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高效清单工作法：聪明人的无压时间管理手册

2022-07-28 19:46:37   0  举报

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AI智能生成

聪明人的无压时间管理手册

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职场知识

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大纲/内容

常用待办清单

◆ 2．“任务+开始日期+截止日期”清单

>> 随意的处理可能会抹杀掉我们的工作效率，因为我们很有可能在错误的时间完成错误的任务。

◆ 4．“3+2”法

>> 每天，你需选出要处理的5项任务（或者更好的方法是，你在前一天晚上选择它们）。大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。

>> 就个人而言，如果使用“3+2”法，我会这样做：把想到的每个项目写到主清单中。我会具体确定每个项目的范围，并设定具体目标。我将设定截止日期并添加任务的详细信息。每天晚上，我会为第二天选择三项大任务和两项小任务。

◆ 7．3-MIT法

>> 顾名思义，你可以在一天中选择并集中于3个高优先级的任务。无论发生什么，你必须完成这三件事。

>> 如果你正在拖延症中挣扎，经常被分心所困扰并且缺乏动力，那么开放式的任务管理方法并不是好的解决方案。规则明确且自由度较低的结构化方法可能更有用。

>> 每天只关注少量几个MIT是一种实用的想法。你可以把这个想法融合进自己的任务管理法中，作为设计清单的一部分。

◆ 10．GTD法

>> GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去，放进清单里面，它让每个项目都变成可操作的。当我们把项目写进主清单中时，要花时间根据项目的具体场景组织它们。我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置，同时每周进行一次回顾，以保持我们处理的是那些最重要的事。

>> 第二，它根据重要性将任务分离。GTD的一部分涉及创建“下一步行动”（next action）清单和“以后再说”（someday/maybe）清单。这两者都很有用：前者鼓励你继续推进重要工作，后者允许你捕捉可能具有价值的想法（当然，在确定这个想法的价值之前，你需要更仔细地进行考虑）。

>> 第三，GTD建议每周进行一次回顾。

>> 虽然为项目提供了情景并将它们放在清单之中，但你并没能将它们与特定目标联系起来。

>> 用任务管理来与惰性斗争的人需要更多的限制选择条件，而不是高自由度。

◆ 第2步：根据期望的结果确定任务

>> 我们努力的唯一理由是，这样做会让某个目标更可能实现。

>> 在运用待办事项清单的时候，让我们想想“内在动机”会带来什么影响。

>> 完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。

>> 仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。

维护待办清单系统的技巧

◆ 技巧1：建立“微任务”批处理清单

>> 微任务不属于你的日常待办事项清单。

>> 你的每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务（至少15分钟）

◆ 技巧3：按场景定义待办事项清单

>> 假设你正在负责截止日期迫在眉睫的高优先级项目，那么你应专注于那些推动该项目向前发展的任务（基于项目的场景）；假设现在是在下午，你的精力不够旺盛，那么你应该专注于偏体力而非脑力的工作（例如数据录入、整理桌面等），而不是进行分析工作或创造性工作（基于活动）；假设你在办公室里，那么你应专注于那些只能在办公室里才能完成的任务（基于地点）。

◆ 技巧4：进行每周回顾

>> 如何进行每周回顾？以下是基本步骤。

1．收集所有的待办事项清单。这包括你的主清单以及基于任务细节的清单。

2．对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中。

3．将新项目分解为单个任务。

4．根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。如有必要，创建新的基于任务细节的清单。

5．整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档。存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。

6．查看主清单和基于场景的清单。删除不再必要或不再重要的任务。

7．注意重要且紧急的任务。将它们标记为每日清单中的待办事项。

8．记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。

9．查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整。

10．为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期。

11．查看下周的日历。根据可用时间创建你的每日清单。

◆ 技巧5：更新你的目标清单

>> 它让你有所担当。当你知道想要实现的目标是什么时，你就会意识到自己做出的每一个决定都会产生影响，让你更接近目标还是离目标更远。

>> 我建议为清单中的每项任务设定一个具体目标。这样做的目的就是给自己一种行动的驱动力。当你知道完成某项特定任务是为了什么，并且这一目的与你最终想要达成的计划一致时，你就会变得专注，把它当作最高优先级事件去处理。

>> 1979年，哈佛大学MBA课程的毕业生被问及是否写下了自己的目标。84%的人承认他们没有具体的目标；13%的人称他们有目标，但没有写下来；只有3%的人写下了他们的目标以及实现目标的计划。1989年，采访者对这群毕业生进行了随访。他们注意到两个非同寻常的现象。

第一，有目标的那13%的人比没有目标的那84%的人挣得多；第二，写下目标的3%的人收入是没有写下目标的97%的人的10倍。

>> 在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变。如果有改变，就更新相应的记录。

◆ 技巧6：避免在方法论上犹豫不决

>> 我们探索了几种不错的创建待办事项清单的方法，着眼于发现它们最有价值的功能；紧接着我们再用其中一些功能来创建待办事项清单系统。

◆ 技巧7：构建适合你的系统

>> 有效系统的基本要素（例如截止日期、任务优先级、细节信息，以及当前任务和未来任务的分离）具有普遍价值，相比起来，其他方面则不那么重要。

◆ 技巧8：保持一致

>> 第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯。制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由。我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的。

>> 一两天的懈怠可能会产生雪球效应。一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天。

◆ 从“高效”轨道上掉下来怎么办

>> 保持系统顺利运行一方面需要养成新的习惯并持续地遵从，另一方面也需要有复原力且守规则。

>> 关键在于，在摔倒之后你选择了做什么事情。

◆ 第8章如何将日历整合到待办事项清单中

>> 有一种简单的方法可以避免这种结果：同步你的日历和待办事项清单。让日历告知你做出有关待办事项的决定所需的信息。

>> 1．在一天结束时，查看第二天的日历，以确定你何时参加会议、电话会议或其他不可用时间。2．预估你可以分配给待办事项的时间（别忘了留出午饭和休息时间）。此外，为可能出现的意外预留一部分时间（例如，你的老板和同事可能突然需要你的协助）。3．创建第二天的待办事项清单。你应该对每项任务所花费的时间有一个较好的估计（回想一下第5章中的第8步），然后根据自己的可用时间创建待办事项清单。4．把一天想象成一系列30分钟的时间块。1小时的会议将需要2个时间块，2小时的电话会议需要4个时间块，依此类推。在安排任务的时候，应在日历上把这些时段标记为不可用。5．在可用的时间区间内，具体安排待办事项究竟放在哪个时间段。

◆ 第10章关于有效待办事项清单的一点看法

>> 使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作。相反，使用它的目的是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上。

>> 提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。

◆ 译后记

>> 瑞·达利欧（Ray Dalio）有句名言：“改变并不只会让你的顺境变得更好，还会让你的逆境变得不那么糟糕，我至今仍然在不断学习，不断改变，并将一直这么做下去，因为就算我想躲避，痛苦也会找上我。”

◆ 前言

>> 缺乏合适的任务管理方法，我们的生活很容易失控。面对许多接近截止日期的重要项目[插图]，我们的压力将一路飙升；与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力资源。我们将会感到不知所措，因为清单已经超出了我们能力可及的范围。

>> “尽快行动”才是最重要的。

◆ 1．你误解了待办事项清单的目的

>> 待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。

>其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。

>> 其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。