高效会议
2022-03-26 08:02:04 8 举报
AI智能生成
高效会议的秘诀
作者其他创作
大纲/内容
什么是高效?
单位时间内,有质量的产出。
职场人的会议烦恼:
会议漫长,占据正常工作时间
会议低效,吵吵嚷嚷最终也没结果
无人发言,场面一度十分尴尬
会议类型(按会议目的分类)
固定的例会
临时处理突发事件的会议
宣布或安排政策的会议
表彰的会议
集思广益输出对策的会议
会议前的三个思考
最大限度地减少会议
思考会议的必要性
是一定要召开的会议吗?
不能由自己决定吗?
没有更好的方式吗?
最大限度地减少会议
不能减少参加者吗?
不能减少会议频率、时间和资料吗?
不能进行更为妥帖的运作吗?
是否有能够与其他会议合并或委托的方法
不能与其他会议一起召开吗?
不能通过权限委托来解决吗?
加入其他会议中就不是好的内容吗?
会议规范流程
子主题
会前-有备而来(5W1H→会议邀请)
5W1H-明确主题(建议主题不超过3个)
目的 Why
目的:通过会议达成的目的(决策,结论,行动计划)
问题焦点决定解决方向
案例:客户抱怨电梯运行慢
案例:客户抱怨电梯运行慢
焦点1:电梯运行慢
焦点2:客户抱怨
焦点2:客户抱怨
路径
路径
根本问题不超过三个
人物 Who
能够提供相关意见的人员
相关问题的主要决策人
对问题负有义务或存在利害关系或起作用的人员
将要负责执行会议做出的决定的人员
提前确定各方时间,如有三分之一以上的人员缺席建议改期
为完成工作需要了解相关信息的人员
时间 When
时间:明确每个议程所需的时间(合理安排)
议程 What
会议议程安排,先讲什么,再讲什么(重要,容易,不尖锐)
地点 Where
类型 How
会议邀请
选与会议强相关的人员
会议主题明确
描述会议背景与目的
每个议程规划时间
与会者要求
会议附件提前发送
尽量提前,3天以上发送
参会注意
提前了解会议议题、议程、会议背景、目的
区分自己是必须参与还是可参与,并及时响应邀请
提前5分钟到会议现场
了解与自己和每个议程的相关性
会议策划流程
我要开会→明确会议目的和议题→获取目的
还有谁→确定与会相关方和时间→与会名单
预约会议室→发送会议邀请
小结
目的需明确、决策才准确、会前有准备、邀请需全备
没必要,无准备,不开会
会中(开场→过程→结束)
开场营造
开场营造
六顶思考帽:大幅提高会议效率的利器
六顶思考帽的诞生与使用
30分钟搞定3小时的会议
英国学者德博诺博士开发
西门子、IBM、杜邦、壳牌石油等跨国公司的高管都学习过这种思维方法
案例:举办奥运会
美国商人尤伯罗斯
改良六顶思考帽,个人承办了1984年的奥运会,并取得了1.5亿美元的巨额利润。
六顶思考帽图解
图解
不同颜色的帽子对应不同思维方式。来想象你面前有六个这样的人!
1. 戴蓝帽子的人:
组织者、领导者;
掌控全局,做事条理清晰;
人们常评价他:“只要他在就感觉大局在握了。
冷静的思考,焦点问题主题和目标,控制、监督与引导,小结、综诉、总结
偏题怎么办?
摁一摁:打断一下,我们现在是白帽时间
拉一拉:我们一会再谈这个话题
蓝帽三原则
1、焦点明确
2、技巧选择(什么时候用什么帽子)
3、时间控制
2、技巧选择(什么时候用什么帽子)
3、时间控制
2. 戴白帽子的人:
资料狂、数据狂;
没有情绪,甚至没有思想;
当你问他:“你有什么观点?”
