外贸业务员每日工作清单分享
2022-10-21 15:42:03 4 举报AI智能生成
外贸业务员每日工作清单分享
作者其他创作
大纲/内容
工作职责
及时打样
要按客户的要求，书面详细列出打样单。
打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。
打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。
打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。
如涉及XX模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。
如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。
样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。
如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是预付还是到付，需请示经理，由经理决定。
总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。
精确报价
严格把握“核价单”，精确地报出美金销售价格。
一般情况下，核价单只要掌握两种就可
一种是“一般贸易核价单”
一种是“进料加工核价单”
核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到Excel的电子格式，而不是纸张打印件。
拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。
特别是要有能力看出明显的错误，如发现一个XX皮康纸的金额为5元，一个XX里布的用量为1米，应立即通知计划部，要求计划部立即改正错误。
当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。
业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。
利润=美金卖价X汇率X0.96-成本
销售利润率=利润÷（美金卖价X汇率）X100%
美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。
积极联系
积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。
样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。
树立理念
业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。
客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。
客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料-颜色搭配-做法”四个要素， 与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通），如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。
客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用1小时解决， 能1小时解决的，坚决不能用2小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过48个小时。
如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。
如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后， 客户在上班时间的4个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：
第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；
第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。
再三确认订单
中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。
显示发放范围的标准格式如下： “发：沈阿瑟（1）、张三（6）、李四（3）、王五（6）、钱六（5）、赵七（1）、李八（1），共23份。”
中文订单中应绝对杜绝模糊语言
如“与上次一样”、“与去年一样”、“有关部门”等等。
在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。
手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。
当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户30%定金到账，或信用证到手。
如定金或 信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知”。
职业素养
基本心态
1） 热爱外贸工作，永不放弃；
2） 站在客户的立场上想问题，做事情；
3） 勤奋工作，虚心学习；
4） 有良好的自信心，要有奋斗目标。
基本素质
1） 熟悉出口业务操作流程；
2） 书面英语过硬，口语良好，与客户能够进行业务沟通；
3） 熟悉常见的国际交往礼仪；
4） 熟悉日常的交际英文，接待客人显示出良好的修养和职业素质；
5） 熟悉常用的办公文件，例如：Word, excel, Photoshop, Powerpoint, Outlook, AutoCad等；能够使用传真机、复印机等办公设备；
6） 能够草拟标准的传真及信函，能够独立完成信用证的审核，根据信用证制定正确的出口单证；
