如何成为PPT高手?
2022-08-17 15:49:33 1192 举报AI智能生成
从思维开始重塑PPT能力
作者其他创作
大纲/内容
背景
为什么PPT越来越重要
人们越来越爱用“我给你看个东西”这样的句式来开始一次谈话
为什么你的PPT总是做不好
套用模板似乎成为了现代人做PPT的常规操作，选取模板后，就会习惯性地将自己的思路局限到模版已经给出的板块划分中，被模板“套路”
三等PPT看技能，技能新颖，观众看得有趣；二等PPT看逻辑（方式），逻辑舒服，观众看得进去；一等PPT看思维，思维睿智，观众看得信服。
PPT为演讲而生
当你制作一个PPT的时候，你不仅需要考虑“说”，更要考虑“演”，否则你手中的PPT就和Word文档没有什么区别
要求我们有故事化演绎的思维，将观点演化成吸引人的故事，利用PPT的视觉呈现将故事的情景构建出来，抓住观众的注意力
被认同是PPT的主要目的
PPT就是把一个人脑子里的惊叹号呈现在屏幕上然后放进观众脑子里的过程。
PPT制作者，更像产品经理
做PPT的过程就是一个完整的产品产出过程
你面对的观众是哪一类人？
他们需要你解决什么问题？
你的分享预期效果是怎么样的？
关系思维：快速和观众建立联系，获得共鸣与认可
关系思维主要是以目标对象为核心的思维方式
找到你的观众
做PPT时你最怕碰到的事是什么
根本没人关心没人看
做给谁看，谁就是你的观众
在开始制作PPT之前，观众就已经被清晰地划分出来了
做PPT的首要目的就是要把信息高效地传达给观众
不同类别的观众，关注点各不相同。如果PPT没有从观众的关注点切入话题的话，PPT的内容就很容易被忽视掉。
找到观众，是梳理PPT逻辑的依据
示例：华为Mate20在伦敦和上海的发布会的PPT
“接受美学”理论
每一个观众都有自己的期待视阈，多位观众也就是接受者的心理并不是真空的，而是早就有了预置的结构。这种预置结构由接受者以前的审美经验和生活经验决定。当它与作品的结构相撞击，才产生了观众对作品的评判
对于PPT的观众画像越准确，PPT内容就越能直达人心。因为观众是PPT的核心，观众思维应该贯穿PPT构思的始终。
了解观众需求
讨好型PPT主要分为两种情况
迎合所有人的需求，总想顾及所有人，但是结果却是谁也不满意
摸不清真实需求，什么都想传递给对方，但往往并不是对方想要的，以至于吃力不讨好
如何让观众听得进去
90%的受访者承认在会议中做白日梦，73%的受访者承认他们利用会议时间做其他工作
如何才能让人们注意力集中地听我们的内容呢？
所有的观众都更关心与自己相关的事，所以想要获得更高的关注，需要培养一项能力——同理心
我们需要让观众觉得我们在说的是跟他有关的事情
我们该如何将同理心运用到制作PPT中？
第一个方法，找到共同点
同理心就像一把尺子在帮你衡量内容与观众的距离，和观众的距离越短，你对观众的吸引力就越强
第二个方法，换位思考。
换位思考时要注意两点
第一，不能主观臆断，要真的从观众也就是你未来的目标接收者的视角去审查内容，最简单的方法就是约上不同身份的人，对你的PPT先进行内部评审，听一听别人的意见
第二，面对相同的观众不能一成不变，相同的观众例如时刻关注你的媒体、粉丝，或者身边的同事，他们可能见证了你每一次的变化。这种伴随式的观众，我们要善于迭代，每一次都要在之前PPT的基础上进行升级优化，否则内容的匮乏将令你很难一直成为观众眼中的焦点。
用PPT打造社交名片
如果说观众是梳理PPT逻辑的依据，那么企业（个人）的风格、文化就是将PPT内容拟人化的最终呈现结果
字体、图片、颜色、排版、背景，甚至是动画，这些PPT中的诸要素其实都是风格、文化的一种信息化呈现
如何将风格、文化与PPT融合？
第一，确认限制条件
有三种情况你可以打破内容的固有设定
第一，你的内容极其特殊
第二，你本身有极强的个性
三，你的观众属于特殊的圈层，有极高的包容度
第二，通过观众学会减法
做PPT的时候不能太多面，否则风格会看起来很凌乱
第三，将感觉和态度视觉化