他耸耸肩:不知道,我再给你看点资料你自己判断吧。”
他耸耸肩:不知道,我再给你看点资料你自己判断吧。”
客观事实、已知信息、当前状态、历史信息、数据、非情感信息
3. 戴绿帽子的人:
典型的创新者;
总能想到新想法、新视角;
过于创新,甚至缺乏逻辑;
过于创新,甚至缺乏逻辑;
绿色代表生机,绿帽思维则代表创造力,
人们常常评价他:“很能创新,甚至有点过于标新立异了。
产生新的想法和新的看待事务的方式
新的想法、建议和假设是什么?
我们还有其他方法做这件事情吗?
这些方案的优点是什么?
他们分别带来什么价值?
我们还有其他方法做这件事情吗?
这些方案的优点是什么?
他们分别带来什么价值?
面对这些困难的解决方案是什么?
还有其他什么办法做这件事情吗?
对此我们还能做其他什么事情?
什么方法可以克服我们遇到的困难?
对此我们还能做其他什么事情?
什么方法可以克服我们遇到的困难?
4. 戴黄帽子的人:
典型的乐观主义者;
充满希望,喜欢折腾;
爱好创新,不惧风险;
爱好创新,不惧风险;
人们常常评价他:“凡事过于乐观,可能会摔跟头哦。”
黄色代表阳光和乐观的,黄帽思维包含希望和正面思想积极寻找事物的闪光点
为什么可以做这件事情?
优点是什么?
这样做会带来哪些积极正面的影响?
优点是什么?
这样做会带来哪些积极正面的影响?
这么做面临的困难有哪些?
有哪些挑战(包括现有的和潜在的)
有哪些风险?
会遇到什么困难?
需要警惕的地方是什么?
5. 戴黑帽子的人:
典型的保守派;
看什么都危险充满;
他常常说:“这个想法很危险。”
人们常常评价他:“过度谨慎了,画个圈待在里面不出来,简直什么事都做不了。
黑色是阴沉、负面的。
黑帽思维考虑的事事物的负面因素,它是对事物的负面因素
进行逻辑判断和评估。
进行逻辑判断和评估。
它会起作用吗?
它的缺点是什么?
这样做会存在什么危险?
它的缺点是什么?
这样做会存在什么危险?
黑黄使用要点-“三不”
不过度
不单独使用
不开头就用
不单独使用
不开头就用
6. 戴红帽子的人
典型的感性思维者;
永远活在感性世界里;
她永远在说:“我有一个直觉……”
红色代表热情,情绪和感觉,
红帽思维代表情绪上的感受、直觉和预感,而不需要
任何的解释和修正
任何的解释和修正
我喜欢这个计划
我的预感告诉我,这个做法行得通
我不喜欢你们处理这件事情的方式
我的直觉告诉我,价格很快就会跌下来
我的预感告诉我,这个做法行得通
我不喜欢你们处理这件事情的方式
我的直觉告诉我,价格很快就会跌下来
红帽使用要点
短:简短
快:30秒
“任性”:无需解释
快:30秒
“任性”:无需解释
为什么六顶思考帽法这么有用?
我具备六种思维方式吗?
ü YES!
