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协同办公管理系统OA

2024-03-02 15:33:51   0  举报

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AI智能生成

功能框架

大数据

其他技术

架构图

需求分析

作者其他创作

大纲/内容

标准产品功能

双首页

双首页通过个人工作桌面和单位信息发布桌面两个视角完成了对组织协同和个人工作管理的有机
结合。
首页分成单位首页和个人首页，首页之间的各个频道可以互换。单位首页是单位公共信息展示窗
口，主要展示新闻、公告调查、单位知识文档、讨论区、领导日程；个人首页是单位内部员工个
人工作信息的展示，支持个人流程模板配置到首页、个人文档发布、支持个人统计、个人查询、
计划会议、待办事项等等信息展示，首页可以实现：

首页配置

单位首页的各个频道和栏目进行布局配置。

首页栏目

首页栏目支持选择常用栏目、表单栏目、知识栏目配置。

待办公文

待办公文列表

表单栏目

表单业务的集中呈现

知识栏目

知识文档下的文件夹作为知识栏目在首页显示

个人主页设置

个人首页的各个功能频道和栏目进行配置。

待办事项

个人待处理的协同事项、公文、未开始的会议互换

跟踪事项

个人已发的协同、公文和处理过程中需要进行跟踪的事项

我的模板

授权给个人的流程模板通过发布展示到首页

我的文档

将文档管理的相关文档夹或文档推送到首页个人文档频道

我的计划

查看个人计划

我的日程

查看个人日程，首页显示近七天的日程事件

我的查询

表单应用中的保存成为我的查询的表单查询

我的统计

表单应用中的保存成为我的统计的表单统计

我的日程事件

按事件列表推送当日或近期安排的日程事项

部门事件

查看所在部门的公共事件，并可进行讨论回复

关联人员

按上级、秘书、关联人员将自己关注的人员推送显示频道里

关联项目

自己参与的项目展示在频道里

公共信息

可以设定最新的新闻、公告、调查、讨论和各版块最新信息

人员显示

人数合计、关联人员在线状态查看显示、点击姓名查看某人个人信息

单位文档

由单位文档管理员推送给全单位查看的知识文档

领导日程

显示最新的单位领导的公开事件

通讯录

员工通讯录，并可进行查询；起用人员工作范围，没有访问权限的人不能查看他人的详细信息

协同工作

任何组织的运营都包含了许多既定的业务处理流程，也包含着大量因事而定的人与人之间的信息沟通与合作。这种为了达成某个目标，在多个参与者之间，按照某种设定规则，自动传递文档、信息，且整个传递过程具有可监测、可控制、可交互、可异地执行的群组工作方式即为互联网环境下的协同工作。它是现代企业规范化、透明化和高效化管理的一个重要组成部分。企业内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件加载。协同数据转入邮件协同。 A6 中的协同工作是个人、团队、组织之间传递信息和执行组织管理规则的事务处理工具，用它来完成事务的发起、处理和管理，并记录事务的发展过程和结果，由人通过流程规则来完成事项的办理，并支持规则的成型和管理。从而规范管理流程，执行组织制度，充分发挥制度优势沉淀管理过程与结果，形成组织知识。

新建事项

建立新的协同工作，选择协同的工作流程，添加工作需要的文件。通过选择关联项目与项目帮定

待发事项

未发送的协同事项，提供建立流程，加载附件

已发事项

已经发送的协同事项

待办已办

接收别人发来的工作事项，对协同事项进行回复，加载自己的处理意见和附件；归档已办理的事项。在待办处理的过程中系统提供加签、知会和当前会签等多种处理功能；加签：可以一次加入多人串发或并发；当前会签：可以同节点一起组合成为会签组；用户可以提供自定义节点权限来满足不同操作需要

