职场番茄工作法工作效率提升方法
2022-10-31 14:17:45 0 举报AI智能生成
职场番茄工作法工作效率提升方法
作者其他创作
大纲/内容
cha1：一次只做一件事
起源小故事
为什么使用番茄工作法
面对复杂，望而却步
无聊琐事，越拖越久
小事忙一天，大事一点没做
放任加班，小心反而拖慢效率
动作导向，帮你从休息中唤醒行动状态
每日复盘，每日进步
大项目拆成小人物，每一步及时反馈
难以专注是因为经常有其他想法不停的冒出来，将它填入接下来的计划表，安心完成手头工作
无需花费时间适应复杂的工作方法
休息时间提醒你不要一个劲的埋头苦干
专注于番茄钟，而非预估的承诺，减少不必要的焦虑
有助于流程跟踪
被动变主动，每日量力而为得设定自己的计划
避免以“完美”为障碍的拖延，只能前进，做了再说
一次只做一件事——驳斥“日理万机”
如何让自己只做最重要的事？
分析真正的问题所在，即想达到什么效果
专注于能带来该效果的活动
开启一个番茄时钟，开始专注
在3分钟休息时间重新思考，刚才所专注的活动，是否是重中之重
开始动手
列出一些待办事项
标注出哪项工作比较重要，哪项工作是你需要尽快完成的
开启一个番茄时钟：25min
全神贯注做这项特定的任务
闹钟铃响，立即停止手头的工作，不管任务有没有完成
休息3分钟
休息后开启另一个番茄时钟
问自己
什么让你半途而废？
在哪些地方读书，更容易让你集中注意力？
你是怎么逃避做无聊琐事的？
通常哪类活动会让你花费的时间超过预期？
你的时间是否经常被事务型活动填满，即使有更重要的事要办？
cha2：背景
番茄工作法有用的背景原因
大脑的结构
脑干
提供可靠的条件反射机制，无需意识参与即可做出快速反应
边缘系统
长期记忆，处理奖励信号，其功能主要涉及情感和社会关系
皮层
认知和思考
额叶
创造性思维，主观意见
大脑性能
消耗巨大
潜力巨大
生物节律
每个人的生理、社交习惯都需要有节律的工作
每个人有不同的作息节律
多动症
非常疲惫时会体现出多动症的症状，难以集中注意力
工作记忆
专注有助于提高记忆力，番茄工作法帮助大脑限流
时间的交替和持续
时间是持续不断的，但时间中发生的事件是独立交替的
以时间持续的角度看，人们难以预测未来，对全新的领域有所把握，这会产生焦虑，降低生产力
如果将工作视为一个个独立的时间，逐个击破，焦虑会降低，生产力会提高
心流状态
特点
目标明确
集中
专注
自我意识消失
时间感扭曲
直接和即时反馈
能力水平与面对挑战平衡
个人控制感
工作本身的内在奖励
行为与认知的合一
拖延的原因
被迫营业
因完美主义陷入焦虑
害怕犯错、被批评
拥抱变化
问自己
在一份耗费脑力的工作上你能专注多久？
你的私人生活和职业生活的节奏是怎样的？
对于考验记忆的游戏，你能玩的好吗？
你上一次拖延是什么时候？为什么？
你做决定的时候是凭直觉还是凭意识？如何平衡？
cha3：方法
五大阶段
计划
跟踪
手机过程指标，eg：中途中断次数
记录
一天结束时，收集当天的工作数据
处理
提取分析原始记录信息
可视化
组织你的信息，优化流程
工具
三张纸
今日待办表格
填写今天日期、你的名字，列出打算今天进行的活动。
每天早上换一张新表
活动清单表格
随想随填，无需排序
增加新的，划掉做过的
持续多天使用
活动清单vs今日待办
活动清单
带来安全感，为大脑限流：抑制不住分心想其他的事？先记在活动清单里，让自己知道，<br>接下来有机会专心的做让你分心的事，这样你就能专注于手头在做的事
不要让活动清单给自己压力，它不是承诺，只是一个备忘录
今日待办
带来动力和行动力
以一天为时限，给自己“承诺”，如果觉得自己无法在一天内做这么多的工作，就不要写那么多，写在今日待办中的工作，是要努力完成的
记录表格
根据自己的需要记录跟踪原始数据，以便改进流程
每日完成了几个番茄钟
中断番茄钟个数
每个番茄钟做了哪些工作
每个工作用几个番茄钟完成
……
可持续多天使用
一支笔
定时器
