EXCEL实用技巧+快捷键+常用函数
2022-08-27 21:54:12 2 举报AI智能生成
EXCEL实用技巧+快捷键+常用函数，方便实用。记录备查
作者其他创作
大纲/内容
实用快捷键
【Ctrl+1】显示 “单元格格式”对话框
【Ctrl+B】或【Ctrl+2】应用或取消加粗格式设置
【Ctrl+I】或【Ctrl+3】应用或取消倾斜格式的设置
【Ctrl+U】或【Ctrl+4】应用或取消下划线
【Ctrl+5】应用或删除删除线
【Ctrl+6】在隐藏对象、显示对象和显示对象占位符之间切换
【Ctrl+7】显示或隐藏 “常用”工具栏
【Ctrl+8】显示或隐藏大纲符号
【Ctrl+9】隐藏选定的行
【Ctrl+0】隐藏选定的列
【Ctrl+A】选择整个工作表。如果工作表包含数据，则按【Ctrl+A】将选择当前区域。再次按【Ctrl+A】将选择整个工作表。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，则会显示"函数参数"对话框。当插入点位于公式中某个函数名称的右边时，按【Ctrl+Shift+A】将会插入参数名称和括号。
【Ctrl+X】剪切选定的单元格。
【Ctrl+C】复制选定的单元格。
【Ctrl+V】在插入点处插入剪贴板的内容，并替换任何选定内容。只有在剪切或复制了对象、文本或单元格内容后，才能使用此快捷键。
【Ctrl+Y】重复上一个命令或操作（如有可能）。
【Ctrl+Z】使用【撤消】命令来撤消上一个命令或删除最后键入的条目。显示了自动更正智能标记时，按【Ctrl+Shift+Z】可使用【撤消】或【重复】命令撤消或恢复上一次自动更正操作。
【Ctrl+G】或【F5】显示【定位】对话框。
【Ctrl+T】普通表转超级表
【Ctrl+F】显示【查找】对话框。
【Ctrl+H】显示【查找和替换】对话框。
【Ctrl+P】显示【打印】对话框。
【Ctrl+箭头键】可移动到工作表中当前数据区域 （数据区域:包含数据的单元格区域，该区域周围为空白单元格或数据表边框。）的边缘。
【Ctrl+End】 可移至工作表上的最后一个单元格，即所使用的最下面一行与所使用的最右边一列的交汇单元格。如果光标位于编辑栏中，则按 Ctrl+End 会将光标移至文本的末尾。
【Ctrl+Enter】可使用当前条目填充选定的单元格区域。
【Ctrl+Home】可移到工作表的开头。
【Ctrl+空格键】可选择工作表中的整列。
【Shift+空格键】可选择工作表中的整行。
【Shift+F2】可编辑单元格批注。
【Ctrl+Shift+O】可选择所有包含批注的单元格。
【Shift+F3】将显示【插入函数】对话框。
【Shift+箭头键】可将单元格的选定范围扩大一个单元格。
【Ctrl+Shift+箭头键】可将单元格的选定范围扩展到活动单元格所在列或行中的最后一个非空单元格，或者如果下一个单元格为空，则将选定范围扩展到下一个非空单元格。
【Ctrl+Shift+End】可将单元格选定区域扩展到工作表上所使用的最后一个单元格（位于右下角）。如果光标位于编辑栏中，则按【Ctrl+Shift+End】可选择编辑栏中从光标所在位置到末尾处的所有文本，这不会影响编辑栏的高度。
【Ctrl+Shift+Home】可将单元格的选定范围扩展到工作表的开头。
【Alt+F1】或【F11】可创建当前范围中数据的图表。
【Alt+Enter】可在同一单元格中另起一个新行。
【F12】显示【另存为】对话框。
【Alt】在功能区上显示“按键提示”（新快捷方式）。例如，Alt、W，P 可将工作表切换到“页面视图”。
【箭头键】在工作表中上移、下移、左移或右移一个单元格。
【Backspace】在编辑栏中删除左边的一个字符，也可清除活动单元格的内容，在单元格编辑模式下，按该键将会删除插入点左边的字符。
【Delete】从选定单元格中删除单元格内容（数据和公式），而不会影响单元格格式或批注。在单元格编辑模式下，按该键将会删除插入点右边的字符。
【Enter】从单元格或编辑栏中完成单元格输入，并（默认）选择下面的单元格。在数据表单中，按该键可移动到下一条记录中的第一个字段。
