会议室使用及管理流程
2023-02-09 11:18:41 2 举报会议室常规管控使用
作者其他创作
大纲/内容
对情况进行判断
再次查看投影仪、电脑、翻页笔、麦克风及准备好茶水
信息中心第一时间进场调试
根据会议发起部门提供的信息进行协调
联系信息中心
会议经办人员于会议前半小时到达会场，做好各项会议准备工作
会议主责部门了解会议情况
办公室负责确认借用设备是否归还（办公室、信息中心、后期保障部）
否
审核通过
涉及设备故障
做好茶水更换工作
会议发起部门经办人员全程保障、办公负责人员保障24小时电话通畅
会议发起部门进行验收
会议结束
是否需要信息技术支援
会前
突发情况第一时间告知办公室
办公室根据会议（重大或常规）再次确认
判断
会议室使用及管理流程“会议管理原则”：部门职责清晰、会中保障到位、流程闭环管理
涉及技术故障
会中
验收审核
是
是否需要设备保障
办公室进行验收、查看设备是否归位，关闭会议室
例如：会议时间、参会人员、会议类型、会议模式等
会后
会议发起部门负责对会场进行初步查看，并归还设备给借出部门同时通知办公室会议室使用完毕
后勤保障部门第一时间进场调试设备
会前准备工作完成
联系后期保障部
关闭电源、空调、投影仪，锁好门窗等
发起会议申请（至少提前一天）
办公室审核
下一个预约部门使用
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