采购经理主要工作职责与内容总结
2022-10-20 15:38:42 3 举报AI智能生成
采购经理主要工作职责与内容总结
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大纲/内容
一、主要职能
1.及时掌握所需要的采购信息，保持良好的内部沟通
2.调查和掌握生产所用物料的供货渠道，寻找物料供应来源
3.建立供应商档案，与供应商联络，以防止紧急状况时找不到替代的供应商。
4.参考原料市场行情，要求供应商报价。
5. 对供应商的供应价格、材料质量、交货期等作出评估，了解公司主要物料的市场价格走势，制作采购文件，采购所需的物料。
6.按照采购合同协调供应商的交货期。
7.协助质量部门检查进厂物料的数量与质量。
8.协助物料控制部门对呆滞料与废料进行预防和处理。
二、质量保证协议作用及内容
1.质量保证协议的作用
①对供应商明确地提出质量要求，协议中规定的质量要求和检验、试验与抽样方法应得到双方认可和充分理解。
②通过与供应商的配合来保证采购产品的质量
2.质量保证协议的要求
①质量保证要求应得到双方认可，防止给今后的合作留下隐患
②质量保证协议应当明确检验的方法及要求
③质量保证协议上提出的质量要求应考虑成本和风险等方面的内容
3.质量保证协议中提出的质量保证要求可包括下列内容
①双方共同认可的产品标准
②由供应商实施质量管理体系，由公司第三方对供应商的质量体系进行评价
③本公司的接收检验方法（包括允收水准AQL的确定）
④供应商提交检验、试验数据记录
⑤由供应商进行全检或抽样检验与试验
⑥检验或试验依据的规程/规范
⑦使用的设备工具和工作条件，明确方法、设备、条件和人员技能方面的规定等。
三、降低采购成本的途径有哪些？
1.寻求更合适的供应商
2.寻找更可能代替的物料
3.改善采购技术，比如增加采购数量
4.改进原有设计
5.改善储运方法，降低库存
6.实行标准化采购
四、采购程序包括哪些内容？
1.制定并实施控制采购质量的程序，以确保对供应商供应的产品的质量控制
2.确保供应商准确地理解采购产品的要求
3.确保向合格的供应商进行采购。应评审每一个供应商提供合格产品的能力
4.应与供应商达成明确的质量保证协议，就验证方法达成明确的协议，以确保验证结果的统一
5.应与供应商制定解决质量问题的方法
6.应保存与接收的产品有关的质量记录和对采购进行控制的有关的质量记录，以利于及时解决和处理有关质量事宜
五、采购工作应如何具体实施
1.采购计划
①计划的目的是根据客户需求及生产能力制订采购计划，做好综合平衡，以便保证物料及时供应，同时降低库存及成本，减少急单。
②主要环节有：评估订单需求、计算订单容量、制定订单计划
2.供应商评估
①供应商评估的目的是满足采购对质量、成本、供应、服务等方面的要求。
②供应商评估的主要环节有：供应商评估的准备、初选供应商、试制、批量试验、确定供应商名单。
3.采购订单
①发送订单的目的是为生产部门提供合格的原材料和配件，同时对供应商群体绩效表现进行评价反馈。
②主要环节有：订单准备、选择供应商、签订合同、合同执行跟踪。
4.采购管理
①采购管理的主要目的是正确执行企业的采购原则。
②主要环节有：单据审批，包括计划、评估报告、订单合同、付款审核与批准。
六、如何准备采购订单计划
1.了解市场需求
任何一家生产型企业，要想制订较为准确的订单计划，首先必须熟知市场需求计划， 从市场需求的进一步分解中制订生产需求计划，再根据年度计划制订季度、月度计划。
2.了解生产需求
①为了利于理解生产物料需求，采购计划人员须熟知生产计划工艺常识
②物料需求计划来源于：生产计划、独立需求的预测、物料清单文件、库存文件
3.准备订单基本资料
①订单物料的供应商信息
②对同时有多家供应商的物料来说，每个供应商分摊的下单比例，该比例由采购人员进行协调
③订单周期，订单制订人员根据生产需求的物料项目，从信息系统中查询了解该物料的采购基本参数
4. 制订订单计划所需资料
①物料名称、需求数量、到货日期
②有时会附有市场需求计划、生产计划、订单基本资料等
七、物料清单文件是如何生成的？
1.物料清单是制造企业的核心文件，采购部门要根据物料清单确定采购计划，生产部门 要根据物料清单安排生产，财务部门要根据物料清单计算产品成本，计划部门要根据物 料清单确定物料的需求计划，其他销售、存储等部门都要用到物料清单
2.物料清单包含了构成产品的所有装配件、零部件和原材料信息，为编制物料需求计划 提供产品组成信息
3.企业物料清单应该由专职部门统一存放、维护、更新、管理，并建有物料清单数据 库，以保证物料清单的准确性、完整性和通用性，提高使用查询效率，应避免物料清单 由各部门各自存放的做法