【Esc】取消单元格或编辑栏中的输入。关闭打开的菜单或子菜单、对话框或消息窗口。
【Home】移到工作表中某一行的开头。
【Page Down】在工作表中下移一个屏幕。
【Page Up】在工作表中上移一个屏幕。
【空格键】在对话框中，执行选定按钮的操作，或者选中或清除复选框。
【Tab】在工作表中向右移动一个单元格，在受保护的工作表中，可在未锁定的单元格之间移动。
常用函数
IF函数条件判断
IF函数是最常用的判断类函数之一，能完成非此即彼的判断。
常规用法
IF(判断的条件,符合条件时的结果,不符合条件时的结果)
例子
IF函数多条件判断
常规用法
AND函数对两个条件判断，如果同时符合，IF函数返回“有”，否则为无。
=IF(AND(B2="生产",C2="主操"),"有","无")
例子
条件求和
常规用法
=SUMIF(条件区域,指定的求和条件,求和的区域)
如果D2:D5区域的班级等于F2单元格的“一班”，就对C2:C5单元格对应的区域求和。
例子
多条件求和
常规用法
=SUMIFS(求和的区域，条件区域1,指定的求和条件1,条件区域2,指定的求和条件2,……)
例子
如上图所示，要统计部门为生产,并且岗位为主操的补助总额。
条件计数
常规用法
COUNTIF函数统计条件区域中，符合指定条件的单元格个数。
=COUNTIF(条件区域,指定条件)
例子
=COUNTIF(B2:B12,E3)
多条件计数
常规用法
=COUNTIFS(条件区域1,指定条件1,条件区域2,指定条件2……)
例子
=COUNTIFS(B2:B9,F2,C2:C9,G2)
条件查找
常规用法
VLOOKUP函数一直是大众情人般的存在，函数的语法为：
VLOOKUP(要找谁,在哪儿找,返回第几列的内容,精确找还是近似找)
VLOOKUP(要找谁,在哪儿找,返回第几列的内容,精确找还是近似找)
注意点
1、第4参数一般用0（或FASLE）以精确匹配方式进行查找。
2、第3参数中的列号，不能理解为工作表中实际的列号，而是指定返回值在查找范围中的第几列。
3、如果查找值与数据区域关键字的数据类型不一致，会返回错误值#N/A。
4、查找值必须位于查询区域中的第一列。
2、第3参数中的列号，不能理解为工作表中实际的列号，而是指定返回值在查找范围中的第几列。
3、如果查找值与数据区域关键字的数据类型不一致，会返回错误值#N/A。
4、查找值必须位于查询区域中的第一列。
例子
如下图，要查询F5单元格中的员工姓名是什么职务。
=VLOOKUP(F5,B1:D10,2,0)
=VLOOKUP(F5,B1:D10,2,0)
多条件查找
常规用法
=LOOKUP(1,0/((条件区域1=条件1)*(条件区域2=条件2)),查询区域)
例子
如下图所示，要求查询部门为生产,并且岗位为主操的姓名。
公式为：=LOOKUP(1,0/((B2:B9=F2)*(C2:C9=G2)),A2:A9)
公式为：=LOOKUP(1,0/((B2:B9=F2)*(C2:C9=G2)),A2:A9)
计算文本算式
常规用法
要计算单元格中的文本算式，先单击第一个要输入公式的单元格，定义名称 ：
计算 = EVALUATE(C2)
然后在单元格中输入公式：
=计算
计算 = EVALUATE(C2)
然后在单元格中输入公式：
=计算
例子
合并多个单元格内容
常规用法
要连接合并多个单元格中的内容，可以使用&符号完成。
如下图，要合并A列的姓名和B列的电话号码，可以使用公式：
=A2&B$1&B2
如下图，要合并A列的姓名和B列的电话号码，可以使用公式：
=A2&B$1&B2
例子
FIND
实用操作
批量添加单位
利用单元格自定义格式功能，批量添加单位
选择需要设置的数据区域，然后按下快捷键【Ctrl+1】调出格式窗口，点击【自定义】在类型中输入0"kg"点击确定
例子
批量添加 kg
设置万元显示
利用单元格自定义格式功能，设置万元显示
选择需要设置的数据区域，然后按下快捷键【Ctrl+1】调出格式窗口，点击【自定义】在类型中输入0!.0,"万元"点击确定
例子
设置万元显示
在数字前面显示0
