第十二章 项目沟通管理

美国项目管理协会对沟通管理计划编制过程的描述如下：沟通管理计划编制是确定
项目干系人的信息与沟通需求的过程，即谁需要何种信息、何时需要以及如何向他们传
递
在日常实践中，沟通管理计划编制过程一般分为如下几个步骤。
(l)确定干系人的沟通信息需求，即哪些人需要沟通，谁需要什么信息，什么时候
需要以及如何把信息发送出去。
(2)描述信息收集和文件归档的结构
3)发送信息和重要信息的格式，主要指创建信息发送的档案：获得信息的访问
方法。
通常，沟通计划编制的第一步就是千系人分析，得出项目中沟通的需求和方式，进
而形成较为准确的沟通需求表，然后再针对需求进行计划编制。

①项目干系人沟通要求
②对要发布信息的描述，包括格式、内容和详尽程度
③信息接受的个人和组织
④传达信息所需的技术或方法，如备忘录，电子邮件和新闻发布
⑤沟通频率，如每周沟通等
⑥上报过程，对于下层无法解决的问题，确定问题上报的时间要求和管理链
⑦随项目的进展对沟通管理计划更新与细化的方法
⑧通用词语表

信息的传递方式

信息收和文件归档

项目干系人沟通分析

更新沟通管理计划的方法

项目的例会

项目启动会议

项目总结会议

影响项目沟通的技术因素

沟通方式

PMI提出的项目沟通管理计划编制的标准输入

输出

项目干系人管理的范围如下：
①客户
一般来讲，客户关注的始终是如何使自己的投资有最丰厚和深远的回报，同时又将
风险控制到晟低。因此，客户关心的不仅仅是项目能否完成，还包括整个项目的进度、
费用情况以及施工的质量等环节。
②高层领导
高层领导通常关注项目是否按照计划进行，是否符合项目的目标，项目团队的续效
是否能够保持。因此，项目经理一定要清楚在不同的项目中，自己的项目在高层领导跟
中的优先级和地位。项目经理还要保持和高层的沟通，以获得资源的支持。
③项目团队
第三个重要的沟通对象就是项目团队，项目成功与否取决于项目经理的管理，但项
目经理必须清楚项目成功依靠的是整个项目团队的共同努力。因此，加强和项目团队成
员的沟通是非常重要的事情。

①通过调查项目干系人需求和期望可以了解项目干系人的目标、目的和沟通层次在沟通管理计划中，对这些需求和期望进行识别、分析和记录。
②在进行干系人沟通时，项目经理需要充分理解干系人的需求以便充分与干系人合作，以达成项目目标
③在进行干系人管理中，应使用沟通管理计划中为每个项目干系人确定的沟通方法。
④对干系人管理的主要目标是促进干系人对项目的理解与支持，使干系人了解项目的进展和有可能带来的影响。

输入

输出

沟通就是信息的生成、传递、接受和理解检查的过程。
沟通的基本单元是个人与个人的沟通，这是所有沟通的基础。如果作为项目管理者
不能熟练地掌握个人与个人的沟通，那么也同样不会掌握多人之间的沟通。

项目沟通管理这一知识领域包括保证及时与恰当地生成、搜集、加工处理、传播、
存储、检索与管理项目信息所需的各个过程。

沟通模型

阻碍有效沟通的因素

常用的沟通方式的优缺点或特点介绍如下：
①书面与口头、听与说
②对内与对外
③正式与非正式
④垂直与水平

①信息收集和检索系统：信息可通过多种方式收集和检索，包括手工归档系统，电子数据库，项目管理软件
以及可调用工程图纸、设计要求、试验计划等技术文件的系统。
②信息发布系统：信息发布是指在项目整个生命期，及时收集信息、加工并与项目千系人共享信息、将信息发布给项目干系人。项目信息可以用多种方式发布。
(1)包括项目会议、硬备份文件发布、受控归档系统和共享电子数据库等。
(2)电子通信和会议工具，如传真、电子邮件、电话信箱留言、电话、可视电话会
议、网络会议和网络出版。
(3)项目管理电子工具，如进度计划网络图、项目管理软件、会议和虚拟办公室支
持软件、网站和协作工作管理工具。

经验教训总结过程的活动

经验教训总结过程结果

①项目的进展和调整情况
②项目的完成情况
③项目总投入、资金到位情况
④项目资金实际支出情况
⑤项目主要效益情况
⑥财务制度执行情况
⑦项目团队各职能团队的绩效
⑧项目执行中存在的问题及改进措施
⑨预测
⑩变更请求
⑪其他需要说明的问题

收集依据材料

项目绩效评审