4.零件清单的制定。由产品设计人员从产品设计图纸中提取数据生成该最终组成产品的 所有零部件及组件清单，形成产品的零件清单
八、怎样准备采购订单？
1.熟悉需求订单操作的物料项目
订单的种类很多，订单人员首先应熟悉订单计划，花时间去了解物料项目，花时间去了 解和料技术资料等：直接从国外采购可能获得较好的质量和较低的价格，但同时增加了 订单环节的操作难度，手续复杂,交货期长
2.比较/确认价格
采购人员有权力向供应商群体中价格最适当的供应商下达订单/合同,以维护企业的最大利益
3.确认需求材料的标准及数量
九、如何进行采购合同的跟踪？
1.跟踪工艺文件
①对任何外协件（需要供应商加工的物料）的采购，订单人员都应对提供给供应商的工艺文件进行跟踪
②如果发现供应商没有相关工艺文件，或者工艺文件有质量、货期问题，应及时提醒供应商修改
③要求供应商及时代货，如果不能保质、保量、准时供货，则要按照合同条款进行赔偿
2.个别供应商接到合同后就认为“大功告成”，必要时必须提醒供应商及时准备原材料，特别是对一些信誉差/合作少的供应商更要警惕
3.对于一次性/大开支的项目采购、设备采购、建筑采购等，为了保证货期、质量、 采购人员需要对加工过程进行监控，甚至要参加其加工过程的监理工作
4.总装及测试是产品生产的重要环节，需要采购人员有较好的专业背景和行业工作经验
5.采购人员可以通过电话方式了解物料的入库信息。对重要物料，采购人员最好去供应商现场考察。 对一些紧急物料，采购人员要进行全力跟踪；对长期持续稳定供应的供应商可以考虑免去合同跟踪环节
其他技能
有供应商寻源，招标/询价，至交付、验收及供应商绩效管理的全链能力及经验
具有优秀的沟通、谈判能力
有良好的职业道德和素养，诚信，适应变化并快速调整
优秀的业务统筹规划及管理能力，能制定和管理品类采购策略及流程，包含需求整合，采购模式及渠道确定，供应商结构布局及管理，交付效率提升及采购成本管控等
具有良好的团队合作精神，既能单打独斗、又能领队作战
任职条件
经济管理、采购管理等相关专业学历或职业技能学习
参加管理、合同、采购等方面的培训
5年以上采购或采购管理工作经验，熟悉相关行业的供应商情况
熟悉采购流程以及招标程序
应具备的能力
良好的职业道德，对企业忠诚，为企业争取最大利润
具有全局观，能把握供应链全局，找到更好的供应链
善于计算总成本和掌握采购技巧
敏锐的市场分析和判断能力;有良好的需求预测能力
具有团结协作精神
细心、认真、负责
对采购部门的管理与行政方面的责任
策略性规划，目的与目标的制定
制定操作制度，规则和流程
定期向高级管理层和公司有关部门汇报采购部的工作情况
分析并解决在采购审计报告中出现的问题
指定部门业绩评估标准并加以运用
设计操作性表单
对部门的预算进行控制和管理
聘用；管理；评估；提升甚至解雇部门员工
培训员工
解决员工工作问题
有影响力的工作
开发采购在财务和整体作用方面的策略
调整，控制及存储原物料
建立库存量与及时供货策略
解决库存矛盾
处理废弃或过剩的设备与物料
开发并实施标准化程序；改善流程；降低成本；规避成本以及成本的固定
进行新产品和改良产品或服务之间的协调
在数据预测和未来需求预计的基础上对采购与供应策略进行规划与执行
工作重点
制定采购谈判的策略和方案并加以实施
开发并提高采购与供应系统以及库存管理系统中的技术含量
处理质量问题，包括建立质量的测评标准，设立目标，提供质量问题的解决方案
同公司内部其它各功能部门建立并维持良好的关系
参与跨功能小组或多功能小组的活动
对公司采购和供应管理的政策和程序进行有益的宣传并提出建设性的改良建议
运用一些战术性的方法
收集产品和价格信息并与产品销售人员进行分享交谈
处理供应商的问讯，异议及要求
实施对小供应商的开发和扶植工程
职责
制定采购计划，是采购的决策者
审核采购需求
决定合适的采购方式
制定并确认产品说明书，操作手册和操作术语以及产品合格标准
分配，选择和维护潜在供应资源
负责竞标的准备工作和申请工作
对具有优势的投标进行评估
负责供应商的调查和实地勘察
利用评分制或预定标准来衡量供应商的绩效
检查供应商提供的样品， 对产品进行测试
采购合约与订单的起草，签发以及管理
根据需要采取相应的应急行动或进行后续跟踪
解决与供应商在合约上产生的分歧以及支付条款问题
负责并确保所采取的采购行为符合有关政策，法规和道德规范
定义
在那些企事业单位和非盈利机构中负责为组织采购物料，设备或服务的个体
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