超期督办

督办事件，进行超期管理。提供树型视图，可按模板分类浏览

流程管理

普通用户对个人工作流程进行管理，统计并查看指定时间段内的工作。管理者可以查看、统计管理范围内用户的工作流程。通过流程节点时间管理，实现三层应用：

通过系统使用授权，允许发起者对流程处理节点进行时间要求

发起者对自建流程可进行超期管理、对未处理节点进行换人操作，保证流程执行

协同模板、公文模板设定督办人对超期流程进行管理，催办和未处理节点的换人操作，保证流程执行

Office 支持

协同支持 OFFICE 插件，提供手写签名识别、 WORD、 EXCEL 等对正文的处理等功能扩展。

WPS 支持

协同支持使用 WPS 作为协同正文，具备于 WORD 类似的功能应用

公文管理

收文管理

进行收文处理，实现收文的登记，办理的全部过程；支持两种方式建立公文流程：一种是模板选择建立建立；二是由公文收文登记人员自定义公文传输流程；全面支持公文节点的自定义。支持收文转发文

发文管理

进行发文处理，实现发文的登记，审核办理的全部过程；支持两种方式建立公文流程：一种是模板选择建立建立；二是由公文收文登记人员自定义公文传输流程；全面支持公文节点的自定义

签报管理

签报是单位内部进行请示、报告、申请、通知的等公文的简化处理，不需要经过公文交换，直接实现公文的填写、拟办、批办、承办、阅读、归档等操作

公文交换

发文封发完毕，进行入公文交换发送到各个公文接收单位，公文接收单位进行公文的签收。查看发送单和签收单

公文督办

公文拟办人员在处理公文时可以指定该公文的督办人和督办期限，被制定的督办人员可以对公文的流程进行改变，增删人员和进行催办

公文档案

进行公文文件存储，提供公文组合查询

公文统计

支持公文依照公文的收发文状态进行统计，查询；支持收文统计、发文统计、归档统计、已封发和流转中发文查询；同时支持公文单的摘要，处理情况，备注的信息填写。该功能权限授予公文收发员

痕迹保留

提供全面的键盘批注和手写批注的痕迹保留; 在进行修改文字的全痕迹保留，包括键盘修改和手写修改的痕迹保留。将记录审批流程中每个审批人对公文正文的修改内容和修改时间，并且同一时间只允许一个人对同一公文的正文进行修改

