房地产公司管理制度框架总结
2022-10-27 09:39:09 0 举报AI智能生成
房地产公司管理制度框架总结
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大纲/内容
合同管理基本要求
合同订立基本要求
合法合规，公平诚信，合乎公司利益，无损国家、公共利益
先申请、后谈判，先审查、后签章，充分征询专业部门意见
合同应事先、书面签订
应使用示范文本（除对方为行政机关、垄断行业）
所有附件、清单、图标等一并报审
各部门职责
风控条线
规范、指导合同管理工作，拟定合同管理规章制度
参与谈判
审查合同
参与合同争议的调解、仲裁和诉讼活动
组织合同管理法律、法规培训
根据需求拟定、修订合同范本
行政条线
保管合同章，盖章
确定合同编号规则，审核合同编号，管理合同评审表
建立合同档案，登录、统计、保管合同
财务部
贯彻执行财经法规，制定/修订合同管理相关的财务管理制度
参与拟定合同管理制度
对合同中的涉财务问题进行审核
付款方式、付款金额、汇率、税务等
审批合同，提供参考意见
支付策略
资金的有效利用率
违约处罚金额等
按审批流程支付合同款项
对合同订立、履行情况进行监督检查
合约部
牵头开展工程类合同标准化工作
制定合同标准化推进计划
拟定工程类合同模板
根据情况调整合同模板，持续完善
组织协调各部门全面审核工程类合同，重点为
计价
清单
预算
支付
结算
其他成本相关条款
协助合同经办部门处理建安工程造价纠纷
参与拟定合同管理规章制度
合同经办部门：指负责引入合同相对方，与合同相对方协商合同条款，发起合同审批流程的部门
负责合同相对方基础事项的审查
主体资格
资信状况
履约能力等
负责商务谈判、草拟合同，确保合同的可操作性
重大非示范文本合同发起流程前，向有关职能部门作书面《合同交底》
签约背景
合同主要内容
交易模式
计价方式
合同文本
合同风险
负责送审合同初稿，根据意见修改合同，发起审批流程
负责本部门合同归档管理，建立合同台账，进行合同编号
负责合同履行中
质量、时间、费用监控
变更、解除、争议解决
负责供应商管理
引入、评估、培养、分类分级等
合同相关部门：区域中心各部门
负责协同经办部门做好合同订立、履行等业务相关工作
合同订立与履行
合同谈判
经办部门/经办人先审查、确认合同相对方基础事项，如不满足，不应签订合同
主体资格合法性资料
要能独立承担民事责任
审查合同标的应符合当事人经营范围
涉及专营许可的，还要具备相应许可、登记、资质证书或市场准入证明
应具有履约能力
必要时可要求对方出具近期资产负债表、资金证明、验资报告等文件
应具有履约信用
过去3年重合同、重信用，无违约
现时未涉及重大经济纠纷或重大经济犯罪案件
如由代理人代签
应出具法定代表人身份证明、委托书、代理人身份证明
经办人/谈判人应将上述文件原件存档
如需其他专业部门参与合同谈判，至少提前1个工作日
提供相应谈判背景材料、信息
重大合同谈判，应有法务人员或法律顾问参加
各业务部门应按制度要求建立合作方评价体系
建立合作方名录，用以甄选合作方
合同内容
合同必须具备的主要条款
当事人名称、住所
合同抬头、落款、合同专用章及资信情况载明的当事人名称、住所应保持一致
明确标的、数量、质量、价款、支付方式、履行期限、地点、方式，并明确资金往来的银行账户信息
明确违约责任
违约金数额
支付方式
补救措施等
明确送达方式
争议解决办法
应约定为我方公司所在地法院管辖，2种方式
1.直接约定由公司所在地法院管辖
2.约定由合同签订地法院管辖，并在合同末尾注明合同签订地为公司地址
如为涉外合同
约定币种、汇率
如为设计制作类合同
尽量约定著作权、商标权等知识产权归公司所有
如涉及知识产权
在广告设计制作合同中尽可能约定相关著作权、商标权等知识产权归属我司
如涉及商业秘密
订立保密条款、保密责任
如涉及担保性质（对方担保或我方担保）的合同/条款
应经财务部审核，并按集团制度办理相关手续
合同审查
基本要求
经办部门按合同审批流程发起合同审批
经办部门应注意
条款完整，内容具体，用语准确
不得出现空白待定事项
修订处应以明显字体或符号标注
审核部门应注意
可要求经办人提供与合同相关的补充证明材料
审核意见明确、具体，意见明确标注
各部门审核顺序
经办部门自审
可行性、技术性、安全性
财务部审核
资金、资产合法性；价款、酬金、结算的合法性、合理性；担保、索赔条款的合法合规性等
风控条线审核
