如何管控时间
2021-12-23 20:31:14 0 举报AI智能生成
时间管控: 1.你的时间去哪了 2.无压工作术 a.四象象限法则 b.猴子法则 c.衣柜整理法 3.行动遇见问题怎么办 4.如何养成一个好的习惯 5.如何然想法落地 a.用S.M.A.R.T法则厘清目标 b.用思维导图梳理计划 c.用甘特图掌控进度 d.用九宫格平衡人生
作者其他创作
大纲/内容
你的时间去哪了
时间黑洞
顾名思义，他会永无止境地吞噬你宝贵的时间
记录时间日志
好处
提醒你珍惜时间
分析自己时间投入与产出
找到你最高效时间段
方法
将所有的任务放入工作蓝
将可以置之不理的任务清除掉
将需要在特定日期处理的事情写进日程表
在自己最高效的时段，最最重要的事情
无压工作术
四象象限法则
重要而且紧急
内容
例如
重要且工期紧的项目
处理个人危机
有期限压力的事情
。。。
这样的事情，会让人时刻有压力感。如果此类事情做得过多会让人心力交瘁。
本质
是我们压力和危机的源头
分析问题是外因还是自因
外因一般是由客观情况造成
公司突然新接一个项目，要在xxx时间点前完成
突发客户危机
。。。
内因一般是有自身情况造成
如拖延导致重要事情延期
没有按轻重缓急顺序处理事情
。。。
处理方法：立即去做
饱和后果：压力无限增大、危机
原则：越少越好，很多第一象限的事情是因为他们在第二象限时没有别很好地处理
重要但是不紧急
内容
主要是与生活品质有关，例如
制定目标与计划
开发新的顾客资源
日常顾客的维护
人际关系的建立
参加培训学习
问题的发掘与预防
锻炼身体
。。。
这个领域的事情不会对我们造成催促力量，但必须重点去做。荒废这个领域将使第一象限日益扩大，使我们陷入更多的压力，在危机中疲于应付。
本质
虽然不是那么紧急，但是如果你现在不重视它，它随时都可能发展成重要而紧急的事情
处理方法：有计划去做
饱和后果：忙碌但是不盲目
原则：集中精力处理，投资于第二象限，做好计划，先紧后松
不重要但是紧急
内容
例如
突来不速之客
意外的电话
临时会议
他人的请托
符合别人期望
。。。
这类事情因为迫切的呼声会让我们产生“这件事很重要”的错觉——实际上就算重要也是对别人而言。
很多时候，我们花大量时间在此象限打转，大多情况下不过是在满足别人的期望与标准。
本质
我们应该认识到它是我们忙碌而且盲目的源头。
分析问题本质，到底是需要你指导 还是 需要你授权。
处理方法：交给别人去做
饱和后果：忙碌而且盲目
原则：将你身上的“猴子”扔到别人身上
不重要而且不紧急
内容
毫无价值的事情
无聊的小说
毫无价值的电视节目
闲聊
网络游戏
业务不相关的电话
。。。
虽然有时候，在我们很忙很累的时候，需要这样的事情来放松或缓解压力，但是如果将此类事情没有控制的去做，反而对身心有损，刚开始时也许有滋有味，到后来你就会发现其实是很空虚的。
本质
是一个用于缓冲调整的象限
当你疲惫时，你可以通过一些不重要不紧急的事情来调整一下心态和身体，但是你不能在这个象限里投入太多的精力，否则就是浪费生命了
处理方法：尽量别去做
饱和后果：浪费生命
原则：可以当做休养生息，但是一定不能沉溺这个象限
猴子法则
把不重要紧急的事情或者不需要自己最的事情交由别人处理
甩掉自己身上的猴子，或者将猴子放回他的主人身上
明确职责，确定这只猴子不是你的
注意沟通方式，明确、坚决、不生硬
衣柜整理法
做事考系统，不是靠感觉
五个流程：捕捉、明确意义、组织整理、深思、行动
捕捉：清空衣柜
捕捉工具越少越好
保证5秒钟进入录入状态
定期清空这些工具
明确意义：为衣物分类
处理收集蓝的原则
一次只处理一件事情：处理完一件事以后在处理下一件
永远不要再放回收集蓝（被迫中断的事情除外）
三类“不能行动”的任务
垃圾
将来某时
参考资料
六类“可以行动”的任务
2分钟行动
项目
任务
行动
可以直接做事情
指派给别人完成的事
特定时间做的事
脑袋里面只装一件事
好处
专注
成就感
摆脱压力
更好的结果
装什么事
