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如何开好一场会议

2023-03-21 17:05:27   2  举报

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AI智能生成

高效会议的秘诀

会议

流程

高效

协同

组织

作者其他创作

大纲/内容

背景

会议已经成为企业管理者每天的日常工作，占到管理者的90%的时间，会议越来越多但效率低下，《精益管理》里面说过最大的浪费就是”过多无效的会议“，探讨如何开好一场会议已经变成企业重点工作，如何有效利用会议时间提升工作效率？

举行2种不同性质的会议

提出问题和解决问题的会议

出了什么问题？
它为什么重要（影响、风险等）？
它正给我们造成哪些损失？
我们怎样才能向前推进？
我们需要哪些帮助？

决策会议

需要做出什么样的决议？
谁会受到它的影响？
针对这个特定事项，谁具有哪些决策权？
做出决议之前，谁有参与协商的权利？
做出决议之后，谁有知情权？
谁有最终决定权？

高效会议的通用准则

会议前

如果你是会议的组织者，请提前告知参加者详细的会议通知，这样他们就能在参加会议之前先做好相关准备。要让参加者知道，你希望他们做好准备再来开会。
如果你受邀参加会议，应仔细问清楚会议的目的、预期结果以及会议上你要担当的角色（如果会议通知中没有说明这些的话）。要搞清楚会议组织者希望通过你的参与获得什么价值。
如果你受邀只是因为需要你就某件事提供一些更新的想法，请问一下是否一封电邮或者其他简要资料就可以。
确保只让该参加的人参加会议。

会议中

如果你正在参加一次目的、结果以及预期贡献都不明确的会议，请先请示一下会议组织者你是否可以在进入议程之前先花5分钟的时间把它们搞清楚。
如果你正在参加或组织一次会议，不管是现场会议、电话会议还是视频会议，一定要做以下几件事。
1）介绍或明确与会人员及他们各自的角色
2）明确会议纪律，例如：不得处理电子邮件，不得使用手机，不得接听电话等。
3）房间不要有噪音，不要随意开玩笑，注意视听演示的细节，保证远程参会者也能清晰地获取信息。
4）定时询问远程参会者的意见；考虑让远处的参会者领导一项或多项议程，或者从他们开始头脑风暴或激发创意，这样他们就会感觉自己被重视、被赏识，不会被主会议室的那些人忽视。
陈述简要厄明，但当好你的角色
每一项议程之后都要询问具体的行动步骤，搞清楚谁负责这些，以及你或你的团队预期什么时候完成每一步

会议后

每次会议结束时都要有个简短的（不超过5分钟）评估程序，总结会议的价值：

会议目的
分享的信息
提出问题和解决问题
做出的决议
工作计划和下一步行动

影响会议效率的问题

不做准备的参会者

大多数会议的与会者在会议前都不会做准备，每次会议都会变为与会者的口头陈述，而不是挖掘他们面临的更实质性的问题然后讨论如何快速解决这些问题。
通常的情况是，所有人达成一致后，又需要重新安排会议，因为那些刚刚听完陈述的人需要时间消化信息。一次又一次的会议只会造成一次次进度延迟。
基于以上情况，有人曾提出一个解决方法，不过需要一点胆识。在会议前发出一份会议通知，并注明会议正式开始前会先进行一个有关这份会议通知的小测试，通过测试的人将在这次会议上拥有全面参与权，而没有通过的人则只能旁听——他们不能在会上发言！
大胆吧，你或许还会觉得这太冒险，毕竟参加会议的都是领导或者专家。我们每个人开会时都遇到过那种会前不做任何准备的参会者，并深受其扰。如果你跟你的团队成员甚至你的老板分享这个新颖的想法，会发生什么事呢？

心不在焉的参会者

如果会议的参会者都心不在焉，请留心。经事实验证，下面几条建议非常奏效：

从你的预期目的和结果入手；争取让人们认同这些目的和结果值得追求，并让参会者相信他们参加的这次会议很有意义。如果有人因为不感兴趣或是工作原因请求不参加本次会议，那就不要让他（她）参加了，以后再开会的时候确保只邀请应该参加的人。
确立一项开会基本原则：除了查阅相关资料或记笔记，不得打开笔记本电脑以及手机。
明确开会纪律——不得接电话。
提前分配好任务，每项议程由不同的参会者负责。
如果仍有人精力不集中或心不在焉，考虑暂停会议，把这个人叫到一边，问清楚是否有什么事情让他（她）分心——理由可能真的很充分！如果有人仅仅是因为不感兴趣，那你可以让他离开，然后继续开会。会议结束后，你可以去找这个人，问问他以后是否仍然需要开会。千万小心，措辞要非常恰当，语气轻松愉快。