手写批注

提供全面的键盘批注和手写批注功能

电子签章，签名

支持电子签章和手写签名；提供安全的电子签章，签名管理和盖章和签名功能，在文档上任意地方加盖签章（单位印章或个人手写签名）

文档清稿

实现草稿和文档对照功能，进行文字清理

首页提供公文待办栏目, 公文待办信息的细化显示

套红封发

实现封发时公文文头信息修改；发文支持实现自动公文红头套用

公文节点权限

定义公文流程节点名称和操作, 同时设置公文元素的浏览编辑权限，切合实际公文流转过程名称

公文文号管理

建立公文收发文文号，提供字增长、单位统一编码、部门增长三种方式文号设置，便于公文登记和起草的使用

印章管理

可实现对电子印章的统一管理，分配/收回用户签章权限、访问记录等

公文元素管理

设定公文元素，支持到自定义公文单内容和样式

公文单定义

根据提供的公文元素，定制公文单样式，设定默认公文单

权限自动识别

自动识别“正文修改” 权限，直接点击正文即可修改正文

盖章和签发日期可以根据书签定位

公文 word 正文中插入名为“签发日期” 的书签，则盖章时会在该书签处显示签发节点的处理日期，并且将章定位到此处

提供机构组

将某同类单位组合成一整体，避免重复选择，增加产品易用性

公文收文支持收阅和收办件的分类

表单应用

表单编辑

提供表单设计和编辑，定义表单数据，提供明细项一次性设置，导入导出表单样式

表单流程绑定

将表单样式载入流程，然后通过表单权限解析和工作流的节点定义绑定在一起

表单流程数据查询

以流程模板为入口，用户可随时对发起和处理过的表单流程进行数据查询

支持表单发起和表单流转后的参与者的自动查询，支持字段定义查询内容；

表单的流程查询支持转存为"我的查询"；

表单流程数据查询支持按时间自动定义本月\本季和本年查询,增加了时间特性；

表单统计设计

提供表单数据统计表样式和查询显示样式的设计，设定统计查询范围

表单查询/统计

表单的查询和统计把数据提取出来，然后经过统计的逻辑进行加工，最后用统计报表的形式展现出来；提供表单协同查询和表单业务数据查询

表单穿透查询

通过表单统计结果进行穿透查询，可以查询到统计结果的明细帐，查询结果可以以协同的方式进行转发

表单统计结果支持结果转发协同和内容转发协同功能

表单首页

集中进行表单流程处理和跟踪查询，表单模板调用，表单结果查询统计

表单业务栏目

集中展示和管理与表单业务相关的信息，并将这些信息组合成为一个整体呈现。配置表单模板业务栏目，将业务流程、流程管理、查询统计、档案夹等信息组成一个业务专栏，并自定义该专栏名称。该专栏可以作为一个栏目在首页显示，也可以作为一个菜单挂接在左面板中。

电子邮件

提供基于 Web 的 Email 发送、阅读和存储功能

邮件域设置

提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上

个性化

可选择的每页显示邮件列表项目数、签名

缺省提供收件目录、草稿目录、垃圾目录和已发送邮件目录；允许在各目录间移动邮件

写邮件

允许在 Web 页面上书写 Email；可以粘贴浏览者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱” 中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人；可选择发出的邮件在“发件夹” 中保留一个拷贝

收件箱

提供邮件预览功能，在用户浏览邮件目录时显示 Email 的前若干行；智能识别 HTML 格式邮件并予以原样显示，包括背景图案、插图、正文格式等，已显示的图片不会再当作附件；提供 GB 和 Big5 两种中文内码转换功能，自动 HZ 内码翻译。可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动、复制等操作。实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同

发件箱

保存已发出的邮件，提供邮件的转发；可以选定多个邮件进行一次性的删除、移动等操作

草稿箱

保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改；提供发送，转发功能

垃圾箱

存储已经删除的邮件；提供邮件回收站功能，被删除的邮件先送到回收站，然后才在用户提出请求时执行不可恢复的删除操作；即垃圾箱允许清空，清空垃圾箱的所有邮件

邮件查询

根据邮件主题、发件人等信息指定对邮件箱进行多种方式的自动查找

文档管理

我的文档

存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询；提供上传和在线编辑文件

单位文档

存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询

公文档案

对公文文件进行独立存储，提供公文信息的组合查询

项目文档

对项目文档进行了独立的分类，形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系

他人文档

显示其他用户共享给使用人的文档夹。系统按姓名列表的方式来组织其他用户共享的文件夹

借阅文档

显示借阅给我的所有文档。与“他人文档” 文档夹类似，所不同的是，如果是公司借阅文档，借阅人显示“公司” 字样，并且借阅文档夹中只显示文档

综合查询

可以进行发起人，关键字，时间段等组合查询各类文档

转发协同

可以将存储的协同，各种文件以协同形式再次发起

转发邮件

可以将存储的协同，各种文件以邮件形式再次发起

文件树

提供文件树，在“我的文档” 根目录下包括我的计划、他人文档、借阅文档、用户个人文档和文档夹。在“我的计划” 文档夹中包括日计划、周计划和月计划文档，分别用来存放用户个人的日计划、周计划和月计划。形成完整协同文档计划全面管理

