度：事情的关键度，主要看你有什么样的目的。与目标想关度越高，关键度就越高
横向对比，确定解决度：对一些你没做过的事情，在判断解决度时，可以找一些历史数据，他人的案例进行横向对比
3.3 时间分类法 找到你的时间规律，发挥时间的最大价值
时间的三种类型
黄金时间：一天中最能够集中注意力的大片时间。适合安排高价值，深度思考的事情
常规时间：每天基本固定的时间，适合做哪里需要动一动脑子，但不需要深度思考的事情
碎片时间：没有被安排的无规律时间，可以根据时长和场景，完成一直想做但一直找不到时间的事情
充分利用时间的三种方法
在黄金时间进入深度工作：营造深度工作环境，将浮浅工作授权给他人
准备碎片时间清单
为不同长度时间列出场景，以及在这些场景下可以完成的事情
将需要深度思考的事情拆分为多个小任务，在空闲时间完成一两个小步骤
养成有节奏的时间习惯
明确自己黄金时间在什么时候，并为其安排高价值任务，同时也为其他时间找到合适的事情
打造你的时间管理系统
RAR管理法
R(record)记录：百分百记录，收纳箱保持统一。定期清空收纳箱
A(arrange)安排：确定这件事还要不要做，这件事属于关键可行性矩阵的那个 区域，这件事什么时候由谁来做
R(review)回顾：完成了什么，对哪些满意哪些不满意，接下来的规划是什么
如何巧用工具管理任务
放进日历的两种事件类型
开始时间和结束时间都确定：利用帕金森需要在定义下明确的deadline（结束时间）时，不给自己留后路
开始时间已知，结束时间未知：先定时间再调整
巧用行动清单的三个要点
把任务转化为行动：在写动做描述时，可以用动词开头，描述结果，设定期限，这三个技巧来进行细化
按情境给清单分类
预留弹性时间：每天安排任务时，最少预留20%的弹性时间
高效工作
做正确的事
结果导向，极致专注
明确我们的最终目的
从职位本身出发，基于该职位的职责，做这件事的目的是什么
从公司重点出发，从公司近期目标来看，做这件事的目的是什么
从任务本身出发，做这件事的目的是什么
从目的出发，利用“二八原则”筛选正确的事
列出所有的待办事项，分为“可以做，但不做也无防”和“必须做，不做会出大麻烦”
可以以天，周，月，年为单位
正确地做事
善于借助外部力量
工作中可以借助的外部力量
资深人士：上级领导，有经验的同事或则专家（向资深人士提问时不要问解答题，而应该问选择题或则判断题）
资料和数据：公司数据库，个人数据库
建立个人素材库
保存：连接、文字、截图、附件等形式，以统一的格式命名
分类：以这个素材可以怎么用为标准
整理：定期整理，建立索引
查找：善用搜索功能查找关键字
小步快跑、试错迭代
为何需要小步快跑，试错迭代
完成比完美更重要，没有100%完美的事，为自己减负，从而避免拖延
互联网时代不存在完美计划，很容易因前环境变化而前功尽弃
如何小步快跑，试错迭代
用最快速做出只满足核心功能的最简单版本，即使粗糙也是一个成品，
不断更新版本，添加其他辅助功能或则美化
在过程中，保持对环境变化的敏感
不断的提出假设，验证假设，不断调整，找到最终方向
通过打磨，不断接近完美
小步快跑，试错迭代要点
设定大目标
将大目标拆分，以每个迭代版本为阶段性小目标
给自己设立有趣的规则和挑战
给自己正面反馈和小奖励
事后复盘
为什么要复盘
提升能力：实践中积累的经验，可以反过来强化我们的认知
总结流程：丰富素材库，从长远看能够提高工作效率
认清问题本质：认清自己和环境，即不盲目自大，也不妄自菲薄
复盘四大步骤
对比预期和结果
我们对事情的过程和结果的预期，是否是客观理性的
是什么造成了预期和结果的差距
评价预期和结果的标准是什么
有哪些重要的指标，这些指标是否科学
情景再现，回顾项目的各个节点，对其他路径进行推演，并设想意外情况（可以从资源，信息，管理，环境，个人情绪等角度思考）
我们利用了那些资源和信息
哪些信息和资源起到了关键作用
这些信息是从什么渠道来的
我没有利用哪些重要的资源
我遗漏了哪些重要信息
项目的进度快了还是慢了
采取了哪些措施控制了进度
这些措施效果如何
工作时的环境对工作效率是有利还是不利的
有什么调整工作环境的办法
我有没有出现情绪消极甚至失控的情况
出现负面情绪的原因是什么
该如何调节负面情绪
总结规律、得出结论、形成标准保存到个人素材库甚至公司数据库
能总结出规律性的东西，从而提升日后工作效率吗?