找到一个符合我们态度的图片，反复应用，使其最终成为我们的符号。这也是打造人设的一个重要手段
PPT中字体运用
一个PPT中尽量不要多于三种字体
你的层级和标题可以通过字号的变化区分，当然字号的变化也不宜过多。
根据字体的分类，做出选择
衬线字体
在笔画开始和结束的地方都有明显的顿挫感，而且笔画的横竖粗细都有所不同
宋体、思源宋体、方正风雅宋、大标宋等等
无衬线字体
无衬线字体的笔画粗细均匀，没有明显的顿挫感
黑体、思源黑体、微软雅黑、苹方字体等等
预期思维：以结果为导向，打造演示场景
预期思维是一种以结果为导向，更加专注快速完成目标的思维方式
一切以结果为导向
正式制作PPT前，我们可以先做两步思考
第一步，设定你想要的最终结果
找到真正要达到的最终结果，有一个简单的方法，叫二次设问法
第二步，拆分成阶段性的结果
尝试3+1切分法来帮助自己确定合理的阶段性结果
任何最终结果都可以切分成3个关键结果和1个其他结果
获得持续可控的注意力
抓不住注意力的原因主要有三类
第一类，内容枯燥
第二类，内容冗长
第三类，讲述平淡
如何演示PPT才能更好地掌控观众的注意力呢
第一个方法，识别需求，引发共情
人在三种情况下会引发共情
痛点
讲直接影响他们利益的事情
痒点
观众内心的向往
爽点
猎奇或是意外都是爽点的一种体现方式
第二个方法，情绪递进，持续吸引
情绪才是触发人行为的最基本原因
要想PPT能触发观众的情绪，策划“感觉”要先于策划“内容”
第三个方法，改变节奏，加入转折点
久坐一定会让观众因疲劳而走神，这个时候就要加入一些人为设定的转折点
十分钟法则
为何自己的故事很难打动别人
其一，故事本身可能有问题
什么故事才算好
PPT演示中，好的故事需要具备三个要素
要有强代入感，吸引你的观众
强代入感的目的是让观众能快速地把自己代入到演示的主题内，为接下来的核心内容做好引入和铺垫
除了角色的代入，故事还需要细节描述的代入
用戏剧性的故事带动观众的情绪
故事的描述上一定要设计一些冲突和反差，让情节充满戏剧性，戏剧性的故事可以推动整个故事情节的发展，带动观众的情绪，持续吸引观众的注意力
要有明确的结论输出
在PPT中引用的故事，都需要围绕结果预期展开
找到一个好故事并不难，难的是所有在PPT中出现的故事都要围绕设想好的结论
其二，讲述故事的方式可能有问题
三段式整理法
一，结论
二，诱因
三，转折
其三，讲述故事的时机也很重要
开篇讲故事是为了代入情景
中间讲故事是为了更好地说服，让观众得出结论
结尾讲故事是为了气氛的升华，进一步激发观众的情绪
如何善用图片调动情绪
除了烘托情绪之外，图片实际上还有另外两个重要的功能
强调关键信息
强调价值观
用图片的时候最常见的2个问题
不会找图
搜到好图片，一般至少需要做到两点
找到优质的来源
用高品质的搜索引擎搜图
谷歌、必应
在付费图片网站搜图
海洛网、全景网、视觉中国以及视觉中国旗下以新闻类纪实图片著称的华盖网
在企业官方网站的信息中心搜图
选择一些高质量的免费网站
Life of Pix:www.lifeofpix.com
支持中文搜索的免费可商用图库
Pexels:www.pexels.com/
提供海量共享图片素材的网站，每周会定量更新，网站中上传的照片有专人在挑选，图片素材的质量较高
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超级好用的无背景素材图片网站，且可以免费使用
学会关联搜索
场景联想法
情绪联想法
多语种搜索
用不好图
分为三个阶段来进行训练
先用好一张图
什么才算一张好的图片
好的图片都有明确的主题，就是一张图里只有一个重点
善用图片的局部，就是通过放大和裁剪的方法，把不重要的东西删掉
用好图片组合
常用的图片组合
表现时间轴
表现戏剧性的反差和对比
巧用动画设置成为节奏大师
动画设置是PPT中最能体现出预期思维的功能