安全控制

文档集中存储，支持浏览、读、写、打印、下载、管理等多种权限控制和安全管理

文档管理作为知识栏在首页配置

首页可配置知识栏，将文档夹作为一个栏目发布在首页

文档栏目

A. 文档基本属性：直观的显示所选文档或文档夹的基础信息； B 我的最近访问文档：记录我最近访问过的文档列表； C 我的最新文档：记录我权限范围内的最新修改文档。 D 热点文档：记录我权限范围内访问次数最多的文档

公共信息

发布公告

存储用户个人的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。公告可以自行选择人员范围进行发布

发布调查

存储单位的文档，提供文件夹的建立，文件的建立修改和查询。可以自行选择人员范围进行发布

查看公告

查看公告, 对公告进行发表意见；同时提供公告查看的统计，按照组织结构进行统计

查看调查

查看调查结果，调查功能可用于企业作调查性决策，如购买福利用品的调查

支持多选

调查发起者可以查看评论，合并选项，开启或者终止调查，调查结果，题目评论转协同，转 EXCEL，打印

讨论区

提供 BBS 功能，进行员工交流，系统可以通过系统管理员开辟讨论区。可以自行选择人员范围进行讨论，实现关键事情的内部讨论

支持匿名发帖、匿名回帖，后台可配置是否允许匿名

关注信息与最新发帖显要位置体现

发帖人（楼主）：支持修改原帖、屏蔽他人的回复

回帖：支持引用

支持讨论贴加精和置顶

提供 A6 独具特色的卡通图标

发帖、回帖支持个人头像显示

日程会议计划

日程会议计划通过选择关联项目与项目绑定

我的计划

通过选择关联项目与项目绑定

计划管理

支持计划多次反复回复功能

项目计划：默认主送为项目领导、抄送为项目成员、告之为相关人员

计划流程图展现，每个计划人的处理情况在流程图上可见

计划时间：可以查看计划发起人发出计划的时间；查看计划管理时，直接默认进入本周计划

日程安排

日程安排是用来对可预见的活动进行登记、协调、查询的模块。对个人事件支持第二象限工作管理法，按照重要紧急两个纬度来统计分析事件安排的合理性。支持向组织内部的同事发起一件或者多件事情的委托，并可时时关注自己所委托事件的完成与耗时情况；支持组织内部的上级向下级，秘书（助手）给领导直接安排日程事件；还支持对委托或者安排给他人的事件进行相互讨论。支持协同与日程事件之间的相互转入

会议管理

通过选择关联项目与项目绑定；支持会议纪要转发协同功能

待发会议查看，未召开会议撤消功能

图形化方式展现与会人对会议的回执情况

会议结束后，会议纪录人做了会议纪要后，与会人收到系统消息提示

与会资源冲突提示

人事档案管理

对单位的人员的基本档案信息做记录，并对人员的调动、离任等事件进行记录。功能包括：自定义信息、档案管理、业务管理和统计查询、日志管理、 HR 操作员管理。

自定义信息

定义人事档案的扩展信息类型，形成扩展记录单进行记录档案信息

档案管理

记录人事的基础档案，相关的工作经历，教育培训记录等等

业务管理

记录人员工作调动、转正、离退等人事变动的信息

统计查询

进行花名册、人事相关信息查询等

日志管理

由 HR 主管查看 HR 操作员变更人事数据的记录日志查询

HR 操作员管理

由 HR 主管负责分配 HR 操作员和相应的功能操作权限

工资管理

工资导入、导出, 协同提供导入的标准模板下载

工资管理—查询，可按照姓名、时间、岗位、职务级别、部门进行查询

工资管理—工资条定义，定义工资管理中列表字段，可启用和停用，列表支持自动排序

协同用户访问工资条，可通过顶部菜单查看工资条

常用工具

员工通讯录

存储和管理大量员工的通讯信息。员工通讯录的邮件地址可以在收发邮件时直接使用

外部联系人

大容量的通讯录，存储和管理大量与本人有联系的机构、亲戚、朋友和同事等的通信联络方式。外部联系人的邮件地址可以在收发邮件时直接使用

万年历

计算器

个人设置

修改密码

个人信息设置

个人模板管理

建立个人固定流程模板

关联项目设置

设置项目的基本信息, 人员, 时间段。系统进行信息绑定, 项目信息组织方式为一个时间段内的一组人产生的与这个项目相关的各种信息如：协同、计划、文档、会议

关联人员设置

置与自身相关的人员；建立上下级关系；系统进行人员信息绑定, 信息组织方式为一个时间段内的人产生相关的各种信息如：协同、计划、文档、会议；同时对于上级领导可以通过关联人员直接查看下级工作情况，安排日程