合法性
严密性
审核部门审核意见齐备，且已按审核意见修改，审批流程齐全
合同签订时间等
合同送审具体流程
线下会审
范本优先
已有示范文本的
填写后提交流程即可，无需线下沟通
没有/未采用示范文本的
1.事先说明情况，经审核人确认
2.进行合同交底（签约背景、主要内容、主要风险）
采用对方格式文本的
1.限于政府、垄断性企业或绿地集团提供的格式文本
2.提前说明对方不允许修改合同
依次提交审核
先财务，后法务
未经顺序审核并定稿的直接退回
文本格式规范
应以word修订模式进行报送
名称按“绿地集团+重庆+项目名称+合同事项+合同/协议/补充协议”
注意调整文本格式，标注页码amp;
每页均标注总页数及页码，包括附件
合同正文与附件连续标注页码amp;
如不连号
需合同前加目录页，写明独立编页部分内容及每部分页数
审核过程
经办人提交合同草案，说明业务实情——审核人提出审核意见——经办人与合同相对方沟通——向审核人反馈、沟通确认
公司领导如仍有异议——经办人组织修订文本——重新提交审核
OA流程
上传经相关部门审核修订后的定稿，清洁版word文本
上传决策支持性文件，如
营销类——相关立项审批表、合作供方确定审批表、供方报价清单
品牌活动类——品牌活动OA审批流程
工程技术类——中标文件/定标文件、比价流程、工程清单——无法提供比价或定标文件的应在流程中备注
产业战略合作类——资源方介绍
招商租赁类——承租人证照、呈报审批表
如审核人在流程中提出新的修改意见
经办人打印前应与审核人再次沟通确认
禁止事项
禁止为规避审批权限而拆分合同
禁止通过用印流程规避合同审批流程
合同签订
经办部门/经办人
1.注意调整文本格式，标注页码amp;
每页均标注总页数及页码，包括附件
合同正文与附件连续标注页码amp;
如不连号
需合同前加目录页，写明独立编页部分内容及每部分页数
2.打印合同审批表、定稿合同和合同附件
3.在合同审批表上备注“用印文本与定稿文本一致”，并签署姓名、日期
4.合同文本末尾处：经本人及部门负责人签字
5.原则上合同相对方先盖章
6.用印需留存一份原件及合同审批表于印章管理处，并登记《合同原件交接单台账》
7.用印后做好合同编号、台账及归档工作
其他
如涉及保密性质的合同，保证最小范围传阅
国家规定须经专门机关批准/登记/签证的合同，应按规定审批/登记/签证
印章管理员
核对合同是否按照OA流程中审批人员修改意见进行修改
用印规范
合同应加盖合同专用章（除政府、垄断行业的特殊要求外）
2页及以上合同应加盖骑缝章
合同修改、增删处应加盖合同专用章
合同履行及检查
责任部门——合同经办部门
应对合同履行的全过程负责
包括确保、监督合同履行、争议解决、生效判决履行等
出现争议，组织相关部门共商处理意见
做好履行过程中的证据保全，并归入合同档案
履行过程中的书面函件及票据
对方不完全履约的相关证据
及时发送书面函件
留存送达对方的书面证据
对方来函谨慎签收，需回复的及时回函
遇到可能给公司造成损失的紧急情况
及时采取止损措施，并向领导报告
合同履行完毕
在台账中做好记录备查
合同档案管理
各存档部门建立规范的合同台账，做好登记、更新工作
妥善保管5年以上，不得遗失
严格按照档案管理要求的份数存档
合同变更/解除/争议解决
合同的变更
合同不得随意变更、解除
变更前须进行充分的经济、技术论证
变更前须进行充分的经济、技术论证
若变更将导致已完工成果的毁损灭失，应对已完工成果进行核实
子主题
合同的解除
应签订书面补充协议
对方违约的——经办部门及时以书面形式通知对方——同时追究对方违约责任
对方要求解除的——经办部门进行风险评估，采取应对措施——及时书面回复意见——协商解除
签订流程与订立流程相同，补充协议应与原合同随同存档
合同争议解决
总原则：保证合同目标的前提下妥善解决争议
协商解决争议的——由各方授权人员签署书面文件
解决方式
协商解决——由各方授权人员签署书面文件
变更合同——按前述合同变更要求执行
移交法务诉讼——按《诉讼管理流程》处理
违反合同管理制度的处罚
合同经办人未按审批意见修订合同文本，或未在合同签署页上签字——按50元/处/次罚款——违规3次及以上，进行通报批评
未造成明显损失——上报公司视情况轻重进行通报、罚款、降级等处罚
造成损失/其他不良后果——按《事业部责任追究制度》追责
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