会议会务注意事情、流程清单SOP
2022-10-27 16:57:23 3 举报AI智能生成
会议会务注意事情、流程清单SOP
作者其他创作
大纲/内容
会议会务工作流程清单
环节
工作模块
工作任务
具体内容
责任人
时间节点
是否完成
会议确认
会议事由确定
会议名称
会议时间
会议地点
会议室预订
根据会议形式及人数预订会议室
与会人员
确定与会人员类别及邮件发送地址
会议议程
明确列明会议各项议题及时间、形式、主讲人等
确定酒店
根据与会人员的类别确定房间预订的类型，提前致电酒店人员做好准备
会议前期准备
准备会议
明确人员分工
将具体人员分工填入此表
资料
准备与收集
电子版资料，包括会议议程、会议指引（外部）、回执、会议使用文档初稿（Word/Excel/PPT等）
会议通知
撰写通知
附：资料（参见上一行）
回执收集
确定参会人员信息
确定与会人数、姓名、性别、职务、联络方式
整理通讯录
（内容同上）
资料
准备与收集
电子版资料，包括会议使用文档正式版、会务指引（内部）、通讯录、签到表
储存
确定会议用电脑，将所有需要展示的资料储存到一定的文件夹，并告知相关人员
印刷
联系印刷厂，确定价格、印刷完成及送货时间
打印
列出打印清单及打印份数
装订
将文件整理装入资料袋
发放
发送邮件
住宿
酒店预订
联系酒店，确定房间类型及个数，询问酒店是否包括早餐
接机
接机
确定接机人员名单、联络方式及航班到达时间
预订车辆
餐饮
就餐形式、地点确定
公司食堂：填写客餐申请单并交食堂人员
外面餐馆：餐馆预订、提前到现场踩点、点菜、车辆预订、酒水准备
茶点：填写客餐申请单并交食堂人员，通知物业人员安排茶点摆放处
文具
文具准备及领取
准备好笔、本、荧光笔、草稿纸、白板笔、白板纸、激光笔、录音笔、代表证
会场
会议室预订
投影、白板、横幅、背景墙、欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水
会场布置
桌椅摆放；文具摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌是否到位
摄影
摄影联系
与总办专业人员联系摄影事宜
自备数码相机
会议现场抓拍用
回程安排
回程机票预订
回程人员姓名、航班；联系前台确认出票
礼品
会议礼品预订
若有需要，提前确定赠送礼品样式及数量，联系总办叶穗芬协助
会后活动安排
活动地点及人数
联系活动场所，车辆预订
人员报到
人员报到
直接前往酒店报到
资料发放
包括会议材料、代表证等
会议第一天工作【X月X日】
设备
设备就绪
检查会议使用电脑、投影设备、音响设备、网线等是否就绪
3.0
6:30--8:00
会场
检查会场情况
桌椅摆放；文具及资料摆放；横幅悬挂；欢迎牌、指引牌、座位牌、茶水、礼品是否到位
3.0
专家会议指引
会议地点指引
指引与会人员到会议地点参加会议
4.0
8:20-8:40
电脑与网络
笔记本电脑使用协助
查看会场中携带笔记本人数，是否需要充电器，网线等,通知物业管理处接待人员协助
1.0
9:00-11:30
茶水
茶水供给到位
接待人员负责现场倒茶或饮水机到位
1.0
摄影
摄影把关
与总办专业摄影人员沟通场景拍摄，照片效果把关
1.0
现场抓拍
用自备数码相机抓拍会场情况
2.0
专家会议
会议记录
录音笔录音，人员现场记录
2.0
麦克风
麦克风传递
若台下代表需发言，明确麦克风传递负责人
1.0
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
3.0
11:40-12:00
午餐
就餐地点指引
带领与会人员到XX酒店就餐
4.0
11:40-12:00
会场、设备准备
设备就绪、会场状况
设备复查，会场布置
4.0
12:40-13:10
经理会议指引
会议地点指引
指引与会人员到XX参加会议
4.0
13:20-13:40
电脑与网络、茶水、摄影、会议记录、麦克风
会议过程开展
同上午会议过程
8.0
14:00-17:00
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
3.0
17:10-17:40
招待宴会
就餐地点指引
带领与会人员到紫荆花酒店就餐
4.0
17:10-17:30
观看二人转表演
组织人员上车
联系车辆到位，负责人带领人员上车
5.0
19:00-19:20
20:00-22:00
