10.沟通管理-pmp项目管理
2021-06-15 17:31:34 38 举报AI智能生成
乐凯pmp
作者其他创作
大纲/内容
核心概念
信息交换
沟通的划分维度
1
内部
外部
2
正式
非正式
3
垂直
上下级之间
水平
同级之间
4
官方
官方的沟通最能反映组织的真实意图
非官方
5
口头语言
非口头语言
6
书面
口头
沟通
通过各种方式来发送或者接收信息
项目经理的大多数时间用于与团队成员、组织内部、组织外部的项目相关方沟通。
在项目沟通中，需要尽力预防理解错误和沟通错误，并从规划过程所规定的各种方法、发送方、接收方和信息
中做出谨慎选择。
中做出谨慎选择。
5C原则
5C原则可以减轻但
无法消除理解错误
无法消除理解错误
趋势和新兴实践
将相关方纳入项目评审范围
让相关方参加项目会议
社交工具的使用日益增多
多面性沟通方法
规划沟通管理
基于每个相关方或相关方群体的信息需求、可用的组织资产，以及具体项目的需
求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程
求，为项目沟通活动制定恰当的方法和计划的过程
作用：根据相关方需求、组织实际条件、项目的情况，制定合适的项目沟通计划，使得项
目沟通效率高、效果好
目沟通效率高、效果好
需在项目生命周期的早期，针对项目相关方多样性的信息需求，制定有效的沟通管理计划。
在整个项目期间，定期审查规划沟通管理过程的成果并做必要修改，以确保其持续适用。
输入
相关方登记册
用于规划与相关方的沟通活动。
工具与技术
沟通需求分析
分析沟通需求，确定项目相关方的信息需求，包括所需信息的类型和格式，以及信息对相关方的价值
沟通渠道
n(n-1)/2
沟通技术
用于项目相关方之间交换信息和协作的特定工具、系统或计算机程序等
常见方法包括对话、会议、书面文件、数据库、社交媒体和网站
可能影响沟通过技术选择的因素包括
1、紧迫性
2、可用性/可靠性
3、易用性
4、项目环境
5、敏感性和保密性
沟通模型
1、编码
2、传递信息
3、解码
4、确认已收到
5、反馈/响应
沟通方法
推式沟通
可以确保信息的发送， 但不能确保信息送达受
众或被目标受众理解。
例如：电子邮件、传真
备忘录、报告、新闻稿
互动沟通
最有效的方法
例如：会议、电话、即时
通信、视频会议等
拉式沟通
用于信息量很大或受
众很多的情况
众很多的情况
例如：企业内网、经验教
训数据库、知识库等
沟通风格评估
规划沟通活动时，用于评估沟通风格并识别偏好的沟通方法、形式和内容的技术
这种技术常用于不支持项目的相关方
可以先开展相关方参与度评估，再开展沟通风格评估。
政治意识
对正式或非正式权力关系的认知，以及在这些关系中工作的意愿
政治意识有助于项目经理根据项目环境和组织的政治环境来规划沟通
文化意识
理解个人、群体和组织之间的差异，并据此调整项目的沟通策略
有助于项目经理依据相关方和团队成员的文化差异和文化需求对沟通进行规划
输出
沟通管理计划
描述将如何规划，结构化、执行与监督项目沟通，以提高沟通的有效性
内容
相关方的沟通需求
需要沟通的信息，包括语言、格式、内容、详细程度
发布信息及告知收悉或做出回应（如适用）的时限和频率；
负责授权保密信息发布的人员；
负责沟通相关信息的人员
将要接收信息的人员或群体
为沟通活动分配的资源，包括时间和预算
问题升级程序，用于规定下层员
工无法解决问题时的上报时限和
上报路径；
通用术语表；
可以包括用户沟通的指南和模板。
管理沟通
作用：促成项目团队与相关方之间的有效信息流动
输入
工作绩效报告
工具与技术
项目报告发布
输出
项目沟通记录
管理沟通：拿着“工作绩效报告”，做“项目报告发布”（汇报），得到“沟通记录”
监督沟通
作用：按沟通管理计划和相关方参与计划的要求优化信息传递流程。
对沟通结果应该认真评估，确保在正确的时间、正确的渠道、把正确的内容发给正确的人，并产生正确的影响。
工具与技术
观察和交谈
输出
变更请求
1、修正相关方的沟通要求
2、建立消除瓶颈的新程序
监督沟通：如有需要，输出变更请求，调整沟通管理计划
重点
只有“信息交换”的问题，才是沟通问题，例如：
信息多发（很多无关邮件）、少发（没有收到信息）、迟发（听到消息很惊讶）、
看不懂（汉谟拉比法典）、不方便阅读、虚拟团队等都很可能是沟通问题。
信息多发（很多无关邮件）、少发（没有收到信息）、迟发（听到消息很惊讶）、
看不懂（汉谟拉比法典）、不方便阅读、虚拟团队等都很可能是沟通问题。
沟通策略是根据相关方登记册为不同的相关方量身定制的，注意迎合偏好
规划沟通的几个重要工具：沟通需求分析、沟通方法、沟通风格评估
规划沟通的输出：沟通管理计划有沟通
管理沟通：拿着“工作绩效报告”，做“项目报告发布”（汇报），得到“沟通记录”
监督沟通：如有需要，输出变更请求，调整沟通管理计划
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