动词开头
内容清晰
描述结果
设定开始时间、周期、最后期限是什么
组织整理：将分类的衣物重新存储
日程表
这里存放特定时间要做的事
将来清单
将来很长时间才会执行
行动清单
每天的主要清单，排在最前面；行动完毕后，也可以随时划掉
这类的清单比较复杂，有时还需要随时补充资料
深思：对衣物做到心中有数
每天下班
每周回顾
行动：选择最佳方案（"自上而下"的目标系统）
1、原则（五万英尺）：首先思考一下自己的价值观、原则和目标
2、愿景（四万英尺）：这里包含3-5年的工作目标
我想要什么？
哪些人已经做到了？
他们是如何做到的？
那时候我的工作和生活会是怎样的？
3、目标（三万英尺）：目标是比愿景更细化的东西，通常在一年内就可以有一个阶段性成果
4、责任范围（两万英尺）：工作上的角色，需要执行一项任务就可以离目标更近一步的
5、任务（一万英尺）：包含了任务和项目
6、下一步行动（跑道）：这是最为细枝末节的事件，我们要将它们全部放入行动清单，然后一一消灭
行动遇见问题怎么办
臣服于拖延
番茄工作法
概念
番茄工作法是对精力的臣服，不和精力直接对抗，而是让精力还没有透支的时候就休息、恢复
具体步骤
选择一个行动：一定是很明确，可以立即执行的行动，而不是任务
倒计时25分钟作为一个番茄时间，你预计完成行动需要吃掉几个番茄，然后在番茄时间内不间断的工作
没吃掉一个番茄休息5分钟，连续吃掉3个休息15分钟
如何应对临时突发事件
高效会议
会前
我们为什么开这次会
确定议题（不超3个）
确定相关人
确定会议记录人
预约会议室
发送会议邀请、通知
设置行事历，提醒自己提前10分钟到场
会中
会议组织者的角色之一是会议节奏控制着
设置“番茄会议”倒计时，没25分钟必须休息5分钟
会议不超过1小时
站着开会
最后5分钟用来总结会议，确定每个议题都有行动计划、责任人、时间底线
会后
会议记录发送会议纪要给参会成员，会议纪要符合金字塔原理：先写行动计划、负责人、时间底线、在写讨论过程
如何养成一个好的习惯
培养习惯首先找到驱动力
比如我为什么读一本书
强烈的好奇：看看保持这个习惯一年会有什么事发生
消灭买了没有看完的书
实践读书方法：没有必要每本书都精度，必须短时间内判断一本书的价值，然后快速阅读，吸取一本书的精华
再微不足道的成就都要大肆庆祝
21天奖励自己一顿丰富的午餐
66天
98天
100天
200天
365天
培养不是一个人的事
分享自己身边的人
自由即自律
如何然想法落地
用S.M.A.R.T法则厘清目标
S-Specific [spə'sɪfɪk]：这里指的目标一定要明确，不能够模糊
M-Measurable ['meʒ(ə)rəb(ə)l]：目标的可衡量性，是否有一个实现目标的标准
A-Attainable [ə'teɪnəbl]：目标的可实现性，一个目标必须是可实现的，或者说经过努力是可以实现的
R-Relevant [ˈreləvənt]：目标必须和其他目标具有相关性，完成这个目标对你的其他目标有何帮助
T-Time-based：目标必须有明确的截止期限，即一个目标只有在一定的时间内完成才有意义
用思维导图梳理计划
用甘特图掌控进度
用九宫格平衡人生
心灵/成功日记
：每天一篇成功日记
心灵/微梦想
：完成10个微梦想
心灵/事业
：写一本书；每周更新一篇博客
情感/人际关系
：和家人每周谈心两次、朋友每月至少沟通一次
情感/家庭
：带家人出去旅游、收拾房间
心智/阅读、技能
：一年80本书
健康
：每天6：30起床；每周有氧运动2次
财务
：现阶段，财务自由
建立高效办公区
花半小时彻底清理办公环境
待处理
放在唾手可得的位置
委托他人处理
需要委派给他人的任务或资料集中在一起，然后立即将它们分派、处理
整理归档
扔进废纸篓
没有用的资料、破旧的文件夹、草稿用的废纸、过期的杂志，及时处理掉，保持办公桌的整洁
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