7） 拨、接电话要显示良好的公司形象。
例如：
国内情景模拟：
拨通电话，你应该说：您好，我是xxxxxxxx有限公司外贸部的xxx，请问是XXX？然后切入正题。
接听电话，你应该说：xxxxxxx有限公司，您好，我是xxx，请问有什么能够帮助你的？
国外情景模拟：
拨通电话：Hello, this isxxx, from xxxx Co., Ltd. May I speak to Mr /ms xxx?
接听电话：Hello, this is xxxxx Co., Ltd. I’m alex. May I help you?
专业素质
1） 对本工厂的产品能够非常熟悉，对生产流程有详细的了解； 对产品品质能够准确作出判断；对产品的主要材料有一定的了解； 能够独立准备一份公司CATALOG供给人参考；能够草拟一份专业的报价单；熟悉工厂运营方式的组织机构构成。
2） 对竞争对手的产品有相当的了解；对整个从事的行业有一个正确的了解；对国外的同类产品有一个详细的了解。
3） 对相关的产品测试标准有完整的了解。
4） 能够从客人的语气里面，判断出客人的意图。
5） 能够对客人的来访提前做出接待安排；能够独立带领客人参观工厂；能够巧妙的回答客人的问题。
6） 对出口货物操作有实际的经验。
7）能够独立向客人介绍产品、公司，并且正确、专业的回答客人提出的问题。
8）对出口货物包装及标志能够有专业的设计观念，确保符合出口货物的需要。
9）对于国外正在执行的订单，要提供详细的生产计划通知单与生产部门及相关的部门。
优秀外贸员
对于那些想学好外贸的在校生，或者想刚进入有志于成为优秀外贸业务员的朋友，你们所需要做的是结合实际来学习课本知识，那怎样学呢？
广交朋友
他们是很好的导师，甚至比你们的老师还好，也许他们不会免费帮你。
你应该学会通过提高自己从而也可以给他们帮点忙，比如：寻找信息，翻译之类的。
常访论坛
你可以从论坛获得很多外贸精英的联系信息，要有双善于发现的眼睛。
投资于学习
留意有关国际贸易的最新流行的书籍。你需要投资于你的学习，这是值得的。
别局限于你的所谓的经典的教科书，而且你要能方便的上网和学习电脑技术。
即使你用不起手机，也要想办法弄台电脑，没有它，你将会被甩在后面。
电子商务
学校可能不教你电子商务知识，但是对于做外贸，那是必不可少的。
最重要的是，不断的思考，你才会发现你自己独特的方式。别人的意见只能作为参考。
职业要求
外贸业务员一般要求大专以上学历，贸易类、语言类、金融类相关专业
而 外销员从业资格证、 报关员资格证书、国际贸易单证员证书等相关资格证明则显得更为重要。
工作内容
外贸工作千头万绪，做为主心骨的业务人员，只有清晰地了解自己的工作内容，认识工作职责，才能更好地完成工作。
针对外贸业务人员日常工作，总结出以下十四个方面。
一、业务人员在国外采购商的询价，做出产品报价前，应了解客户基本信息，包括是否终端客户、年采购能力、消费区域，以及产品的用途、规格及质量要求，我公司是否能够生产等。 这项工作，随着外贸管理软件的研发应用，信息化工具的不断完善，已经能够自动化统计显示。外贸管理软件中，都具备这样的功能。
二、对于外商的邮件、传真，原则上在24小时内答复；特殊情况需要延期的，应及时向外商解释及大概需要的时间。 外贸业务员工作繁杂，询盘邮件众多，难免有遗忘的时候。但是随着外贸管理软件功能不断完善，系统能自动提醒业务人员： 哪些邮件未回复？哪些邮件已经多时未跟踪？这很好地起到了一个提示的作用。
三、对于外商的产品报价，原则上按照公司财务部门经核算后的价格表（外销）执行；公司财务部门根据市场状况及生产成本，定期进行核算，对产品价格进行调整。
四、对于定单数量较大，外商所能接受的价格低于我公司公布的价格的，业务人员应先上报部门经理批准实施；部门经理不能批复的，报总经理批准后实施。
五、对于C&F及CIF报价，需要我方办理运输、保险的或需要进行法定检验的等事项，业务人员应事先联系相关中介机构进行确定，选择中介机构应考虑业务熟练、服务效率高及收费合理。
六、对于外商的寄样要求，原则上要求到付；对于样品数额较大，原则上对方承担成本费用。在正式定单后，可以扣除成本及寄样费用。 特殊情况，如关系比较好的老客户，我方可以预付并免收样品，报部门经理批准后执行。费用较大的，可报总经理批准后执行。
七、对于外商需要打样的，业务人员应和生产部门协调，确保样品的质量及规格符合要求； 样品需要部门经理审核后寄出；外商对于产品有包装或唛头要求的，正式包装或印刷前需经外商确认。
八、付款方式上，原则上考虑前TT全部或部分作为定金，剩余见提单传真件付款，及全部短期信用证。 收汇银行和业务员负责对信用证做形式和内容的检查，发现差异的，应及时通知外商修改。信用证审查无误后，报部门经理复核。
九、原则上，公司在收到外商的全部货款、部分定金及信用证经复核无误后，开始安排生产计划，组织货源，进行生产。
十、在定单生产阶段，业务人员应到生产车间会同生产主管对产品生产进行监督、检查，发现问题及时解决； 或由部门经理协调解决，或部门经理上报总经理解决。严格把握产品的规格、质量、包装、生产时间符合同外商的约定。
十一、对于C&F、CIF价格条款的，业务人员应在生产结束前一周，安排好货代，确定定舱事宜；一般在船期前二日，安排装柜、运输。
十二、需要委托中介机构进行报关、商品法定检验、保险的，业务人员应及时准备相关资料交中介机构办理；办理过程中，业务人员可以协助。
十三、收汇方式为信用证的，业务人员必须细心操作，谨慎处理，注意单证的一致性，做到安全收汇。
十四、 全部收汇后，业务人员请对相关资料进行整理，将相关单据较财务部门及时外汇局、税务局办理核销、退税。 并注意对外商的售后服务，进行跟踪，以建立长期的可信赖合作伙伴关系。
工作细则
准备工作
营业助理复查上次该客户当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成，如未完成应速办妥。
(一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品，如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料，应即准备齐全，如有问题不能解决，应即向主管经理请示如何处理。