能不能写出一份模板或则指导手册，供自己和他人参考，以便少走弯路
分析得失，包括个人，团队，公司三个层面
这个项目中我、团队、公司的遗憾有哪些
这些遗憾是什么造成的
这个项目带给我、团队、公司的意义是什么
我得到了什么样的成长
过程中我展现出了那些优点和缺点
今后该如何弥补缺点
压力管理
认识压力
你真的了解压力吗
压力是什么
我们感受到的压力是我们主观认为的，外部要求也自身拥有的不平衡，这种不平衡的状态就是压力
压力的作用：压力会影响效率
压力也效率的关系像一条倒U型曲线
当压力很低和很高时效率都很低，只有当压力适度时效率才较高
化压力为动力的方法：找到对自己来说合适的压力水平
当压力太低时，适当加压
当压力太高时，适当减压
为什么会感觉到压力
压力产生的四步
压力源出现
初级评估：判断事件对我们是不是重要，是不是一个威胁
次级评估：判断我们是不是能够应对或则解决他
外部要求也自身拥有不平衡，感到压力
两个注意点
压力与情绪相关，但又有所不同，最后压力的反映可能包含情绪，但情绪不都是有压力产生的
我们之所以感受到压力，不是压力源本生，而是对压力源进行的两次主观评估
为什么有人总说压力山大
影响压力感知和评价的四大因素
人格类型：表现为日常行为方式
认知方式：表现为对压力源的威胁性评估，对自己应对压力的资源和个人能力的评估
应对资源：即应对压力的资源，表现为其他人的支持和帮助等等
个人能力：即应对压力时的个人能力，表现为有助于解决压力事件的能力
识别压力
揭开你的压力真面目
从五个角度复盘压力日记
结合“压力强度”和“工作效率”，总结出对自己来说合适的压力水平是多少
结合“生理和情绪反映”和“采取的实际行动”，看自己偏向A型人格还是B型人格
分析“对压力源的认知”，总结自己的认知方式是否需要调整
结合“压力源”和“可用的应对资源”，总结一下：对于某个压力源是否还需要争取更多的应对资源
结合“压力源”和“应对压力源的人个能力”，总结一下：对于某个压力源，是否还需要提升某些个人能力
应对压力
调整行为方式
A型人格可以如何调整自己的行为
慢下来：放慢速度，寻找生活中的乐趣
多休息：劳逸结合，利用工作间隙多休息
降要求：降低不切实际的要求，减少与他人的比较，多与自己比较
B型人格可以如何调整自己的行为
主动承担一点任务，在原有目标上对自己高要求
利用SMART原则，自己设定目标
S(specific)具体的：目标一定要明确不能模糊
M(measureable)可度量：目标能够被量化和评价
A(attainable)可实现：目标必须是经过努力可实现，不能好高骛远
R(relevant)相关性：该目标与你的生活工作相关，不能独立存在的
T(time bound)有时限：目标必须上具有明确的截至时间
把自己设定的目标告诉别人，请他人向你施加压力
改变认知方式
对原有认知方式进行质疑，可以帮助我们改变认知方式
对原有认知的逻辑质疑：找出原有认知中，不合逻辑的推论进行质疑
对原有认知的证据质疑：对支持原有认知的证据质疑，目的是让自己知道哪些证据不一定可靠
对原有认知的后果质疑：让自己意识到，原有认知不仅不能能帮助实现目标，反而会起到消极的作用，坚持原有认识的时间越久，受到的压力困扰就越久。
增加应对资源
良好的身体基础：充足的睡眠，适当的锻炼，合理的饮食
精神上的支持
寻求朋友，同事，家人精神上的支持与鼓励
参加应对相同压力源的群体，得到精神上的归属感
行动上的支持:寻求上司，同事，朋友，家人行动上的支持
提升应对能力
提升时间管理能力
使用月历管理工作事项
提升沟通能力和洞察他人行为的能力
作用行为分析模型
角色认知（知）：是否清楚自己要做什么，以及相应要求
行为意愿（能）：了解要做什么之后，是否有意愿去做
行为能力（愿）：具备了意愿，是否有足够的能力来完成？
提升找到本质问题的能力
找到本质问题的小技巧：通过向对方提问，确保双方在同一个问题上理解是一致的
职业：暂无
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