ü 每个人都具有六种思维方式。
ü 不同的人在不同思维特质上强弱差别很大。
ü 每个人都具有六种思维方式。
ü 不同的人在不同思维特质上强弱差别很大。
组合六种思维方式:思考更全面、客观、合理
每个参会者既保持了高度的思想一致,又保持了思维的多样性。
1、某些种类的思维特质比较弱,会被自己的情绪所阻碍。
举例:黄色拒接黑色保守派
2、六顶思考帽能屏蔽情绪上的不愉快
ü 只是用技巧,而不是变成另一种人;
ü 给自我保留了充分的安全空间;
ü 补全缺失的思维特质,消灭思维弱点。
ü 给自我保留了充分的安全空间;
ü 补全缺失的思维特质,消灭思维弱点。
六顶思考帽的应用案例
文化公司的内部会议
主营业务
品牌策划
产品营销
产品营销
问题
是否拓展业务
进军会务行业
进军会务行业
预计时长
下午三小时+
管理层加班讨论
管理层加班讨论
主持人
叶修
步骤如下
首先,所有人进入白帽子身份
1. 企业老总:陈述问题
2. 所有部门经理分享关键信息:业务量、业务类型……
3. 员工进行信息补充
2. 所有部门经理分享关键信息:业务量、业务类型……
3. 员工进行信息补充
常规顺序:白帽子通常放在第一位
接着,所有人进入绿帽子身份
所有人依次提出自己的可能解决方案
提醒员工:提出方案并不是越权
要求管理层:不要评价,从而减弱员工的焦虑
最终得到了3套完整方案:
1.全面进军会务行业;
2.只做部分行业的会务业务;
3.以及不参与会务行业。
2.只做部分行业的会务业务;
3.以及不参与会务行业。
依次进入黄色、黑色帽子身份
分别一起讨论不同方案的优点和缺点
列出表格,进行对比
所有人进入红帽子身份
所有人提出自己的感觉
问题:很多人说没感觉
解决方案:找两种人
老员工的直觉: 偏向隐藏的危险
新员工的直觉: 偏向可能的机会
所有人进入蓝帽子身份
进行内容总结,把3套方案的所有特征进行充分对比。
管理层进行共同决策,员工休息10min
决策完毕后,邀请所有员工投票,看是否支持决策
使用效果:
1、会议只用了1小时20分钟(原定3h+晚上加班)
2、所有人参与度得到提高
3、新业务使公司利润增长20%
4、公司运转效率提高
六顶思考帽的顺序与行动
六帽运用基本流程
白色帽子
陈述问题事实,反馈各种数据和信息
绿色帽子
提出各种可能的解决方案
黄色帽子
评估方案的优点,可能取得的成果
黑色帽子
评估方案的缺点,可能出现的问题
红色帽子
对方案进行直觉判断,描述自己的感觉
蓝色帽子
对方按进行总结,并作出决策
具体应用要点 以及 “六帽”误区
(1)上述顺序是一个常用的参考顺序,但绝对不是固定顺序。
也可以只有这四种内容
讨论到一半的时候会议出现了混乱,临时切换到蓝帽子的身份上去,维持秩序和控制流程。
在实际操作中,你会逐渐发现怎样调整顺序是比较适合自己的团队的。
(2)在会议当中,每个人都要使用所有颜色的帽子。
在同一时间,所有人都使用同一种思维方式。
错误理解:
这个人很有创造性,戴个绿帽;
那个人很谨慎,戴着黑帽……
举例
主持人说:现在戴上绿色帽子。则参会者全部都要进行创造性的思考
不管你的原始想法是什么,都要暂时放下,开始创造性的思维。
(3)最后的蓝色帽子身份下,可以进行共同的总结
一般交给最高领导进行
最终决策:
应该取得大多数人的认同;
否则将怀疑讨论过程中是否有遗漏。
分组使用六帽,小组内分人使用六帽都是错误使用
简单问题复杂化的讨论不适用,最后必须有结论输出
“六帽”使用要点
六顶思考帽使用总结:
比传统会议、单纯的头脑风暴会议更高效;
特别适合人多的会议。
如果你是
• 正在担任管理者
• 想要升职加薪
• 想要成为管理者
• 想要升职加薪
• 想要成为管理者
管理者的重要标准:
能否组织好团队会议、激发和发挥团队的集体智力
案例:
我主动提出要使用六顶思考帽进行会议。
成功组织了会议,大幅提高了效率。
老总对我的印象深刻,时常要求我来组织会议。
3个月不到,老总提拔我担任部门主管了。
小练习:
回顾一下自己部门平时的开会过程,思考会议是否高效?
如果按照六顶思考的流程,又该怎么开会呢?
会后(确认结果→会议记录)
如何结束会议
如何结束会议
会议记录
会议纪要
行动清单
会议总结要拍板、纪要使用公司版;纪要记录两天出、执行清晰没难处
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