22:10-22:30
观看表演
组织入座、紧急情况处理、组织出场
组织人员返程
车辆、人员到齐，安全送达酒店
会议第二天工作【X月X日】
参观一汽
组织人员上车
联系车辆到位，负责人带领人员上车
分支主题
7:50-8:10
参观一汽生产车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
分支主题
8:30-11:00
午餐
就餐地点指引
带领与会人员到xx大酒店中餐厅就餐
分支主题
11:00-11:20
参观XXXX
组织人员上车
联系车辆到位，负责人带领人员上车
分支主题
12:30-12:40
参观一汽生产车间及园区
与一汽本次活动负责人合作组织参观
分支主题
13:00-14:30
组织返程
组织人员结束参观、安全送达逸夫楼会场
分支主题
14:50-15:20
会议闭幕活动
布置闭幕会场
设备、条幅、桌椅设施座位牌等
分支主题
14:00-15:00
摄影、照相、茶水、会议记录
人员仍按第一天安排
分支主题
16:00-17:00
会场收拾
清洁整理会场
恢复会场卫生、设备设施维护、是否有物品遗漏
分支主题
17:10-17:30
闭幕晚宴
就餐地点指引
带领与会人员到紫荆花酒店就餐
分支主题
17:10-17:30
会议后期工作
宣传报道
宣传资料准备
稿件撰写及照片整理
宣传报道发布
将稿件及照片发送至总裁办企业文化组，进行宣传报道
会议纪要
纪要整理
会议后尽早整理会议纪要
邮件发布
经领导审阅后通过邮件发布
后续工作跟进
会务费用结账报销
对会务期间发生的费用进行结账报销
会务工作总结
组织相关会务人员进行工作总结，梳理工作流程中出色之处及不足之处
工作任务跟踪管理
针对会上确定的各项工作任务进行跟踪管理
会议通知内容
会议名称
会议目的
会议议题
会议时间
会议地点
会议流程
会议参与人员名单
创建会议进程表
统筹会议内容
精简会议
把握会议召开日期
把握会议类型
把握会议制定计划
确定会议议题
会前准备工作
制定会议备忘录
会议所需的硬件工具
会议室的准备
议题类型
标准议题
长期议题
其他议题
拟定会议方案
分配会议议题
明确会议目标
安排会议议程
明确与会者职责
安排会务事项
会议沟通协调
会议现场应对
设定会议目标
会议目标分类
传递信息
解决问题
制定计划或方案
调准利益
会议目标
书面列明
切合实际
具体且能衡量
明确“应实现什么”
明确会议规则
确定与会人员
能帮会议目标实现的人
受益于会议之人
确定会议时间
选择会议地点
会议成本
工时成本
时间成本
直接会议成本
导致低效会议的原因
会前缺乏充分准备
缺乏明确的会议主题
缺乏合理的会议议题
缺乏合理的时间安排
缺乏合理的与会人员安排
会议场所选择不当
缺乏有效的会议通知
与会人员缺乏充分准备
会中缺乏有效控制
会议主持人控场不到位
记录人员未承担应有职责
与会者未承担应有职责
缺乏明确的议事规则
会后缺乏切实跟进
与会者无法及时拿到会议记录
与会人员未及时进行会后跟进
相关负责人未及时监督会后跟进情况
高效会议
原则
主题要集中
流程要合理
时间要紧凑
决议要及时
手段要先进
执行要检查
结果要奖惩
流程及特征
会议要规划
准备要充分
议题要审核
提前发放议程安排
明确会议时间
按照既定流程召开会议
确保核心与会者按时参加
会议点评与总结
明确会议决议
会议输出与落实
记录
纪要
结论
落实与跟进
项目会议分类
项目启动会
项目概述
对项目范围及交互成果进行简介
团队
构建项目团队
明确成员职责
发布进度计划
讨论项目管理办法
项目费用
项目质量
项目计划
风险管理
对项目风险进行预估，采取合理措施予以规避
项目计划会
逻辑梳理
确定里程碑
规划项目完成的方法
明确活动和任务之间的关系与展开顺序
编写详细的项目计划
做好任务分配
计划制定
进度计划
质量计划
成本计划
沟通计划
采购计划
风险控制计划
协调制约
项目例会
介绍项目进展
明确里程碑
报告项目进度
风险预测
探讨解决措施
探讨潜在问题的应对措施
成本预测
告知注意事项
客户
项目负责人
评审会
设计方案评审
技术方案评审
会议沟通的主要功能
集思广益
信息发布
监督员工、协调矛盾
解决问题
激励
群体信息互动
巩固主管地位
会议沟通的主要内容
重点
难点
疑点
创新点
焦点
热点
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