高效清单：无压时间管理手册

缺乏合适的任务管理方法，我们的生活很容易失控。面对许多接近截止日期的重要项目[插图]，我们的压力将一路飙升；与此同时，新任务不断涌入，抢占着我们的注意力资源。我们将会感到不知所措，因为清单已经超出了我们能力可及的范围。

“尽快行动”才是最重要的。

◆ 前言

待办事项清单主要是帮助你组织任务和项目，并突出最重要的内容。

其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。

其实不然。一份可靠的清单会将你的注意力吸引到真正要做的工作上，防止你转向那些不太重要的项目。

待办事项清单不应该成为确保你完成所有工作（尤其是那些琐碎不重要的事）的工具，它需要做的是确保你完成那些真正要做的事情。

◆ 1．你误解了待办事项清单的目的

没有截止日期的待办事项清单只能被称为愿望清单。没有最后期限，我们就会无所作为。

截止日期不只是强加紧迫感，它能帮助我们根据完成任务和项目所需的时间来确定任务和项目的优先级。另外，它也会刺激我们去行动。

截止日期还有助于我们决定在何时花费有限的时间和精力。

在目标和任务之间做出取舍，把自己有限的时间和精力，投入到真正重要符合自己长远目标的事情上。

截止日期有助于我们去思考和规划，根据需要完成的目标，在任务之间进行选择。

帕金森定律：“工作总是会令你忙到你的时间不够用为止。”

◆ 2．你忽略了设定截止日期

如果我们拥有的选择越多，那么在这些选择之间做出决定的能力就越差，我们所面临的焦虑就越多。

◆ 4．你的清单充满了变数

任务被写下来，但是关于完成它所需的时间、优先级以及它在完成某件事的过程中所起的作用，你未做任何标示。

◆ 6．你未曾意识到为任务添加场景

1．你是否了解待办事项清单在任务管理方法中的主要用途？

2．你是否为每个待办事项设定了一个截止日期（某个具体的日期，而不是“月末”）？

3．你是否将待办事项清单中的项目数限制为10个？（如果是这样，给自己3分。）你是否将数量限制为7个？（如果是这样，给自己5分。）

4．你是否在创建待办事项清单时尽可能减少未知变数，并关注完成每项任务所需的时间以及每项任务的优先级？例如，你是否列出了一项3分钟的任务，而其他任务需要3个小时？你是否给任务标注了“A”优先级和“C”优先级？

5．你的待办事项清单是否限定了那些要耗费精力进行选择的任务的范围？

6．你是否给出每个待办事项的具体情况，来判断它是高价值还是低价值的任务，以及相关时间规划？

7．你是否具体地定义任务而非宽泛地描述，以便快速确定何时能完成它？

8．你是否将每项任务与特定目标相关联？

◆ 待办事项清单掌握程度：自我测评

清单会帮助你根据重要性和优先级组织任务，并确定你要在有限的时间内完成哪些任务，而如果你一直在消极情绪中挣扎，就不可能有效地做到这一点。

◆ 消极情绪如何影响你的工作效率

随意的处理可能会抹杀掉我们的工作效率，因为我们很有可能在错误的时间完成错误的任务。

◆ 2．“任务+开始日期+截止日期”清单

每天，你需选出要处理的5项任务（或者更好的方法是，你在前一天晚上选择它们）。大任务通常设定为一两个小时才能完成，小任务则是用30分钟或更短时间就能完成的。

就个人而言，如果使用“3+2”法，我会这样做：把想到的每个项目写到主清单中。我会具体确定每个项目的范围，并设定具体目标。我将设定截止日期并添加任务的详细信息。每天晚上，我会为第二天选择三项大任务和两项小任务。

◆ 4．“3+2”法

顾名思义，你可以在一天中选择并集中于3个高优先级的任务。无论发生什么，你必须完成这三件事。

如果你正在拖延症中挣扎，经常被分心所困扰并且缺乏动力，那么开放式的任务管理方法并不是好的解决方案。规则明确且自由度较低的结构化方法可能更有用。

每天只关注少量几个MIT是一种实用的想法。你可以把这个想法融合进自己的任务管理法中，作为设计清单的一部分。

◆ 7．3-MIT法

GTD试图将这些思绪从大脑中赶出去，放进清单里面，它让每个项目都变成可操作的。当我们把项目写进主清单中时，要花时间根据项目的具体场景组织它们。我们需要做的是创建多份清单并将项目放在它们所属的位置，同时每周进行一次回顾，以保持我们处理的是那些最重要的事。

第二，它根据重要性将任务分离。GTD的一部分涉及创建“下一步行动”（next action）清单和“以后再说”（someday/maybe）清单。这两者都很有用：前者鼓励你继续推进重要工作，后者允许你捕捉可能具有价值的想法（当然，在确定这个想法的价值之前，你需要更仔细地进行考虑）。

