行政专员岗位工作职责清单
2022-10-21 17:11:11 3 举报AI智能生成
行政专员岗位工作职责清单
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大纲/内容
概念
行政专员是每个公司所必须具备的岗位，协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作
助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划
协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理
协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务
协助承办公司相关法律事务；参与公司绩效管理、考勤、采购事务等工作
公司经营事务的管理和执行工作
具备素质
1. 工作态度：必须对企业的背景、企业所在行业及市场的定位、企业行政管理系统及企业文化有所了解。
2. 工作技能：有电脑、外语、文笔、沟通技能、时间管理、压力管理、情绪管理等方面的能力。
3. 业绩方面：领悟上级主管的意图，工作高效率，有服务意识，工作环节“零缺陷”。
4.跟上公司的主旋律，注意公司的发展趋势；
5.寻求晋升空间，行政工作不是你最终想要的，积累了一定的经验，可以设法让自己能够胜任更重要的职位，让老板赏识你；
6.及时充电，你喜欢什么想学什么，那就马上行动，买些书或者去图书馆看些书，这对自己是有百益而无一害；
7.学历并不代表能力，要适当地改造自己。一开始的形象有好有坏，你可以多问下别人的看法，试着改变自己；
8.有责任心，了解公司的企业文化，有创新意识。责任心固然重要，但工作的效率也很重要，所以时刻准备挑战工作出现的难题，想问题要全面；
9.制定工作和学习计划，规划自己的人生；
10.了解各部门的特点和习惯，针对性地做好材料的准备和沟通工作，可以加速公司决策的进度。行政专员对员工要尽量关心和帮助，同样老板其实也是普通人，人总会有不适，人总会有脾气，我们应该给予谅解。
会务安排
具有较强的时间管理能力；
优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；
良好的中英文写作、口语、阅读能力；
熟练使用办公软件；
熟练使用操作办公自动化设备。
态度:
工作细致认真，谨慎细心，责任心强；
具有很强的人际沟通、协调能力，团队意识强。
能力要求
管理工作
制度建立与完善
根据公司发展的实际情况，制定出合乎企业现状的规章制度，知会各部门及人员，收集合理化建议
在企业发展中及时调整和完善，使制度更加规范和合理，提高制度的可执行性和有效性，切实可行地提高员工工作主动性和规范性
部门沟通与人员协调
了解近期的工作重点、业务要点及管理方面的思想。准确理解公司领导意图、做好上情下达的工作
以主动谦虚的态度与其他部门人员充分沟通，尽可能及时了解各项业务的进展情况，并将信息及时整理反馈给公司领导，有效地协助上级推进工作
在日常的工作中，注意与其它部门和同事的协作，协调与各部门之间的关系，建立服务意识
绩效考核
全面了解，评估员工工作绩效，发现优秀人才，提高公司工作效率，考核范围为公司全体员工
考核原则是通过考核全面评价员工的各项工作表现，使员工了解自己的工作表现与取得报酬、待遇的关系，获得努力向上、改善工作的动力
使员工有机会参与公司管理程序，发表自己的意见。考核目的、考核对象、考核时间、考核指标体系、考核形式应相匹配
以岗位职责为主要依据，坚持上下结合，左右结合，定性与定量考核相结合。考核可采取上级评议、同级同事评议、自我鉴定、下级评议、外部客户评议等
事务处理
接听电话接待来访
接听电话要使用文明用语，语言应亲切简练、礼貌、和气，公话严禁私用，一律不得拨打信息台
对来访者要使用文明用语，热情接待，要认真倾听来访者的叙述。如未能及时有效地解决，应做好相应的记录并跟进落实
文件制发及档案管理
文件制发后应将文件内容传达到应周知的相关部门和人员，并督导落实
文件制发后，应先分类整理再按要求进行归档，公司内部综合类档案原则上以半年为周期进行建档
公司档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理；维护档案的完整与安全；便于公司和社会对档案的有效利用
例会组织与纪要
按要求安排好人员的座次及发言顺序，发言要短小精悍，有效地利用时间，讨论实质性的问题。与会人员均应将手机设置为会议状态
日常制度监管
在现有的管理模式中，加大行政督导的执行力度，有效地实施行政制度及监管，及时调整管理方式、方法，建立和谐的工作氛围与高效运作的工作效率
外部沟通
政府职能部门沟通
作为公司与政府部门沟通的窗口，我们应以热忱态度与政府部门建立起真诚信任的关系，端正自己的位置，灵活处理
合作伙伴沟通
注意多方了解与业务相关的事务，以做到准确理解对方的意图、帮助进行有效的沟通与传达，但在处理事务时注意以公司利益为重
注重礼尚往来
岗位职责
1.在行政总监的领导下,负责公司的行政后勤工作,安全保卫和消防管理工作,创造舒适、优美、整洁的工作生活环境；
2.负责公司的食堂管理、宿舍管理、环境卫生管理、绿化管理、厂房管理、基建工程管理和房屋修缮、装修管理等综合事务工作；
3.负责公司资产管理、办公用品和劳保用品的管理工作,避免公司资产流失和浪费；
4.全面负责公司守卫管理工作，包括守卫值班、公司治安状况、消防安全及公司重大活动的安全保卫工作，确保公司人员、财产的安全；
5.负责公司各项规章制度的推行，执行与追综，维护公司各项规章制度的权威；
6.负责公司车辆的管理和司机的管理工作，包括车辆调度、使用、维护保养，确保车辆及人身的安全；
7.负责公司办公楼的日常管理工作和综合服务工作,确保后勤保障到位,工作顺畅和环境优雅；
8.负责对公司突发事件的处理工作，协助公司处理各项突发事件；
9.负责做好各种自然灾害的预防和处理工作，确保安全；
10.负责公司各部门的办公秩序和纪律状况，确保工作正常有序无违纪现象；
11.配合工务课进行内部维修的管理，保障各部门正常开展各项工作；
12.完成上级交办行政主管的各项工作。
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