因为每一次动画的使用都会辅助演讲人带动现场的节奏。而节奏在很大程度上会引导观众的情绪，换句话说，我们要学会利用PPT的节奏直接给予观众一种强迫的心理效应
动画是为了更高效地演示，而不是一种炫技方式
它的设置逻辑只有两层
第一层是效果选择——页面切换效果和页面中元素的动画效果
切换效果
闪光效果
向好内容、惊喜
压碎效果
用于表示推翻或否定，同时还带有一定的情绪色彩
轰然坠落
把优秀的业绩用这个轰然坠落的动画效果展示出来
动画效果
缩放动画可以突出页面中的重点，帮助观众去注意重点内容
路径动画，则更善于表现和逻辑有关的内容，同时，它不仅支持编辑元素的出现，还支持编辑元素的消失
第二层是时间设置——是控制播放还是自动播放
自动播放
和现场的节奏相关
控制播放
动画的控制播放就是PPT独有的点击功能
时候加入点击是合适的呢
第一，引导观众聚焦多内容中的一点时
第二，解释复杂逻辑时
第三，需要转折时
第四，制造悬念时
第五，设问回答时
第六，需要再次吸引观众注意力时
简化思维：化繁为简，让信息高效传达
简化思维是以信息传达效率出发的思维方式，它可以帮助我们快速删除干扰信息，将复杂的内容简单化，传达最核心的信息
二八法则
当你在有限的时间里，有观众有限的注意力里，将20%的核心内容展示给他们，就能有效传达你的观点
在简化时，我们得注意以下几点
第一，简化一定不是单纯地减掉内容
第二，简化不是去掉个性，也不是要消除自己的精心设计
第三，简化不是把内容直接降维
PPT的留白
它不仅让文字、图形和色彩可以组合得更有艺术感，更重要的是它把信息简化到了极致，引导观众的视觉走向，让观众减少思考，用最简单的路径理解你要表达的内容
在PPT中为什么要留白
首先，留白可以更好地突出主体
有且只有一个视觉冲击中心，这时留白就变成了一个隐形的视觉路径，引导观众的关注走向
其次，留白可以让画面看起来更加简洁
用最少的色彩和最少的元素表达最完整的内容
再者，留白不是过度简化，也不是给观众留下更多思考空间，而是不要让观众想太多
让观众用最简单的路径理解你要表达的内容
留白的方式
第一种，去除干扰信息的留白
一个简洁的页面中，只有一个主体素材
第二种，对比留白
在一个简单的背景中，我们会有两种元素，并且运用视觉上的强烈对比来展示留白效果
第三种，巧用蒙版
在一张图片上盖上了一块有色玻璃
PPT的分合之道
评定PPT好坏的其中一个标准就是——接收率，就是观众接收到有效信息的程度
是什么降低了观众的接收率
其一，每一个单独页面内的信息过载
会降低观众的阅读欲望，还会影响观众对关键信息的理解，让他们分不清重点
其二，结构混乱
很多PPT通常只是对信息进行罗列，却不进行有效的分类，这既破坏了内容的逻辑性，也影响了PPT内容之间的关联度
想提高我们PPT的接收率
将内容进行分类，然后再按照我们的结构进行整合
分类
金字塔原则中的MECE分析法
第一步，明确目的
第二步，寻找合适的分类方式
过程法
过程法就是按照事情发展的时间、流程、程序，对信息进行逐一的分类
要素法
要素法则是把一个整体分成不同的构成部分，可以是从上到下、从外到内、从整体到局部
第三步，继续将内容细分，直至穷尽
第四步，确认分类准确，要进行遗漏和重复的排查
整合
随着我们观众的需求越来越被细分，如果想要吸引他们，就必须从他们的使用场景及需求来梳理PPT结构
结构化表达的工具——SCQA 模型
S是英文Situation的缩写，表示情景，也就是先找到观众熟悉的情景
C是Complication的缩写，表示冲突，要洞察到在同一背景下引发了怎样的矛盾，也就是我们说的痛点
Q是Question的缩写，表示问题，就是帮观众提出疑问，什么因素导致出现这样的矛盾
A是Answer的缩写，表示答案，给出可行性的解决方案
重复动作
PPT不仅需要在页面内容上进行简化，更需要在视觉呈现的效果上进行简化，而简化呈现效果最简便的方法就是做重复动作
静态呈现
第一种是颜色的重复使用
一个最简单粗暴的方式——选择你的企业的Logo颜色，用Logo中占比最大的颜色搭配黑、白、灰使用
