电商商家售后工作流程图(可定制)
2022-05-21 11:33:13 0 举报
AI智能生成
适用于电商商家,售后岗位工作框架以及工作流程,任务要求。
作者其他创作
大纲/内容
后台端
售后订单
退款待处理/已拒绝/待收货
待处理订单1小时巡查一次并处理,无法当时操作的订单做好备注,已拒绝订单剩余2天内需跟进,待商家收货订单2天内需跟进,处理原则以货品目前状态为标准
平台介入单
介入订单未要求举证前当天必须有协商留言或结果,平台要求举证订单24小时内必须有举证动作,处理底线以商品目前状态为标准
发票申请
普票
联系客户确认抬头,电子/纸质(需地址及运费确认),并登记/转交转交财务
专票
联系客户确认抬头,地址,寄送费用,并登记/转交财务
评价管理
评价引导
此场景针对发生在接待环节的未评价订单,处理好客户的售后问题后引导客户进行五星评价,周期:随时
评价解释
针对负面评价,从商品/服务,物流送装等维度解释客户评价反馈的问题,周期为每天巡查1次,主管不定时安排做出解释
评价投诉
针对负面/广告评价,通过聊天纪录/评价内容了解评价真实度,并尝试投诉,减少负面,周期为每天处理。
投诉/维权
协商举证
小二协商
客户协商
供货商端
供应商发起
缺货/做单异常
厂商告知缺货单子,第一时间客户协商,错单通知做单人核准后回复供应商
损失协商
供应商原因导致的商品问题,送货不及时等,务必核实后确定
我司发起
下单(专人),撤单
下单务必填写正确信息,撤单时发出后跟进到底,确认商品去向后可操作撤单后的退款/换货等
定制,发货要求
定制单由下单人(接待人也可)负责全程信息录入并通知厂商;加急,等通知发货等动作需第一时间联系。确定后进行操作。
损失确认及补发
品质问题(含品质瑕疵)及错漏发问题,产生的补发,赔偿,配送等成本第一时间联系客户或物流拿到产品包装图片或视频(需带LOGO )与厂商确认,拿到回复后截图对话保存,在进行操作 !!!
配送商端
配送商发起
超区,停发,不可抗力(疫情等)
超区:包含物流超区,送装超区,第一时间跟客户联系协商增加超区费用,物流超区,客户实在不愿承担的,根据订单货款大致利润决定承担方或者承担比例,客户表示要加费用就不要了, 那么告知家装大件产品的退换规则,转为售后问题。
不可抗力:疫情管控等情况收到配送商反馈,第一时间与客户沟通协商,做好备注,回复配送商,若客户表示不要货了, 告知疫情是不可抗力,拒绝要货会产生退回费用,转为售后问题。
停发:此情况一般出现在货送物流商的时候出现,接到反馈第一时间联系客户告知原因,协商是等待后期发还是先退单
联系不上客户
配送反馈联系不上客户,第一时间在旺旺留言,通过客户支付宝/手机号尝试添加微信,后续联系上后第一时间索取正确联系方式,反馈给配送商。
丢件,破损
接到反馈商品丢失,第一时间联系客户解释能补发的补发,客户拒绝要货的话可以按常规退货处理,损失与物流确认后截对话内容保存
接到反馈商品破损,第一时间要求提供外包装以及实物破损图,确认是物流导致还是供应商的问题,联系客户协商维修/补配件等处理,产生的损失与责任方确认后截图对话内容
返货
针对客户返回的货品已经到达发货站点通知拉回的,第一时间通知厂商去拉回并确认正常,然后操作退换,若产品出现破损则与客户沟通清楚需扣除费用后处理。
我司发起
截单及返货
客户反馈不要货,第一时间联系物流确认货物状态 已装车的 告知客户已经在途中,此时退单将产生发出费用及拦截退回费用,接受后我司方可安排,未装车的通知撤单,厂商拉回,得到明确回复后方可处理客户退款
针对货物已在物流处或在途截回的货品,做好跟进记录,预计时间联系物流商确认货品是否回到,已回的货品联系厂商拉回并确认正常后处理,因客户原因返货产生的损失第一时间与客户确认,协商后客户不认可则按平台规则处理。
配送及上门
物流:客户咨询物流及送装,第一时间联系物流商确认货品位置并告知客户,若有延迟或异常情况,与客户解释获得谅解。
上门:涉及送装咨询,第一时间与物流确认到件,以及是否已安排师傅,确认上门时间,尽量通知师傅提前与客户协商,并告知客户目前情况。
商品异常/维保
异常1:送装后客户反馈送错,送少:第一时间与物流商确认货品是否符合订单,确认异常后第一时间与客户协商换,补,退等,并与物流商确认此异常产生的损失,截图对话保存,订单备注。
异常2:送装后客户反馈破损,瑕疵等,让客户提供外包装及产品照片视频,第一时间联系物流商确认破损责任方,并与责任方确认损失后截图保存,在联系客户沟通维修/补/换等操作。做好订单备注.
维保:客户发起的质保维修单,确认费用承担方之后联系物流/第三方下单(配件单/上门单),并与客户协商好处理时效。
在线客户
物流及送装
在线物流及送装参考配送商端我司发起的任务及要求
商品及服务
商品1:涉及错/少发,品质问题(含瑕疵),参考配送商端我司发起的任务及要求
商品2:定制规格/尺寸/外观等产品不提供(非影响常规使用外的)退换服务,仅提供维保服务(含付费服务),此类型售前客服已与客户商定, 未商定的定制商品产生损失由销售客服负责。维保服务参考配送商端我司发起的任务及要求。
维保服务:针对常规商品订单的售后保障服务,常见类型:维修/换配件,商定好维保费用承担方之后,参考配送商端我司发起的任务及要求。并做好情况备注。
售后退款/货
未点发货退款1:未做单/已做单确认未送物流,挽留客户失败的情况下处理参考供货商端我司发起的任务要求。并做好情况备注。
未点发货退款2:已做单,已送物流,挽留客户失败的情况下处理参考配送商端我司发起的任务要求。并做好情况备注。
已发货退款:发货后客户要求退款退货,先查询聊天确定情况,根据情况告知客户货物在途的退款会产生的损失,能挽留的第一时间挽留,客户强烈要求退的,告知客户面临的损失,客户同意则向物流商发起对应拦截申请,并跟进货品回厂状态。客户拒绝则按平台规则处理。并做好情况备注。
送装后退货:区分商家(含物流/厂商)原因,客户原因,了解客户真实意图,责任方归属商家的(如运输破损,商品质量问题),尽量挽留,归属客户本身的,先告知退货损失及风险,侧面挽留。所有无法挽留的客户按照平台规则处理。
发票及其他
客户要求开票:1:确认客户抬头,告知我们能提供的票种及送达方式(电子,纸质寄送,提醒客户货品签收确认订单之前发票暂时不要拿去报销。2通过登记表登记或在线发布任务给财务完成发票开具,并做好状态备注。
其它咨询:如开收据,金额定制,发票项目定制,等根据平台规则处理,请注意我司发票项目只能是:实际产品+送装/安装上门服务费 两项, 禁止定制,金额不可夸大。
留言任务
查询类
查询类任务参考在线客户任务及要求处理。并回复任务发起人,订单做好处理备注。需登记的做好登记。
操作类
操作类任务参考在线客户+后台端任务及要求处理。并回复任务发起人,订单做好处理备注。需登记的做好登记。
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