何时开始？
现在就做
事情积压着不做没有任何好处，不会减轻负担，时间久了还会忘掉一些细节
如何处理“我真的在做重要的事吗？”这种质疑
将“必须得做完”换成“从哪里开始”
将“这个项目很大很重要”换成“我可以走出一小步”
每完成一个番茄时钟，回顾调整一下事情的重要优先级
严格执行
一个番茄钟中途尽量不要中断，这样会打乱你的节奏
只关心一个番茄钟内的工作，其他再重要的想法也要在结束后再想
坚决执行休息，休息时做简单的工作会给你下一个番茄钟施压，整体上看不利于提升效率
休息时不要再想工作，学会暂时完全放下工作
以四个番茄时钟为一组，进行时间较长的<b>阶段性休息</b>
问自己
你说有一个长长的工作清单并深受其害？
你的精神奖励是什么？
哪种计时器适合你？
你在工作中多久休息一次
你在什么时间对工作习惯进行反思？
cha4：中断
问题
注意力缺乏症候群
工作中总是不可避免的被打断，专注的时间显得非常珍贵
避免LIFO和BPUF
LIFO（last-in-first-out）
总是追赶已知的需求
最先完成最新接收到的需求
将自己带入慢性精神过度刺激的状态
BPUF（big-plan-up-front）
先做大计划
应对中断的策略
内部中断：自己要去做专注活动以外的事
接受但是要记录中断，记录每天有几次中断，中断的原因是什么
例如：每天有5次续咖啡的内部中断，第二天就打满一壶在桌上放着
扭转依赖
将占据心智的内部中断写下来，不让它占用大脑注意力，后期回顾的时候会发现，那些你以为很紧急的事，没有那么紧急
番茄时钟的原子性
一个番茄时钟内的事是不能分割的，避免可中断的诱惑
如果在一个番茄钟内中断去做了别的事，只能说是你改变了这个番茄钟的计划内容，这个番茄钟作废了
例如：在番茄钟进行时想去厕所，先暂停时钟，回来再把剩下的时间补齐可以吗？不可以！！
解决办法
必须诚实
先缩短单个番茄钟，25min坚持不住，那就先专注10、15min
外部中断：被别人打断
对中断的处理策略
告知：手头有点事，正在忙
协商：周五再做，可以吗
计划：将它作为未来的番茄钟
答复：按照承诺进行答复
实事求是：弄清外部中断的数量和类型
害！有的番茄钟，作废就作废吧！
不要给自己额外的焦虑压力，作废没什么大不了，中断结束后，再开启一个新的番茄钟
中断标记
内部中断标记
外部中断标记
计划外活动标记
养成可持续发展的工作节奏
专注
专注执行
排序
战略思考
休息
休息充电
问自己
你在工作中经常被哪类中断困扰？
当有人拿毫不相干的工作烦你的时候，你会怎么做？
你如何保存灵光一现的新想法？
你在什么时间没法专心做事？
你总是能够记得按照承诺答复对方吗？
cha5：预估
计划与实际工作总是不符？？
原因1：做预估的方法或能力有待改进
原因2：工作开始后有新的情况出现，改变了环境
应对方法
预估活动清单上工作的工作量
以番茄钟为单位
不足一个番茄钟时间即可完成的工作标0
大于7个番茄钟时间才能完成的工作判定为大项目，需拆分
选择今日待办事项
根据预估的番茄钟数量，选择今日需要完成的工作
在每件事项后面标注需要的番茄数——后期衡量预估番茄数是否准确
番茄数用光但工作还没做完需要进行二次评估
记录
低估/高估数
最好为0
避免过剩和萧条
重新评估数
问自己
你通常能按照每天的计划完成工作吗？
你是否经常修改自己的预期？
要将你承诺过的事情全部完成，你知道需要多久吗？
你所预估的活动时间，最常要花多久？
你说预估的活动时间，最短要花多久？
cha6：应变
每天固定时间处理事务型工作，处理不完也先放下，不打乱其他番茄钟的节奏
优先级排序：两两比较法
问自己
你在哪些事务型工作中使用纸和笔？
你上班时在哪个时间段打电话和发电子邮件？
你通常多久休息一次？
你什么时候会长时间连续专注的工作，而不休息？
你如何在工作中使用索引卡片？
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