第二种是版式的重复
居中版式
适合呈现连续性的金句，因为内容都是相同结构的短语或者短句
用于PPT的章节页，这种版式可以让观众清晰地分辨每一个演讲的阶段
左右版式
左图右文或者右图左文的版式经常被用来展示说明性的内容
左右版式还能呈现对比的效果。将左右两边分别放入相同类别的元素，就会让观众自然产生对比的感觉。
第三，设计元素的重复使用
线条、图形和图标
动态呈现
第一种，页面间的重复动画
相同排版的页面一定要选择相同的动画效果
第二种，页面内的重复动画
可视化技巧
让观众能看懂和能记住的前提是要让他们愿意看
常规类
常规类可视化包括了文字、数据、产品、品牌以及常见事物等内容的处理
数据的可视化，则是将枯燥的图表变成更加生动的柱状图、扇形图或者折线图等
文字的放大、缩小、明暗处理就是一种可视化。
动态类
动态内容首先符合两点要素
第一，由两个或两个以上的主体组成
第二，主题之间相互联系，而不是各自独立
检查可视化内容
一、是否过度简化
二、呈现方式是否恰当
传播思维：如何被观众理解、记住、分享
传播思维是从发布会的PPT中引申而来的一个思维模式
善用比较，缩短认知差距
好的传播需要先让观众理解内容，然后再进行传播
如何让他们准确理解，准确传播呢
比较
类比
第一，同一个事物上，用不同的维度进行类比
第二，在不同事物之间，找到同一维度进行类比
对比
人无我有
人有我优
人优我精
给PPT制造记忆点
制造记忆点就是把你的观点进一步打磨得更加清晰易懂，做好触发动作，告诉观众这就是你想要让他们记住并传播的内容
语言钉
出结论、下定义、提概念、做引用
视觉锤
可以通过语言钉内容的字体设计，来加深观众的记忆点
通过个性的视觉符号，用于自己的视觉锤
可以用图片刻画场景
围绕重点内容构建真实场景，让观众有代入感
让观众在特定场合下想起你，我们称作“随时唤醒”
成为观众心中的第一名
有三个方法可以帮助我们找到属于自己的“第一”
第一个方法，重新定义，创新概念
第二个方法，在细分领域成为“第一”
第三个方法，限定区间，利用动态数据对比，成为“之最”
基于长尾效应打造传播点
分享是人的天性，当我们遇到好玩的、好看的东西，就会忍不住要和周围的小伙伴分享。而主动分享，顾名思义就是，分享者在没有受到任何外部环境影响的情况下，自发性地分享内容的过程。
长尾效应
商业和文化的未来不在于热门产品，不在传统需求曲线的头部，而是在于需求曲线中那条无穷长的尾巴
传播点的设置主要有三大方法
第一，结合观众思维，根据观众的需求设置传播点
社交货币
如何制造社交货币
猎奇
找准圈层
找到关于这个圈层最关心的话题，以便更好地影响你的观众
诱因
如何制造诱因
内容日常化
环境刺激
情绪
观众对于重点内容的感知是滞后的，而最快速能感知到的就是情绪，所以我再次强调烘托情绪的重要性
公共性
引入一些公共性话题或是热点性话题。这样就更容易引起观众的公开讨论
实用价值
如何制造实用价值
干货分享
限时限量
故事
第二，根据预期思维找到传播的目的，并设置传播点
在做PPT的时候就要明确“我希望什么内容被观众传播”
第三，利用群体效应
从众的潜意识心理
羊群效应研究的是集体从众，而信息重叠研究的则是个体从众
刺激分享的创意方法
联想法
要找到内容表达的重心，用重心来找到思维的边界
找到联想对象
一定要抽离原始对象
一定要是观众可感知的
示例：三级火箭商业模式
第一步聚集用户流量
第二步就是将用户快速沉淀到一个商业场景下
第三级则是利用成熟的商业模式盈利
联想的结果是可以倒推的
角色换位
换一个角度，可能就会豁然开朗
第一个身份：广告策划
用场景化去做创意
第一个方向，是真实场景的还原
第二个方向，是虚拟场景辅助理解
带来超强的沉浸感，并产生共鸣
第二个身份：导演
内容的情节化
第一，为PPT设定一个拟人化的角色
拟人化的角色更具有亲和力
非常适合面对年轻观众
第二，将观众陌生的内容用线索去连接
为观众设定一个线索
设计思维：将PPT打造成最佳作品
从艺术的角度去考虑的思维模式