(二)营业助理须将客户所欲购的项目，应准备最新报价，以满足客户再订购的需要。
(三)营业助理应客户所需，代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络，不可有误。
(四)营业助理须通知装押助理，最迟于于客户来前一日办妥OOL。
(五)如需采购部有关科长配合准备工作者，营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。
客户接待工作
(一)如需到机场迎接，营业部助理应向总务科安排接机事宜，并应于飞机抵达前2小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前5分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。
(二)如客户需赴工厂察看，营业助理应事先与工厂联络，安排行程。
(三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。
客户来访接待
(一)赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
(二)如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室准备。
(三)如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。
客户来访接待
(一)赴机场或饭店接客户前，营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。
(二)如客户需要饮料、食品等，营业助理应通知样品室准备。
(三)如需采购部有关科长备询时，营业助理应事先通知待命。
客户接洽业务
(一)营业部经理及助理陪客户挑选样品。
(二)经客户挑选的有兴趣产品，营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材数，最近工厂价格。如有必要，得与有关科长协调报价。 如客户是以C&F或CIF条件采购者，应即计算所拟报单位数量的运费，如该产品客户以前曾购买者，则应记录前次厂价与卖价。
(三)与客户洽谈中，对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录，必要时画上该产品草图。
(四)如客户当日未能决定采购者，须待次日继续洽谈时，营业助理应将所挑选出来的样品，留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内，以免下次洽谈时重复挑选(保留期限不得超过一星期)。
(五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品，营业助理应嘱咐样品室归还原处。
(六)客户如有任何询问应即查核答复，如不能即时答复，亦应向客户说明原因并告以何时答复。
(七)与客户洽谈中，对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。
整理报价单
(一)应客户需要，将洽谈中感兴趣的产品，营业助理与采购部有关科长协调整理报价单，经主管理经理核阅后打出交给客户。
(二)客户订购产品，营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当，呈主管经理阅后，扫报价单所规定份数增加二份。如是C&F或CIF时，报价单上的材数不予打出。
(三)营业助理，应即核对报价单是否与底稿相符，如有错误即自行修改确实无误，然后抽出一份报价单请示经理后，开国内订单，连同国内订单装运联一并交装押助理。
(四)所有寄国外信件，报价单若其他一切文件须由营业助理核对，并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期，送交主管经理发出，但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。
开国内订单
营业助理应时常查核自存的报价单，并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单， 并在存档报价单及资料卡或PRICE LIST上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。
(一)订单上唛头可采用下列方式：
1.刻章
2.打字
3.由营业助理书写清楚
工作职责
负责产品出口物流、单证制作
联系贷代安排出口订舱，联系海关、商检局等相关部门，保证货物的正常出口，领取原产地证专用单据
协助外贸销售人员处理有关产品包装、运输等方面的客户投诉
协助外贸销售人员跟踪内部生产、订单协调、货物跟踪等事项
业务心得
学会如何更好地与人沟通
方法很重要
学会学习专业知识与实际结合，提高素质能力
学会怎么去面对压力以及突发事件
不要过分向有意愿的客户吹嘘现有的业绩
报价要有技巧
到客人讯盘时要及时回复
生意上的sense必不可少
不要轻易的对客人说“不”
谈判中的技巧
良好的竞技心态
推销自己
推销公司
摸清客户的心理
个人素质能力
诚实
热情
耐心
自信心
业务能力
对公司和产品一定要很熟悉
定位市场方向和产品方向
抓重点客户和跟踪客户
懂得不同市场的不同需求
对市场的了解
对目标市场的了解
对竞争对手的了解
业务技巧
如何取得订单
处理订单
要长期维护客户，做好售后服务
开发外贸客户的方法
展会
开发信
社交媒体
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工作内容
与客户保持联系
按客户要求，安排样品打样
确认报价与交期
采购
大货生产
全程跟踪大货生产的各个过程，有任何问题都要出面处理
出货
催货款
客户来参观或查货负责接待
其它理论上来说不属于你的工作范围又落到你头上的工作
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