项目管理之沟通管理
2023-03-13 11:08:12 1 举报AI智能生成
管理就是沟通，沟通，再沟通，优秀的管理者会创造各种机会与员工沟通，而不是被动的等待。善于沟通，能掌握第一手信息，以利于做出正确决策。有研究表明，管理中70%的错误都是由于不善于沟通造成的，可以毫不夸张的说，没有沟通就没有管理。
作者其他创作
大纲/内容
沟通管理的核心概念
沟通
沟通是指有意或无意的信息交换。交换的信息可以是想法、指示或情绪。
沟通管理
沟通管理：保证及时恰当地产生、收集、分发、储存、检索和最终处置项目信息所需的过程
PM要花很多时间与项目团队、客户、项目干系人与项目发起人进行沟通
每个参与项目的人都应看到他们作为个人所参与的沟通对项目整体有何影响
沟通模型
信息交换方法
书面形式 - 实物或电子形式。
口头形式 - 面对面或远程形式。
正式或非正式形式 - 用正式纸质或社交媒体
手势动作 - 语调和面部表情。
媒体形式 - 图片等
遣词造句 - 表达一种想法的词语往往不止一个，且各词语的含义会存在细微差异。
沟通方法
互动沟通
在两方或多方之间进行的实时多向信息交换。它使用诸如会议、电话、即时信息、社交媒体和视频会议等沟通工件。
推式沟通
向需要接收信息的特定接收方发送或发布信息。这种方法可以确保信息的发送，但不能确保信息送达目标受众或被目标受众理解。在推式沟通中，可以采用的沟通工件包括信件、备忘录、报告、电子邮件、传真、语音邮件、博客、新闻稿。
拉式沟通
适用于大量复杂信息或大量信息受众的情况。它要求接收方在遵守有关安全规定的前提之下自行访问相关内容。这种方法包括门户网站、企业内网、电子在线课程、经验教训数据库或知识库。
沟通技术的特点
人际沟通中信息的传递
7%靠语言表达
38%取决于语调和声音
55%靠肢体语言
沟通活动分类
内部 - 针对项目内部或组织内部的相关方。
外部 - 针对外部相关方，如客户、供应商、其他项目、组织、政府，公众和环保倡导者。
正式 - 报告、正式会议（定期及临时）、会议记录、相关方简报和演示。
非正式 - 采用电子邮件、社交媒体、网站，以及非正式临时讨论的一般沟通活动。
层级沟通 - 相关方或相关方群体相对于项目团队的位置会影响信息传递的形式和内容：
向上沟通 - 针对高层相关方。
向下沟通 - 针对承担项目工作的团队和其他人员
横向沟通 -针对项目经理或团队的同级人员
官方沟通 - 年报，呈交监管机构或政府部门的报告。
非官方沟通 - 采用灵活（往往为非正式）的手段，来建立和维护项目团队及其相关方对项目情 况的了解和认可，并在他们之间建立强有力的关系。
书面与口头沟通 - 口头（用词和音调变化），书面（社交媒体和网站、媒体发布）。
项目沟通管理过程
规划沟通管理
沟通需求分析
目的：确定项目干系人对信息的需求
内容： 利于项目成功的消息；缺乏沟通会造成失败的消息；“Bad News”也要发布
宗旨： 防止项目干系人因过多的细节内容而应接不暇
沟通渠道：
项目越大、团队越大，传输信息的渠道数就越多，越来越多的资源就会被用于传输信息及协调方方面面的工作
沟通渠道数C与成员人数N之间的关系是：C=N（N-1）/2
利害干系人管理过程
https://www.stakeholdermap.com/stakeholder-management.html
识别利害干系人
可以是个人，也可以是团队
对于团队，必须要识别到相关个人
利害关系者分类
权力利益方格
权力影响方格
作用影响方格
沟通计划示例
四个适当:
在适当的时间将适当的信息通过适当的渠道传达给适当的人，并确保相关人的正确理解
三大原则：
及时
准确
信息恰到好处
管理沟通
项目沟通要点
项目组成员对目标达成共识
项目沟通计划、规章
相互尊重 、主动倾听
因人而异 (见人说人话，见鬼说鬼)
项目组内的沟通
四个主要沟通需求：
职责 授权 协调 状态
会议：
项目讨论会
成员进度汇报
项目例会
与高层、客户的沟通
谁，为什么需要信息？
他们需要什么类型的信息？何种详尽程度？频率？
当你和高层及客户沟通时，你的目标是什么？采用什么样的方法来完成沟通？
沟通上升
问题对项目或业务运营有显著影响，如果问题不快速解决将对营收或计划有重大负面影响
问题对项目或业务运营有中等影响，如果问题不快速解决将对营收或计划有一定负面影响
问题对项目或业务运营无影响，如果问题不快速解决可能对项目本身的计划有一定负面影响
高效会议关键要素
会前
事先明确为什么开会，以及预期效果
是否可以取消/推迟会议
确定需要参加的最少人数
确认会议室和会议形式
会前和关键与会者就会议议题及持续时间进行沟通
会中
提前准备，按时开始，并首先说明会议的目的和议题议程
每位与会者都有发言机会
控制议程进行，把控时间
对会议内容进行口头总结
会后
会后发布会议纪要给每位参会者
会议必须产生明确的决定
所有决定必须立即付诸行动
冲突管理
冲突来源
冲突管理
冲突解决方法
监控沟通
监控重点 - 变更管理
变更的源头：
客户方 ：不断变化的想法与欲望
项目优先级：市场变化 资源变化 其他项目影响
监控重点 – 进度管理
计划制定 ： 沟通确认的计划才是好计划
进度延迟：
与上级汇报和沟通、提出解决措施
审视优先级
增加/调拨资源
适当加班
与客户沟通情况
就解决方案达成一致 （如分步上线等）
项目经理统一扎口， 先线下达成一致，再发邮件正式沟通结果
监控沟通 - 利害干系人参与度评估
参与度评估矩阵
C：当前参与度
D : 期望参与度
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