让数据不再枯燥
常见图形
和Excel不同，PPT中的数据图表，重点不在于数据本身，而在于通过数据的变化所呈现出来的问题，也就是让观众看到的结果
饼图
清楚地表示出各部分与总数、部分与部分之间的数量关系，呈现构成情况
如果数据本身差异较大，用同一色系就可以了；如果要着重凸显某一分区的数据，可以考虑使用差异较大的对比色，或者同一色系中的深色；如果还想对饼图的某一分区里的数据进行细分的话，就可以使用略微复杂的子母饼图
条形图和柱状图
同一维度的多组数据对比，分别为横向呈现和纵向呈现
数据很多的情况，建议用颜色突出关键部分的数据
折线图
反映一组数据的趋势变化，建议选择折线图
制作时要注意不要放太多的线条，尽量控制在四条以内，而且颜色上也要加以区分
雷达图
从不同维度对产品进行评价，而且要和市场上同类产品进行比较
散点图
两个数据变量之间是否存在相关性
创意方法
将数据展示与背景图相融合
将图片与数据的主体结合
搜狐新闻的数字之道
网易新闻的网易数读
我们不仅要善于引用数据，更要准确地将数据呈现在我们的画面中，搭配灵活的创意设计，用以辅助观众的审读和理解
认识色彩的捷径
想传递什么样的情绪，通常情况下都是通过颜色来控制
明确配色目标
确定好设计的目标，然后以此来确定正确的配色方向，提升配色与设计方向的准确性
PPT的色彩选择
三个基础颜色：黑色、白色、灰色
为PPT找到一个主色调
根据Logo确定主色调
根据行业确定主色调
根据外部环境来确定主色调
根据观众确定主色调
快速上手的排版“8字诀”
为什么很多人的PPT排版不好看
PPT版面的留白不够
没有仔细分析内容之间的层级关系，重点不明确
没有形成统一的排版规则
设计排版有四大原则
亲密原则
意思相关的内容排在一起，借助位置上的相互靠近
对齐原则
两个或者两个以上的元素，按照某条有形或者无形中的参照线进行排列
文本对齐
左对齐
最常见
居中对齐
文字较少的情况
右对齐
没有特殊情况，我们不会选择用它
两端对齐
在两行文本的展示下，我们很难发现它和左对齐的区别，如果文本内容超过两行，我比较建议选择用两端对齐的方式
分散对齐
文本框内所有文字左右两侧都呈现对齐，最后一行文字如果没有占满一行的话，文字的间距就会变得很大，好像字与字之间添加了空格一般
元素对齐
左对齐
水平居中
右对齐
顶端对齐
垂直居中
底端对齐
重复原则
刻意的重复，目的是为了让画面看起来更加统一
页面内的版式重复
页面之间的版式重复
对比原则
通过营造PPT页面中各类元素的差异，可以让页面结构更加清晰，观众一眼就能看到重点
一定不要畏首畏尾，既然要制造反差，对比就要明显
名为视频的PPT动画外挂
在PPT中也可以插入视频来代替动画的使用，这是一个可以瞬间提升PPT档次的捷径
视频有以下几点作用
可以当作背景，用来渲染氛围
设置步骤
铺好视频
叠加蒙版
三个原则
尽量不要出现明确的主体
画面明暗变化不要过大，否则透明度再低的蒙版都遮不住视频对观众的影响
视频的尺寸与PPT相匹配
流程演示，辅助观众理解PPT内容
如何让视频播放与演示相匹配呢
将视频进行拆分
给这些视频增加出现效果
按照自己演示的习惯，设置视频的出现形式
帮助观众进行复杂信息的转化
推荐几个视频素材的网站
VJshi
https://www.vjshi.com/
分类详细的素材网站，支持中文搜索
NewCGer
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特效类视频网站
站酷海洛
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需要付费购买里面的内容
Dreamstime
免费，不建议商用
别让屏幕限制了想象力
内容编辑区外部还具有很强的实用功能
可以设置“钉子”，固定内容编辑区
可以作为取色盘
演示屏幕的异形设计
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