虽然为项目提供了情景并将它们放在清单之中，但你并没能将它们与特定目标联系起来。

用任务管理来与惰性斗争的人需要更多的限制选择条件，而不是高自由度。

第三，GTD建议每周进行一次回顾。

◆ 10．GTD法

我们努力的唯一理由是，这样做会让某个目标更可能实现。

在运用待办事项清单的时候，让我们想想“内在动机”会带来什么影响。

完成每日清单的最简单方法是为清单上的每个项目指定“原因”。你要知道该项目存在于清单中的原因，确定为什么要完成它，然后在任务旁边写下原因。

仅仅在脑子里记住要做某件事的原因是不够的，你必须写下来，这样做会使任务具体化。写下来的理由比在脑子里忽隐忽现的理由更可靠。

◆ 第2步：根据期望的结果确定任务

常用待办清单

微任务不属于你的日常待办事项清单。

你的每日清单中的任务数量应限制为7个，这7个位置应该留给需要更多时间完成的高价值任务（至少15分钟）

◆ 技巧1：建立“微任务”批处理清单

假设你正在负责截止日期迫在眉睫的高优先级项目，那么你应专注于那些推动该项目向前发展的任务（基于项目的场景）；假设现在是在下午，你的精力不够旺盛，那么你应该专注于偏体力而非脑力的工作（例如数据录入、整理桌面等），而不是进行分析工作或创造性工作（基于活动）；假设你在办公室里，那么你应专注于那些只能在办公室里才能完成的任务（基于地点）。

◆ 技巧3：按场景定义待办事项清单

1．收集所有的待办事项清单。这包括你的主清单以及基于任务细节的清单。

2．对你脑海中闪现的所有任务和项目进行记录，并将它们添加到主清单中。

3．将新项目分解为单个任务。

4．根据情境（项目、类型和位置）分离新任务。如有必要，创建新的基于任务细节的清单。

5．整理你的电子邮件收件箱，对于必要的信息进行及时回复。如果有人在邮件里要求你完成某项任务但该任务并不紧急，那么你就在主清单中记下这封邮件并存档。存档不是要求你立刻回复或者完成相关的任务，只是提醒你之后需要这么做。接下来，你就可以删除其余无用的电子邮件了。

6．查看主清单和基于场景的清单。删除不再必要或不再重要的任务。

7．注意重要且紧急的任务。将它们标记为每日清单中的待办事项。

8．记下你正在等待其他人反馈的任务。记下他的名字和你希望收到反馈的日期。这个日期会提醒你，如果到时没有收到反馈，应该进一步跟进。

9．查看高价值任务的截止日期，并在必要时进行调整。

10．为你添加到主清单和基于场景的清单中的新任务设定截止日期。

11．查看下周的日历。根据可用时间创建你的每日清单。

如何进行每周回顾？以下是基本步骤。

◆ 技巧4：进行每周回顾

它让你有所担当。当你知道想要实现的目标是什么时，你就会意识到自己做出的每一个决定都会产生影响，让你更接近目标还是离目标更远。

1979年，哈佛大学MBA课程的毕业生被问及是否写下了自己的目标。84%的人承认他们没有具体的目标；13%的人称他们有目标，但没有写下来；只有3%的人写下了他们的目标以及实现目标的计划。1989年，采访者对这群毕业生进行了随访。他们注意到两个非同寻常的现象。

第一，有目标的那13%的人比没有目标的那84%的人挣得多；第二，写下目标的3%的人收入是没有写下目标的97%的人的10倍。

我建议为清单中的每项任务设定一个具体目标。这样做的目的就是给自己一种行动的驱动力。当你知道完成某项特定任务是为了什么，并且这一目的与你最终想要达成的计划一致时，你就会变得专注，把它当作最高优先级事件去处理。

在每个月末留出30分钟来跟踪你的进度并重新评估目标是否已经改变。如果有改变，就更新相应的记录。

◆ 技巧5：更新你的目标清单

我们探索了几种不错的创建待办事项清单的方法，着眼于发现它们最有价值的功能；紧接着我们再用其中一些功能来创建待办事项清单系统。

◆ 技巧6：避免在方法论上犹豫不决

有效系统的基本要素（例如截止日期、任务优先级、细节信息，以及当前任务和未来任务的分离）具有普遍价值，相比起来，其他方面则不那么重要。

◆ 技巧7：构建适合你的系统

第一个挑战是，保持一致性需要你改变习惯。制订计划和规则时，我们大多数人倾向于保留过度的自由。我们需要养成定期采取行动的习惯，而这并不是一下子就能适应过来的。

一两天的懈怠可能会产生雪球效应。一旦你跳过某一天的任务，就更容易跳过接下来的每一天。

◆ 技巧8：保持一致

维护待办清单系统的技巧

保持系统顺利运行一方面需要养成新的习惯并持续地遵从，另一方面也需要有复原力且守规则。

关键在于，在摔倒之后你选择了做什么事情。

◆ 从“高效”轨道上掉下来怎么办

有一种简单的方法可以避免这种结果：同步你的日历和待办事项清单。让日历告知你做出有关待办事项的决定所需的信息。

1．在一天结束时，查看第二天的日历，以确定你何时参加会议、电话会议或其他不可用时间。2．预估你可以分配给待办事项的时间（别忘了留出午饭和休息时间）。此外，为可能出现的意外预留一部分时间（例如，你的老板和同事可能突然需要你的协助）。3．创建第二天的待办事项清单。你应该对每项任务所花费的时间有一个较好的估计（回想一下第5章中的第8步），然后根据自己的可用时间创建待办事项清单。4．把一天想象成一系列30分钟的时间块。1小时的会议将需要2个时间块，2小时的电话会议需要4个时间块，依此类推。在安排任务的时候，应在日历上把这些时段标记为不可用。5．在可用的时间区间内，具体安排待办事项究竟放在哪个时间段。

◆ 第8章 如何将日历整合到待办事项清单中

使用清单（不管是主清单还是每日清单）的目的并不是确保你完成所有工作。相反，使用它的目的是确保你将有限的时间和精力集中在最重要的工作上。

提高工作效率不是为了让自己忙碌，而是根据短期目标和长期目标去做该做的事情。

◆ 第10章 关于有效待办事项清单的一点看法

高效清单：无压时间管理手册