(9)如何有效识别/管理项目相关方
2024-07-14 23:26:01 0 举报
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本指南详细阐述了如何有效地识别和管理项目相关方,以确保项目成功。首先,通过收集和整理相关方信息,建立完整的相关方登记册。然后,对相关方进行分类,识别出主要相关方,并分析其利益和影响。接下来,制定管理策略,与主要相关方建立沟通和协作机制。同时,定期审查和更新相关方信息,确保项目管理与相关方期望保持一致。最后,通过有效监控和调整管理策略,提高相关方满意度,实现项目目标。
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大纲/内容
项目发起人
评估是否能开展工作
明确资源的底线
客户拍板人员
合理分配
客户对口人
发挥每个人的专长
充分创造和寻找额外资源
实际用户
监理
公司领导
项目团队/项目团队亲属
其他项目相关者
承包商/供应商/政府机构(特殊项目)
分类相关方:按类别管理-九型人格
PS:能影响项目决策、活动或结果的个人或组织都应列入利益相关方范畴相关方需要不断的识别和更新
识别主要相关方
身份信息( 职务、项目地位)
分析干系人的利益、参与度、依赖度、影响力等信息
期望与需求(制定需求与跟踪矩阵,记录、跟踪、反馈每个相关方的需求 )
性格/兴趣爱好
相关联者( 关系网 )
优先级排序(相关方人很多)
识别相关方在项目中扮演的角色,与项目的利害关系,对项目产出的期待,对项目的支持程度
了解重要干系人信息
约定沟通机制
制定每个相关方适应的沟通方式( 邮件/电话/会议 )
汇报关系
汇报频率
谨记28原则: 将80%的精力花在20%的主要相关利益者身上
Ps:项目中的一切沟通一定要通知全面
规划沟通方式
首先利益分配,其次资源交换,最后威权震慑
平衡各相关方的利益,换位思考-多沟通
与各相关方达成目标和利益价值一致协议或观点,谁出事谁负责原则
找出共同利益点,合作共赢
合理分配利益
使用相关方参与与评估矩阵(不了解支持、中立、主动领导型 )
制定相关方参与计划:先是建立信任感,利用各种套路调动他们积极性
监督相关方参与:监督相关策略的适用性,并作出相应的调整
管理和监督相关方参与
重点管理
可以让公司高层去处理对接
权力大利益高
让其满意
定期汇报进度,满足他的要求
权力大利益低
随时告知
一般是最终使用单位负责人
利益高权力低
做好监督( 花最少精力)
不能得罪这类人,小心关键时刻使坏
利益低权力低
制定相关方管理策略
一起敲定项目计划
开启动会,公布和明确项目范围,请甲方高层领导鼓劲
启动会上宣布甲乙方共同组成的项目组,表述各自职责,明确责任分配
启动会议上,讲解里程碑的意义,要求大家一起努力按进度完成
讲解需求变更管理的控制,先行宣贯,以尽量防止漫无边界的需求,要求大家关注合同内的首要目标,不要被临时想起来的需求牵扯太多精力
获得相关方的支持与承诺
甲方
PM及团队
承包商(外包)
列一个项目干系人清单
干系人基本信息(姓名、职位、联系方式、负责事项甚至于嘴好沟通难易程度等信息记录 )
及对项目的影响程度、了解程度、支持程度以及与PM的关系
此清单在项目执行中及时的更新
干系人关键信息清单
公司需求:按时甚至提前验收,付款及时到位
甲方需求:不断满足他想到的需求并按时甚至提前交付,有问题及时沟通,当面汇报/书面或邮件
公司领导需求:收入按计划完成,别找乱子
PMO需求: 做事有计划、遇事有准备、项目按时完成
乙方需求:发票开完后付款及时,能一次干好的,就别折腾
相关方的预期管理 可以在平时的沟通中相互试探,也需要通过其他途径收集和判断。当满足不了预期的时候 要分析事情的缘由,把原因分析写清楚,以及我们做了ABCD种方案也满足不了,然后再给出E建议采用E。
管理好相关方的期望
项目边界要确认并共同认可(签字)
项目进行当中任何一次的沟通都不能越界
边界是底线,根据不同相关方人特点变换沟通方式
总的原则: 不卑不亢,态度诚恳,守住底线
制定项目红线/边界
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如何有效识别/管理项目相关方
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