代理设置

设置可以代理用户本身处理事件的人员

信息转移设置

建立信息传递方式，可以通过手机，邮件传递接收的协同，公文的通知信息

邮件域设置

允许设置若干系统外的电子邮件 POP 帐号

个人首页设置

设置个人首页频道栏目

产品架构图

产品扩展功能

A6 协同管理软件除了提供标准功能外，还可作为一个扩展平台，提供各种插件功能，以满足不同类型不用应用的客户需求。系统缺省整合 OFFICE 和桌面文档批量上传，可选择的扩展功能应用插件无缝集成在标准产品中，系统提供痕迹保留、公章签名、 U8 系统访问、综合办公、腾讯 RTX 等应用插件，满足个性需求。通过简单的参数配置，门户应用能将如用友 ERP、 NC、 eHR 系统、您的网站以及其他任何基于 B/S 构架的系统连接在一起，从而有效整合信息孤岛，共享信息

公文插件

是公文模块的增强版，增加了公文交换，实现组织内外公文交换，提供公文格式定制，支持公文档案管理、支持公文节点自定义，支持公文单签字盖章，增加了封发、会签，清稿，稿纸，套红等功能，完成全面的从发文到交换到签收到收文的一系列活动

OFFICE 插件

提供 word/WPS/excel 正文编辑器、痕迹保留、手写笔皮纸、电子签章签名等功能。 Office 提供高级版和标准版 V2.82 office 插件支持 wps 2007

用友 U8 插件

实现协同管理系统和用友 U8 数据集成，完成协同表单导入 U8 的未记帐凭证，并可实现单点登录，实现真正意义上的 U8 打通

单点登录：实现 U8 B/S、 C/S 门户单点登录

支持版本：支持 U6、 U8 870、 871、 872.等多个版本。

默认提取已经预设好的 U8 服务器、操作员、密码、账套、年度、登录日期；

用户可以手工修改相关的登录信息

短信插件

实现短信标准接口，并提供与用友集团 Ufmobile 的集成；全面实现提供短信发送，协同信息转移到短信、短信统计，短信控制

公文交换插件

实现公文与致远 A6 公文交换中心的公文自动交换

身份认证插件

通过 IP 控制、安全验证码、加密锁等方式保证用户安全使用协同系统

安全传输插件

安全插件通过 CA 认证原理，实现 HTTPS 通道访问加密和防 DOS 攻击，记录访问请求日志，通过 HTTPS 保证传输信息加密安全性。安全插件同时可以防止蜘蛛爬虫的信息采样

RTX 插件

协同管理在线消息和 RTX 互通，达到组织结构同步,使 RTX 与 A6 协同在组织中共同部署

GK-E 插件

实现点击科技的 GK-E 企业综合通讯平台与 A6 产品集成，互通信息，组织同步，共同部署

AD 插件

随着信息化的发展，企业应用集成的需求逐渐紧迫，其中“身份认证” 的整合，也就是“单点登录” 变得越来越重要。作为协同办公软件， A6 系统将完成该项整合。 A6 系统将以 windows active directory (以下简称 AD)为基础实现一个与其它业务系统集成能够单点登录的功能。

综合办公插件

车辆管理

对单位的车辆信息进行登记，对派车，出车，归车进行登记；使用人员对车辆提出申请，并对车辆申请进行审核。车辆管理功能模块：车辆档案管理、车辆申请、车辆审核和出车/归车登记