在数字前面显示0一般是用于数据对齐，或者设置编号之类的。设置方法也需要利用自定义单元格格式
选择数据区域，然后按下【Ctrl+1】调出格式设置窗口，随后点击自定义，在类型中输入000000然后点击确定，这样的话输入23就会显示为000023，也就是说你的数据是几位就设置几个0
例子
在数字前面显示0
设置手机号码显示格式
把手机号码设置为344的显示格式
只需要选中想要设置的数据区域，然后按下Ctrl+1调出格式窗口，点击自定义在类型中输入000-0000-0000点击确定即可
例子
设置手机号码显示格式
利用单元格自定义格式功能，还可以设置其他显示，请大家自己尝试。
快速制作动图图表
利用的是超级表和切片器
选择数据按下【Ctrl+T】把普通表转换为超级表，随后点击图表插入一个柱形图，紧接着在上方找到【表设置】点击【切片器】插入【姓名】的切片器，这样的话我就可以通过点击切片器中的姓名来快速切换图表，达到制作动态图表的效果
例子
快速制作动图图表
核对格式一样的表格
核对格式一样的两个数据表，最简单的方法就是利用选择性粘贴来核对
首先我们复制数据表1，然后点击数据表2对应的位置，点击鼠标右键找到选择性粘贴，随后找到运算选择减即可，如果结果为0就表示两表数据是一样的，结果不为0的就是差异数据
例子
核对格式一样的表格
禁止合并单元格
数据统计最烦的就是遇到合并单元。使用公式得到的往往是错误的结果
我们选中表格，然后按下Ctrl+T就可以将普通表转换为超级表，在超级表中合并单元格是无法使用的。
例子
禁止合并单元格
禁止输入重复数据
禁止输入重复的数据，我们利用的功能是数据验证
首先选择需要设置的数据区域，然后点击【数据】功能组找到数据验证，将【允许】设置为【自定义】随后在下方将公式设置为=COUNTIF(A:A,A4)=1，在这里A4就是第一个姓名的位置
例子
禁止输入重复数据
图片跟随表格变化
想让图片跟随表格变化，最简单的方法就是利用复制粘贴
首先选择数据表，然后复制一下，随后点击鼠标右键，点击选择性粘贴，找到其他粘贴选项，设置为带链接的图片即可
例子
图片跟随表格变化
批量添加下划线
添加的下划线，仅仅适用于打印，不可添加文字
首先我们在单元格中先输入一个空格，然后向下填充，随后按下【Ctrl+1】调出格式窗口，点击自定义，在类型中输入@*_然后点击确定，这样的话就可以批量生成下划线了
例子
批量添加下划线
批量运算（加减乘除）
选择性粘贴中的运算功能，比如在这里我们想要批量的为考核得分都增加5分
首先输入一个5，然后复制这个5，随后选择需要增加的数据区域，点击鼠标右键，在选择性粘贴中找到运算点击【加】即可
例子
批量运算（加减乘除）
取消合并批量填充
选择对应的数据区域把合并单元格先取消掉，随后按下快捷键【Ctrl+G】或【F5】调出定位，点击【定位条件】选择【空值】点击确定，这样的话就会选中空白单元格
紧接着在编辑栏中输入等于号，然后点击第一个数据，最后按下【Ctrl+Enter】就能实现批量填充数据了
例子
取消合并批量填充
限制数据长度
限制输入字符的长度需要使用数据验证这个功能，它可以在一定程度上提高数据录入的正确率，比如在我们想要设置仅仅只能在单元格中录入11位的数据
首先选择需要设置的数据区域，然后点击【数据】找到【数据验证】在允许中选择【文本长度】然后再选择【等于】，将长度设置为11点击确定即可
例子
限制数据长度
下拉菜单自动更新
制作的下拉菜单，当在数据源中新增数据的时候，下拉菜单是无法更新的，但是如果我们在制作下拉菜单之前，将数据按下Ctrl+T转换为超级表，然后再制作下拉菜单，这样的下拉菜单，当我们在数据源中新增数据，下拉菜单也是可以同步更新的
下拉菜单自动更新
自动填充公式
这也是超级表的一个特性，当我们按下【Ctrl+T】把普通表转换为超级表之后，在旁边输入公式，公式是可以自定向下填充的，非常的方便
自动填充公式
重复值高亮显示
表格中选中表格数据，将工具栏切换到数据选项下，点击设置高亮重复项
例子
重复值高亮显示
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