采购

内容

合格

采购退货出库运输管理

保管确认（保管员）

GSP对入库的要求。1）系统应当按照药品的管理类别及储存特性，自动分配储存库区。2）保管员根据验收合格记录，确认生成入库单，形成合格品批次库存。不合格品入库，形成不合格品库存，软件能直接锁定3）根据保管员自己负责的货区、商品应该存放的货区，各自看到自己负责库区的商品

采购订单（采购员）

验收(验收员) 

分配

采购验收GSP要求：1）验收时，“验收员”处只能显示自己的名字，不能随意更改。2) 验收时，应该可以验证供应商随货通行的真伪、印章与备案是否一致；可以查看备案的商品图片、包装图片等，有疑问时便于与备案的包装核对验证；3) 验收人员录入批号、生产日期、有效期等信息，验收人员与收货人员不能是同一个人。4) 验收记录操作时，以采购订单为依据，不得超过采购订单数量。没有采购订单不能验收。5) 验收时，可以根据商品基础档案资料的储存条件、默认仓库、货区设置，携带到验收记录内，方便保管员进行仓库、货区确认6) 验收时，应能记录“抽样数量、批次的大包装量（便于发货时减少差错）、批次的批准文号”；能记录“医疗器械的灭菌批号”等相关信息7）双人验收品种的相关控制8）不合格品库、待处理库：处理不能直接拒收，需要先入库平账，然后再退换货处理

按照实际的入库单核销，多余的发票金额交由财务处理。

采购退货申请

手动待查：4)针对无订单的到货，验收人员不能收货验收，应该手动先录入到待查记录内，等采购人员意见，如果采购人员制作了采购订单，可以收货验收，否则拒收

1.入库仓库货位提醒2.单据格式分单规则按品类条件分单

收货（收货员）

采购计划

严格按采购订单收货，不合格拒收。

正常

采购退货单（常用）

采购流程图

价格有差异

根据采购计划生成收货订单

待查

制定依据

驳回重新验收

1）记录运输工具、到货温度、运输单位，冷链(与常温分开)等信息。2）进行供应商运输时间验证、供应商随货通行及印章印模的验证3）若批发商没有货 可进行订单数量修改

扣减库存

自动待查

采购付款

制作采购入库差价单或者采购批次差价单

GSP其他要求1）国家发布在质量公告的不合格药品、过期失效的药品、假冒伪劣药品只能退账不退货。2）采购退货只能“从哪里进、退回到哪个供应商”。3）软件应该可以存在“账务退货、实物退货”的模块，可以从“账面、实物”2个方面体现账面库存、实物库存。4）如果非供应商自提，企业应该登记运输记录。 

严格按收货后验收，不合格拒收。

制作对冲入库单

采购订单GSP要求 一.药品的采购订单中质量管理基础数据应当依据数据库生成（采购订单确认后，系统自动生成采购记录。span style=\

没问题

1）控制供应商经营范围，2）控制供应商业务员授权3）范围。4）批次销售流向控制；5）供应商订单到货时间、6）订单失效时间；供应商运输方式；付款规则的确定等等。形成购进记录

采购收货GSP要求1）采购收货主要是为了实现“没有采购订单不能收货”。2) 进行收货登记时，同时记录供应商的运输状态。收货数量<=采购订单数量3)发运地点:判断运途时间是否合理运输单位（如果是委托第三方无物流需要记录)温控方式（主要记录是冷藏还是空调车温控状况（低温品种到达时的状况）、运输方式、运输工具、收货人员启运时间（判断运途时间是否合理）、到货时间、运途时间”4)如果是“毒性、麻醉品、一类精神品”等，需要登记“特殊品运输证明”5)自动生成采购收货记录6)收货管理批号、验收管理批号正确与否的管理责任需要放在验收员 

有问题

1.付款计划与实际付款过程的审批控制。2.会计凭证的生成。

不合格

采购发票

1）生产批号，保质期范围，效期有效范围内；2）证照是否有效，3）订单价格与到货价格不符的话再返回验收->盯价：调整采购订单价格

GSP对付款的要求1）麻醉药品、精神药品、含麻黄碱复方制剂等特殊药品不允许用“现金”付款，软件需要控制。2）建议：500元额度以上不要以现金付款。3）付款时可以选择供应商备案的开户行、银行账号信息4）无发票付款可以提醒；证照期限快到期可以提醒； 

采购退货出库单

采购入库(保管员)

待查后：验收，拒收，入库

少给票

1）客户销售订单2）门店补货计划3）客户缺货记录4）库的供应商，5）控制品种及采购员捆绑等。6）价格制定：发邮件告诉供应商数量价格--> 将数量价格生成表格 -->对价格进行对比

采购退货保管确认

发票问题

入库后的退货流程图

多给票

全部合格：要进行已审核订单调整，已采购订单关闭