办公设备管理

是对单位的办公设备信息进行登记，对设备进行登记；使用人员对设备提出申请，并对申请进行审核。办公设备管理功能模块：办公设备档案管理、申请、审核和归还

办公用品管理

对单位的办公用品信息进行登记，对办公用品进行登记，出入库；使用人员对办公用品提出申请。办公用品管理功能模块：办公用品管理、申请、出入库

图书资料管理

对所有图书和静态资料的资料信息进行登记，实现图书资料的借阅进行登记；图书资料管理功能模块：图书资料管理、图书资料借阅、图书资料归还

多帐套管理

支持个管理员，对车辆、办公设备、用品和图书资料进行分别的各自管理，便于异地办公的管理需要

传真插件

普通用户：拥有普通发送、接收、查看和删除个人传真的功能，即撰写传真、待发传真、已发传真、传真收件、回收站以及传真查询

传真管理员：除普通用户权限以外，还拥有传真分发的功能

系统管理员：完成传真插件基础设置。拥有系统管理中传真配置管理、人员分机对照表、传真管理员设置三项功能。

传真应用：电子传真配置、人员分机对照表设置、发传真、收传真、传真查询

应用配置平台

业务组织模型设置

组织机构

建立机构同时对所建立的基本信息进行维护

职务级别、岗位名称

对组织中各用户的职务、岗位进行管理，与用户实际组织模型对称

人员权限

管理系统中每个用户的访问权限，根据其在实际组织中的岗位与职能，在协同管理系统中做相应的人员权限控制

外部人员设置

设置组织外部人员，这些人员与组织有工作关联，但不属于组织本身，比如：外部供应商等

系统组设置

根据工作需要可以将人员进行组合，形成系统的工作组

系统角色设置

设置系统中各种角色，如单位文档管理员、公文收发员、公文督办员、单位领导、 HR 主管等。这些角色与组织实际角色对应

业务应用设置

对功能业务进行设置，规范业务管理。如：协同模板设置、节点时间设置、工作管理权限设置等，并提供预置包的功能，系统管理中，提供多个表单、公文预置包，并增加预置包导入功能，通过预置包植入方式，增加多种固定样表定义，为产品宣传、销售加强直接业务定义展现；并帮助实施和客户实现快速定义，减小系统初始部署工作量

预置包导入

通过预置包植入方式，增加多种固定样表定义，这些固定样表，是 A6 产品通过多年的实际客户使用经验积累，抽取使用量最多的样表，植入系统中，客户可直接使用，不仅减小了系统初步部署工作量，更加强了应用功能使用的易用性与好用性

协同模板设置

根据组织内的业务流程、管理流程、制度等制定相应的模板，提供协同流程模板和格式模板，同时提供对项目文档和流程模板的支持。根据这些模板，规范网上审批流程、网上工作汇报流程，充分发挥制度的优势

协同节点权限

根据组织中的实际工作需要，自定义用户权限所能做的操作

工作管理权限设置

设置具备流程节点时间设置权限的人员等，加强工作管理的控制权限

节点时间设置

时效等级要求，作息制度，和节假日等基础信息

表单应用管理

对表单应用进行管理和设置，设置表单管理员和表单移交授权、相应日志记录

公共信息设置

设置各个公共信息的版块，授权版块管理人员

邮箱设置

设置企业邮箱，提供短信设置

系统扩展配置

系统开关配置

提供系统中一些功能开关键的作用。提供系统开关配置和公文开关配置，对系统应用和公文应用加以控制和调整

首页及登录页设置

设置单位首页、个人首页，并可以设置页面风格，配置登录页图片等

自定义权限设置

定义用户的菜单操作权限，系统根据权限自动形成新的菜单

常用语和公共资源设置

系统可预置流程中处理人处理时的常用语。建立资源信息，对资源信息进行维护管理

项目分类设置

设置项目类型并对其进行管理

系统格式设置

对会议格式、计划格式、协同格式等进行管理设置，规范组织中的应用

系统管理维护

性能管理

将系统中已存在较长时间的流程进行清理，达到系统性能优化。系统管理员应根据发起时间或类型选择需要清理的流程。并提供消息清理：将系统中的无存在价值的消息进行清理，优化系统性能；系统管理员可以根据发起时间来进行清理距离当前日期较长的历史消息（用户已接收到的在线消息）或是长时间遗留在系统内存中的未接受消息（用户不登录系统而使发出去的消息未被接收）

空间管理

可进行空间手动对比，系统自动统计出某一分区下按模块分类的空间使用大小和实际使用大小，统计某一分区下垃圾文件

日志管理

查看系统基本工作情况，根据提供的查询条件进行日志的查询统计

印章管理

提供各个印章的基本管理

致远服务

连接致远网站，获取用友致远的优质服务